Der Auftrag ist abgeschlossen. Ob er sich gelohnt hat, steht nirgends.

Die Nachkalkulation scheitert im Mittelstand selten an fehlenden Funktionen. Sie scheitert an den Rückmeldungen, die niemand bucht.

Am Monatsende steht ein Ergebnis. Es sagt, ob das Unternehmen verdient hat. Es sagt nicht, woran. Genau dort liegt der blinde Fleck vieler mittelständischer Betriebe, und er ist volkswirtschaftlich kein Randthema: Nach einer europäischen Unternehmensstatistik für 2023 erwirtschaften kleine und mittlere Unternehmen 51,4 Prozent der gesamten Wertschöpfung der Geschäftswirtschaft, allein das Verarbeitende Gewerbe zählt rund 2,2 Millionen Unternehmen mit 30,3 Millionen Beschäftigten. https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Structural_business_statistics_overview

Jeder dieser Betriebe kalkuliert vorher. Ohne Vorkalkulation gibt es kein Angebot, insofern ist sie erzwungen. Die Nachkalkulation ist freiwillig, und Freiwilliges verliert im Tagesgeschäft zuverlässig. Damit bleibt die Vorkalkulation, was sie ist: eine Annahme, die nie geprüft wurde.

Der übliche Einwand lautet, das System könne das nicht. Das stimmt in den seltensten Fällen. In jedem gängigen ERP wird ein Auftrag als eigener Kostenträger geführt, mit Materialbedarf, Arbeitsgängen, Terminen und Mengen. Die Struktur ist vorhanden. Was fehlt, sind die Buchungen, die daran hängen müssten.

Am deutlichsten bei den Zeiten. Wenn Stunden am Freitagnachmittag für die ganze Woche aus dem Gedächtnis nachgetragen werden, ist der Auftragswert eine Erinnerung und keine Messung. Wer die Rückmeldungen direkt aus der Fertigung zieht, statt sie im Büro rekonstruieren zu lassen, bekommt Zahlen mit einer anderen Qualität, und zwar am selben Tag.

Beim Material ist der Effekt leiser, aber größer. Entnahmen ohne Buchung, Ausschuss ohne Erfassung, Nacharbeit, die auf keinem Auftrag landet: Der Verbrauch wird dann zur Restgröße, die erst bei der Inventur auffällt. Zu diesem Zeitpunkt lässt er sich keinem einzelnen Auftrag mehr zuordnen, sondern nur noch dem Jahr.

Die dritte Fehlerquelle sind die Gemeinkosten. Sie werden über Kostenstellen verteilt, meist über Zuschlagssätze. Diese Sätze stammen häufig aus einer Zeit, in der die Energiepreise, die Löhne und der Maschinenpark anders aussahen. Ein Zuschlagssatz, der vor fünf Jahren gesetzt und seitdem nicht angefasst wurde, verteilt die Kosten von vor fünf Jahren.

Interessanterweise verlangt schon das Handelsrecht mehr Genauigkeit, als viele Betriebe im Alltag herstellen. Bei den Herstellungskosten müssen Material- und Fertigungseinzelkosten einbezogen werden, angemessene Teile der Material- und Fertigungsgemeinkosten dürfen einbezogen werden, Forschungs- und Vertriebskosten dürfen es ausdrücklich nicht. https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__255.html

Das ist eine Bewertungsregel für die Bilanz und keine Kalkulationsvorschrift. Trotzdem zwingt sie dazu, Einzelkosten je Erzeugnis überhaupt zu kennen. Wer seine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren gliedert, kommt noch näher an das Thema heran: Dort steht direkt unter den Umsatzerlösen die Position “Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen”. https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__275.html

In der Praxis wird die Lücke meist mit einer Tabelle geschlossen. Jemand rechnet die auffälligen Aufträge nach, in der Regel die, bei denen ohnehin schon jemand geschimpft hat. Dieses Verfahren findet die großen Verluste und übersieht die systematischen. Der Auftrag, der jedes Mal knapp unter der Deckung liegt, fällt nie auf, weil er nie auffällig ist.

Der Ausweg ist unspektakulär. Zeiten und Materialentnahmen werden dort gebucht, wo sie entstehen, und nicht später. Zuschlagssätze bekommen einen festen Termin im Jahr, an dem sie neu gerechnet werden. Und die Nachkalkulation wird eine Routine für eine Stichprobe abgeschlossener Aufträge, nicht eine Reaktion auf Verdacht.

Die eigentliche Kennzahl ist dann nicht die einzelne Abweichung, sondern ihre Richtung. Eine Produktgruppe, die regelmäßig über der Plankalkulation liegt, ist kein Rechenfehler. Sie ist eine Preisfrage, manchmal auch eine Frage danach, ob dieser Auftragstyp überhaupt zum Betrieb passt.

Ein ERP macht aus einem Auftrag keinen Gewinn. Es kann nur sichtbar machen, ob einer entstanden ist. Ob es das leistet, entscheidet sich nicht bei der Systemauswahl, sondern an der Frage, ob jemand die Rückmeldung bucht, während die Arbeit noch läuft.