Ruang Kerja Bersama dan Optimalisasi Penggunaan Barang Milik Negara

Suasana kantor di depan Stasiun Cikini (dokumen pribadi)

Memandangi kereta rel listrik lewat di depan kantor sepertinya terlihat biasa saja. Namun, pemandangan itu jadi lebih “estetik” jika dilihat dari ketinggian lantai 6 gedung kantor, dengan lampu gantung temaram di atas meja, berlatar langit senja, disertai hujan rintik-rintik dan suasana kantor semodel cafe dan secangkir kopi yang sudah cukup melengkapi hari.

Seperti itulah gambaran suasana kantor yang baru saja direnovasi tahun ini. Renovasi dengan konsep ruang kerja bersama dengan gaya open space ini berada di lantai 6 sebuah gedung di bilangan Cikini. Saat ini, ruang kerja bersama dengan gaya tersebut semakin menjadi pilihan yang populer di perusahaan swasta maupun institusi pemerintah.

Konsep Ruang Kerja Bersama

Konsep ruang kerja bersama atau co-working space diyakini muncul pertama kali di San Francisco, Amerika Serikat, tahun 2005. Model ruang kerja ini berkembang seiring tumbuhnya internet serta makin banyaknya pekerja lepas, pekerja yang bekerja dari jarak jauh, hingga tumbuhnya usaha rintisan, khususnya dalam bidang teknologi.

Di Indonesia sendiri, konsep ruang kerja bersama ini ditengarai muncul pertama kali di Bandung, Jawa Barat, tahun 2010. Dengan model ruang kerja baru ini, pekerja tidak lagi memiliki meja pribadi. Meja atau kursi kerja dapat digunakan secara bersama-sama, bergantian atau hot seating.

Selain menghemat biaya operasional kantor, model ruang kerja ini diyakini akan membuat hubungan antara pegawai yang kaku bisa menjadi lebih hangat. Ruang kerja ini juga diharapkan membangun budaya kerja baru yang lebih fleksibel meningkatkan komunikasi, kolaborasi dan bisa dapat mendorong budaya agile menyesuaikan dinamisnya situasi pekerjaan.

Suasana ruang kerja bersama (dokumen pribadi)

Ruang kerja bersama juga dianggap lebih cocok untuk para pekerja muda. Para senior atau generasi tua disebut-sebut lebih senang dengan konsep meja kerja pribadi. Di meja itu, mereka bisa meletakkan berbagai barang pribadi, seperti foto keluarga, buku, hingga pernak-pernik lain yang sifatnya sangat personal.

Selain itu, konsep ruang kerja bersama juga perlu mempertimbangkan sejumlah pekerjaan dengan karakter khusus, misalnya pekerjaan di bidang keuangan dan kepegawaian yang banyak berurusan dengan dokumen rahasia. Konsep ruang kerja bersama juga dianggap tidak cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.

Optimalisasi ruang dan BMN

Berbeda di perusahaan swasta, konsep renovasi kantor dengan gaya ini di institusi pemerintahan perlu memperhatikan kaidah dan aturan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN). Sehingga pelaksanannya memerlukan perencanaan yang cermat agar aset milik negara dapat dikelola secara efektif, transparan, dan sesuai peraturan yang berlaku.

Ruang kerja bersama dengan gaya open space ini mendorong penggunaan ruang kerja yang optimal sesuai standar. Beleid tentang standar penggunaan ruang kerja sebenarnya telah diatur dalam Standar Barang dan Standar Kebutuhan (SBSK) sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172/PMK.06/202.

Namun, aturan tersebut hanya menentukan luas ruang kerja. Sedangkan perubahan dan renovasi dengan gaya open space biasanya hanya menambah kapasitas dan mengubah lay out ruang kerja. SBSK sendiri belum mengatur persoalan lay out. Manakala konsep tersebut menambah luasan maka perubahan tersebut masuk dalam kategori usulan renovasi yang berhubungan dengan Rencana Kebutuhan BMN (RKBMN).

Di sisi lain, ruang kerja bersama dengan gaya open space ini banyak keunggulannya. Diantaranya adalah kemungkinkan pemanfaatan ruang kerja secara lebih maksimal. Dengan meminimalkan sekat permanen, satu ruangan dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pertemuan, kerja individu, atau kolaborasi tim. Hal ini selaras dengan prinsip optimalisasi ruang dalam pemanfaatan BMN.

Suasana ruang pendukung ruang kerja bersama (dokumen pribadi)

Konsep open space juga mendukung penghematan biaya operasional, seperti biaya perawatan gedung dan utilitas. Penggunaan pendingin ruangan yang lebih hemat, mengoptimalkan penggunaan alat-alat inventaris kantor secara bersama-sama.

Konsep ruang kerja bersama memerlukan inventarisasi aset yang lebih fleksibel. Barang-barang seperti meja, kursi, dan perangkat elektronik dapat diatur sedemikian rupa agar mudah digunakan bersama oleh banyak pengguna sehingga lebih efisien.

Selain itu, penerapan ruang kerja bersama ini juga telah mendorong pengurangan penggunaan kertas (paperless), karena semua pekerjaan dilakukan secara daring dan terdokumentasi secara digital. Konsep ini mengurangi penggunaan mesin printer dan personal computer (PC) di atas meja masing-masing pegawai, sehingga pada akhirnya mengurangi kebutuhan pengadaan inventaris di masa yang akan datang.

Dari sisi transparasi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dalam penggunaan BMN. Dengan menghilangkan sekat-sekat fisik, aktivitas kerja pegawai dan penggunaan BMN dapat lebih mudah dipantau. Hal ini mendukung prinsip akuntabilitas dalam pengelolaan BMN pada unit satuan kerja (satker).

Lebih lanjut, penerapan konsep ini pada kantor pemerintahan tentu memerlukan pendekatan yang melibatkan perencanaan yang matang, partisipasi pegawai, serta investasi dalam infrastruktur dan desain yang adaptif. Keberhasilan penerapan konsep ini akan meningkatkan efisiensi ruang, produktivitas pegawai, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan berkelanjutan.

Selain itu, implementasi konsep ini juga perlu mempertimbakan tantangan kebutuhan privasi, kebisingan dan keamanan aset. Melalui pendekatan yang tepat, gaya open space dapat menjadi inovasi yang mendorong efisiensi dan efektivitas di lingkungan pemerintahan, sekaligus memastikan pengelolaan Barang Milik Negara yang lebih baik dan berkelanjutan.