Tidak Ada yang Terlupakan atau Terlewat, Memanfaatkan Modul Email Marketing Pada Sektor Pendidikan untuk Reminder Jadwal, Tugas, SPP, dan Tunggakan Sekolah.

Odoo merupakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang diciptakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi khususnya pada sektor pendidikan. Odoo memiliki banyak modul di dalamnya yang dapat dimanfaatkan untuk organisasi salah satunya adalah modul Email Marketing, pada artikel ini bertujuan untuk menjelaskan penggunaan modul Email Marketing dalam sektor pendidikan untuk Reminder Jadwal, Tugas, SPP, dan Tunggakan Sekolah.

Di dunia yang serba cepat ini, sekolah juga perlu mengikuti perkembangan teknologi. Salah satu tantangan terbesar nya adalah komunikasi antara sekolah dengan siswa dan orang tua. Mulai dari jadwal yang tiba-tiba berubah, tugas yang terlupakan, hingga tagihan SPP yang telat dibayar. Semuanya bisa jadi masalah karena informasi yang tidak tersampaikan dengan baik.

Mengenal Modul Email Marketing di Odoo

Modul Email Marketing di Odoo merupakan alat yang dibuat untuk mengirim pesan komunikasi melalui email secara terstruktur, berbeda dengan email biasa, modul Email Marketing di Odoo bisa terintegrasi dengan modul contact sehingga memudahkan untuk mengirim pesan ke pengguna dan bisa membuat jadwal pengiriman email secara otomatis sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Modul Email marketing ini juga memiliki template profesional untuk mengirim pesan dan kita juga bisa mengedit template tersebut sesuai dengan kebutuhan.

Gambar Template Email pada Modul Email Marketing

Kenapa cocok untuk sektor pendidikan? yang pertama mudah disesuaikan. Kita bisa membuat email menggunakan logo sekolah dan bahasa yang formal atau santai. Kedua, semuanya otomatis. Begitu diatur, email akan dikirim sendiri sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Ketiga, jelas hemat waktu tenaga admin. Dan yang penting, komunikasi jadi terlihat lebih profesional.

Penerapan Modul Email Marketing di Sektor Pendidikan

Berdasarkan explorasi yang sudah saya lakukan di modul ini, terdapat 4 kebutuhan utama modul Email Marketing di sektor pendidikan, yaitu :

1. Untuk reminder perubahan jadwal

Pertama, saya membuat template email khusus dengan format subjek yang jelas “[PENTING] Perubahan Jadwal [Kelas]”, yang berisi keterangan jadwal lama, jadwal baru, dan alasan perubahan jadwal tersebut. Kemudian saya mengatur template email tersebut dijadwalkan tepat 1 hari sebelum jadwal berlaku

Gambar Template Reminder perubahan jadwal

Gambar penjadwalan pengiriman email

2. Untuk Reminder Tugas

Berdasarkan template yang sudah saya buat untuk Reminder tugas yang berisi Mata Pelajaran, Judu Tugas, Tenggat Pengumpulan dan platform pengumpulan berupa LMS sekolah. Pada Email ini saya mengatur scheduling untuk mengirim reminder tugas yaitu pada yaitu h-1 sebelum tenggat yang sudah ditentukan.

3. Reminder Pembayaran SPP

Berdasarkan template yang sudah saya buat untuk Reminder Pembayaran SPP yang berisi Tanggal jatuh tempo, jumlah tagihan, dan detail metode pembayaran menggunakan rekening sekolah serta detail untuk konfirmasi bukti pembayaran. Schedule untuk pengiriman email ini adalah h-7 sebelum tanggal jatuh tempo.

4. Reminder Tagihan Tunggakan Pembayaran SPP

Berdasarkan template yang sudah saya buat untuk Reminder Tagihan Tunggakan Pembayaran SPP yang berisi Periode tunngakan, Jatuh Tempo, Jumlah Tunggakan dan hari keterlambatan dihitung per hari itu. Untuk email tersebut dikirimkan H+1 dari jadwal jatuh temo yang dikirim ke email siswa dan orang tua.

