Sampai dengan Selesai

#421: Berikan kepastian kepada para peserta rapat

Salah satu hal menggemaskan yang sering saya temukan di dalam surat undangan ialah penggunaan frasa “s.d. selesai” pada waktu kegiatan. Biasanya, frasa tersebut digunakan karena (1) takut kegiatan belum selesai pada waktu yang ditentukan atau (2) sudah mencantumkan waktu akhir pada lampiran agenda kegiatan. Padahal, undangan punya jadwal lain. Mereka sulit mengatur kalender mereka tanpa adanya kepastian waktu berakhirnya rapat. Berikanlah kepastian. “Digantung” itu tidak enak.

Belum jadi anggota Medium? Baca gratis tulisan ini di sini.

Berbicara soal “undangan”, kata ini unik. Ia punya tiga makna: (1) hal, perbuatan, dan cara mengundang atau panggilan; (2) orang yang diundang; serta (3) surat undangan. Jadi, kita dapat menggunakan kata tersebut dalam kalimat Undangan itu sekadar basa-basi, Undangan sudah tiba di tempat acara, atau Undangan dikirim via surel. Makna pertama (hal mengundang) dan ketiga (surat undangan) kadang tidak mudah dibedakan.

Topik itu saya bahas saat mengisi kegiatan Sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas di Direktorat Layanan Aplikasi Informatika Pemerintahan (LAIP). Kegiatan direktorat di bawah Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika (Ditjen Aptika), Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo), itu diadakan di hotel Harris Bekasi pada Kamis, 15 Februari 2024. Kegiatan hibrida (daring dan luring) itu diikuti sekitar 30 peserta dari perwakilan semua tim di bawah LAIP.

Penyelenggara kegiatan LAIP tersebut ialah Tim Pengelolaan Umum dan Manajemen SDM. Pak Ivan Syahreza, ketua tim itu, menemani saya untuk memandu acara. Ya, nama beliau juga “Ivan” sehingga kami saling memanggil nama masing-masing dengan canggung. Ternyata, saya pernah bertemu dengan beliau ketika mengisi pelatihan untuk LAIP pada 2021 saat direktorat itu masih dipimpin oleh Pak Bambang Dwi Anggono (Ibeng).

Sebelum sesi saya yang berfokus pada aspek kebahasaan, kegiatan diisi oleh Bu Mega dari Tim Pembina Kearsipan di bawah Biro Umum Kominfo. Beliau memaparkan aspek format dan mekanisme naskah dinas berdasarkan Pedoman Menteri Kominfo 3/2019. Ini kegiatan ketiga yang saya isi bersama dengan beliau. Sebelumnya, saya hanya melihat beliau secara daring pada kegiatan di Bogor dan Cirebon.

Sebenarnya, waktu kegiatan, khususnya rapat, punya waktu jeda yang alami. Konsentrasi kita sirna setelah dua jam rapat terus-menerus, sedangkan perhatian paripurna hanya ada pada 15 menit pertama. Jadi, batasilah waktu rapat maksimal dua jam. Jika pembahasan belum selesai, rapat dapat dilanjutkan setelah rehat sejenak atau dijadwalkan pada waktu lain. Kita pun biasanya memerlukan jeda makan siang pada 12.00, salat Asar pada sekitar 15.00, dan salat Magrib pada 18.00. Waktu-waktu tersebut dapat dijadikan standar waktu selesainya rapat.

Untuk acara yang memiliki lampiran agenda, kita cukup menuliskan “waktu: sesuai dengan jadwal terlampir”. Penulisan seperti itu terutama dapat diterapkan pada kegiatan yang berlangsung selama beberapa hari. Jadwal pada kegiatan multihari itu biasanya bervariasi pada tiap harinya.

Cara menulis rentang waktu kegiatan pun dapat bervariasi. Berikut contoh-contohnya:

• pukul 10.00 sampai dengan 12.00 WIB ✔️
• pukul 10.00 s.d. 12.00 WIB ✔️
• pukul 10.00–12.00 WIB ✔️
• pukul 10.00 s/d 12.00 WIB ❌
• pukul 10.00 - 12.00 WIB ❌
• pukul 10.00 — selesai ❌

Dari contoh di atas, kita dapat menyimpulkan beberapa hal. Singkatan “sampai dengan” ditulis “s.d.”, bukan “s/d”. Tanda baca yang digunakan ialah tanda pisah (—), bukan tanda hubung (-). Tanda baca itu pun tidak diberi spasi sebelum dan sesudahnya. Lalu, jangan lupa untuk memberikan zona waktu, khususnya jika undangan (orang yang diundang) mungkin berada pada zona waktu yang berbeda.

Ih, pembahasan satu aspek penulisan surat ini saja ternyata dapat menjadi sumber ide untuk satu tulisan. Tidak ada ide yang terlalu sederhana untuk ditulis. Ingat, jangan terlalu banyak berpikir dan tidak usah ingin sempurna.

Tingkatkan keterampilan berbahasa Anda dengan mengikuti kelas-kelas *Narabahasa. Kunjungi juga toko daring kami di [Tokopedia](https://www.tokopedia.com/narabahasa) untuk memperoleh buku dan berbagai produk kebahasaan yang menarik.*