Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quan trọng trong quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt với các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh, gặp khó khăn về hạ tầng công nghệ hoặc nhân sự, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một giải pháp hiệu quả.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về ủy nhiệm lập **hóa đơn điện tử**, quy định pháp luật, quy trình thực hiện, và những lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ và hiệu quả.

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc một tổ chức, cá nhân (bên ủy nhiệm) giao cho một tổ chức, cá nhân khác (bên được ủy nhiệm) thực hiện việc lập, phát hành, và quản lý hóa đơn điện tử thay cho mình.

Quy định này được nêu rõ tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không có đủ nguồn lực để tự triển khai hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quản lý thuế.

Bên được ủy nhiệm thường là các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, MISA, Viettel Money) hoặc các đơn vị có đủ năng lực công nghệ và pháp lý để thực hiện nhiệm vụ này.

Hóa đơn điện tử được lập theo ủy nhiệm vẫn mang thông tin của bên ủy nhiệm (tên, mã số thuế, địa chỉ) và có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn do bên ủy nhiệm tự lập.

Tham khảo: **Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền**.

2. Quy định pháp luật về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

2.1. Đối tượng được ủy nhiệm

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, các đối tượng có thể tham gia ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử bao gồm:

Bên ủy nhiệm: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử nhưng không đủ điều kiện (về công nghệ, nhân sự, hoặc quy trình) để tự lập hóa đơn.

Bên được ủy nhiệm:

• Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế chấp thuận.
• Các doanh nghiệp hoặc tổ chức có đủ năng lực công nghệ, hạ tầng, và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Đơn vị có hợp đồng ủy nhiệm hợp pháp với bên ủy nhiệm.

Tham khảo: **Báo giá hóa đơn điện tử; [Hóa đơn VAT](https://einvoice.vn/tin-tuc/quy-trinh-xuat-hoa-don-vat-cho-cong-ty)**.

2.2. Yêu cầu về hóa đơn điện tử ủy nhiệm

Hóa đơn điện tử do bên được ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm (phương pháp kê khai hoặc khoán). Ví dụ:

• Nếu bên ủy nhiệm áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, hóa đơn điện tử phải là hóa đơn GTGT (ký hiệu mẫu số “1”).
• Nếu bên ủy nhiệm áp dụng phương pháp khoán, hóa đơn điện tử thường là hóa đơn bán hàng (ký hiệu mẫu số “2”).
• Hóa đơn phải ghi rõ thông tin của bên ủy nhiệm (tên, mã số thuế, địa chỉ) và có chữ ký số của bên được ủy nhiệm.
• Dữ liệu hóa đơn phải được truyền đến cơ quan thuế theo quy định, thông qua hệ thống của bên được ủy nhiệm.

Tham khảo: **Tổng hợp biểu mẫu mới về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP**.

2.3. Hợp đồng ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải được thể hiện qua hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu, bao gồm các nội dung chính:

• Thông tin của bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm (tên, mã số thuế, địa chỉ).
• Nội dung công việc ủy nhiệm (lập, phát hành, lưu trữ hóa đơn điện tử).
• Trách nhiệm của các bên (ví dụ: bên ủy nhiệm cung cấp thông tin chính xác bên được ủy nhiệm đảm bảo tuân thủ quy định).
• Thời hạn ủy nhiệm và điều kiện chấm dứt.

Hợp đồng này phải được lưu trữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Tham khảo: **Tra cứu hóa đơn; [Tra cứu hóa đơn điện tử](https://einvoice.vn/tra-cuu)**.

3. Quy trình ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Quy trình ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử bao gồm các bước sau:

Ký kết hợp đồng ủy nhiệm:

• Bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm thỏa thuận và ký hợp đồng ủy nhiệm, nêu rõ phạm vi công việc, trách nhiệm, và các điều khoản pháp lý.
• Hợp đồng phải được lưu trữ trong 10 năm theo quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

• Bên được ủy nhiệm thay mặt bên ủy nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Gửi Mẫu 01/ĐKĐT (Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử), kèm thông tin về hợp đồng ủy nhiệm.
• Cơ quan thuế phản hồi trong 1 ngày làm việc qua Mẫu 01/TB-ĐKĐT, xác nhận chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.

Tham khảo: **Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là gì**?

Lập và phát hành hóa đơn điện tử:

• Bên được ủy nhiệm sử dụng hệ thống của mình để lập hóa đơn điện tử, đảm bảo ghi đúng thông tin của bên ủy nhiệm.
• Hóa đơn được ký số bằng chữ ký số của bên được ủy nhiệm và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

Chuyển giao và lưu trữ:

• Hóa đơn điện tử được gửi đến người mua (qua email, hệ thống điện tử, hoặc mã QR).
• Cả bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm đều phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm.

Kê khai thuế:

• Bên ủy nhiệm chịu trách nhiệm kê khai thuế dựa trên hóa đơn điện tử được lập.
• Bên được ủy nhiệm hỗ trợ cung cấp dữ liệu hóa đơn khi cần thiết.

Tham khảo: **Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử**.

4. Lợi íchcủa ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

4.1. Đối với bên ủy nhiệm

• Tiết kiệm chi phí và nguồn lực: Các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh không cần đầu tư hệ thống công nghệ thông tin phức tạp.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Bên được ủy nhiệm, thường là các tổ chức chuyên nghiệp, đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đúng quy định.
• Tăng hiệu quả quản lý: Giảm thiểu công việc hành chính, giúp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

4.2. Đối với cơ quan thuế

• Tăng tính minh bạch: Dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế, đảm bảo quản lý doanh thu chính xác.
• Giảm gian lận thuế: Hóa đơn điện tử ủy nhiệm được lập qua hệ thống chuẩn hóa, giảm nguy cơ sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

4.3. Đối với bên được ủy nhiệm

• Tạo thêm nguồn thu: Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể mở rộng dịch vụ, tăng doanh thu từ việc lập hóa đơn ủy nhiệm.
• Nâng cao uy tín: Việc hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

Tham khảo: **Quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp**.

5. Lưu ý khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

• Kiểm tra hợp đồng ủy nhiệm: Đảm bảo hợp đồng nêu rõ trách nhiệm, quyền lợi, và biện pháp xử lý sai sót.
• Xác minh thông tin hóa đơn: Bên ủy nhiệm cần kiểm tra hóa đơn điện tử do bên được ủy nhiệm lập để đảm bảo thông tin chính xác (tên, mã số thuế, nội dung giao dịch).
• Lưu trữ đầy đủ: Cả bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm phải lưu trữ hợp đồng ủy nhiệm và hóa đơn điện tử trong 10 năm.
• Tuân thủ thời hạn: Đăng ký ủy nhiệm và truyền **dữ liệu hóa đơn điện tử phải được thực hiện đúng thời hạn để tránh bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP**.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử **phần mềm hóa đơn điện tử** Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm — Cầu Giấy — Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767–1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: **https://einvoice.vn/**