Fitur yang terdapat di Modul Email Marketing

1. A/B Testing

Fitur A/B Testing ini digunakan untuk menguji efektivitas pesan sebelum dikirimkan ke seluruh audiens. Melalui fitur ini, pengguna dapat mengirimkan variasi email yang berbeda kepada sampel untuk menentukan versi mana yang paling baik.

A/B Testing

Bukti A/B Testing

2. Schedulling

Pada fitur Schedulling ini digunakan untuk mengatur pengiriman email berdasarkan waktu yang sudah ditentukan dan akan terkirim secara otomatis kepada warga sekolah.

Gambar penjadwalan pengiriman email

3. Template Email

Pada fitur Template Email kita bisa menggunakan template sesuai dengan kebutuhan dan bisa me redesign tampilannya, seperti untuk promosi acara, plain text, desain majalah, dan yang lainnya.

Gambar Template Email pada Modul Email Marketing

4. Testing

Testing digubakan untuk pengiriman sampel email ke alamat tertentu untuk verifikasi tampilan dan fungsi tautan serta mengevaluasi apakah email yang dikirim sudah sesuai atau belum.

5. Reporting

Modul Email Marketing juga menyediakan fitur untuk reporting dimana untuk mengevaluasi setiap email yang dikirim berdasarkan jumlah terkirimnya email, reporting ini bisa berupa diagram, chart dan line diagram

Gambar Reporting Pie Chart

Gambar Reporting Bar Chart

Gambar Reporting Line Chart

6. Integrasi dengan Modul Calender

Pada modul Email Marketing juga dapat terintegrasi dengan modul calender dan google calender untuk mengirimkan reminder email otomatis mengenai jadwal meeting

Gambar Integrasi Modul Email Marketing dengan Google Calender

7. Fitur Blacklist Email

Fitur ini digunakan untuk Blacklist email yang berbahaya agar lebih aman dari peretas.

8. Fitur Mailing List Contact

Fitur ini digunakan untuk melihat list kontak yang tertera pada email.

Langkah-langkah Teknis yang Dilakukan

1. Redesign template yang sudah tersedia di modul Email Marketing untuk Reminder Jadwal, Tugas, SPP, atau Tunggakan Sekolah dengan format yang berbeda sesuai dengan kebutuhan
2. Mengatur jadwal dan otomatisasi pengiriman email sesuai dengan kebutuhan dan jadwal yang sudah ditentukan
3. Melakukan uji coba atau testing email sebelum dijalankan, saya mengirim percobaan ke email saya sendiri terlebih dahulu dan melakukan beberapa evaluasi jika ada yang belum sesuai kriteria.

Gambar melakukan testing sebelum email dikirim

Tantantangan yang dihadapi

Tantangan yang dihadapi ketika mengimplementasikan modul ini adalah sering sekali email tidak terkirim saat melakukan testing sehingga harus dikirim kembali secara berulang-ulang dan harus menunggu beberapa waktu untuk memastikan bahwa email terkirim, hal ini terjadi karena tingginya traffic pada Odoo yang menyebabkan tertunda nya pengiriman email

Kesimpulan

Kesimpulannya, modul Email Marketing Odoo adalah alat yang powerful untuk membenahi komunikasi sekolah. Dari hal sederhana seperti mengingatkan tugas hingga hal sensitif seperti menagih tunggakan, semua bisa dikelola dengan lebih rapi dan efisien.

Bagi sekolah atau teman-teman yang ingin mencoba, saran saya mulailah dari satu kebutuhan yang paling mendesak. Misal, fokus dulu ke reminder tugas. Setelah berjalan lancar, baru tambahkan untuk SPP. Jangan lupa untuk selalu meminta masukan dari guru, siswa, dan orang tua mengenai isi dan waktu pengiriman email agar sistem ini benar-benar membantu, bukan mengganggu.

Bagi kita sebagai mahasiswa, menguasai tools seperti ini tidak hanya sekadar menyelesaikan tugas, tetapi juga membangun portofolio praktis yang menunjukkan kemampuan memecahkan masalah nyata dengan teknologi.

Semoga tulisan dari pengalaman pribadi saya ini bisa memberi gambaran dan bermanfaat. Selamat mencoba dan ber-eksplorasi!