台大計畫經費報帳小貼士

注意：這邊主要是科技部計畫報帳的例子為主，酌予參考！

一、First things first

1. 詢問計畫代碼（不是計劃編號）或是請老師在系統裡指派計畫給你

2. 在所得人資料維護新增：a. 老師（作為匯代墊人）b. 自己的資料（自己需要報帳自己作為兼任助理的薪資）

新增所得人時可以使用「身分證字號」來帶出資料，基本上只要是學校教職員和學生都已經在系統裡建檔

二、科技部計畫經費報帳

通常一些雜支，像是購買書籍、文具等等的費用，屬於業務費。

兼任助理的薪水也屬於業務費，不過並不是在「計畫經費報帳」處理，而是「勞健保月薪（勞退新制）」或者「研究獎助生（免稅）」（前者有保勞健保，後者沒有）。

這部分最先要注意的有：

1. 若是學校開的收據，記得需要分開單獨報帳！分成非學校 vs 學校；
2. 列管性耗材需製作財物增加單。可與一般雜支一同報帳，但是為了避免麻煩我都會分開來報。
3. 新增：如果遇到收據無統編、收據資訊不清的情況，可以至財政部一般性發票查詢並列印下來，在上頭手動修改（手寫台大統編）並附上簽名。

財政部一般性發票查詢：https://www.einvoice.nat.gov.tw/APCONSUMER/BTC601W/

在填寫單據清單時，收據若無發票號碼，則需填日期（ex.1110831），這部分系統上有文字說明可參閱。至於學校所開的收據，不是填日期，而是收據右上的一串「號」（ex.111063734）。

再來，值得注意的是在填寫「用途及摘要」時，像是書籍若非作典藏之用，要寫「購買研究相關工具書，提升研究論文品質，無典藏價值」

相片若有護貝，則需在黏存單上「使用（保管人）」蓋章，其理由是「護貝視為典藏」。注意！雖然是典藏，但它又並非碳粉匣等需要另外製作財產列管清單。

最後，在選擇「付款方式」時，由於通常是老師先行代付，因此選擇「匯代墊人」。因為已經在所得人資料維護新增老師的基本資料，因此點選受款人「…」選項就會跑出來

列印出黏存單後會需要黏貼憑證，這邊的技巧是「漸進式」、「由小至大張」進行黏貼。

三、特殊事項：列管性耗材（ex.碳粉匣、墨水匣、感光鼓）

Google搜尋「列管性耗材（碳粉匣、墨水匣、感光鼓）購置登錄操作說明」就會找到詳細操作的pdf檔！

（ps.除了以上常見三類，若有物品超過6000元也需要特別製作財物/物品增加單）

基本上，填寫完經費別、單據清單、付款方式後，輸入財物資料：

1. 財產編號的定號：碳粉匣7010201、墨水匣7010202、感光鼓7010203
2. 使用人和管理人先輸入姓名，再按搜尋就會帶出員工編號了（免擔心）
3. 使用人填教授，管理人則填系辦的負責人

印出的財產增加單會有三聯，需要蓋使用人、管理人和單位主管的章；最直接的方式是找管理人，他會連同單位主管的章一起蓋好！

四、薪資報帳

這邊相對簡單，系統操作點選「勞健保月薪（勞退新制）」／「研究獎助生（免稅）」進入報帳程序，在「說明」一欄填「xxx年xx月兼任助理薪水」，報帳資料點選自己的名字後面就會自動跑出來了

列印所得單之後，要記得把下半空白的部分剪掉，然後貼到黏存單貼單據的地方；每次報帳時，除了貼著所得單的黏存單，記得附上申請書影本（切記：最初在送人事室之前，要自行掃描申請書留存！）

注意：「勞健保月薪（勞退新制）」／「研究獎助生（免稅）」在核章部分有差異，請見下一點。

五、核章流程

一張黏存單上需要簽名或核章的有：

1. 經手人=自己
2. 計畫主持人、使用人（保管人）=教授

使用人（保管人）一般來說並不需要蓋章，需要的情況有：典藏、列管財產／物品

3. 單位主管／人事室或聘用單位一欄=找助教

若有列管財產／物品則（加）找系辦

4. 機關長官=找院辦。文學院在1F後方右手邊，有一個收件抽屜；若核章完畢便會放到該系的抽屜，要自行取回。通常半天至一天就可以取件。

如果在收件抽屜沒見到你的文件，可能是好心精靈幫你送到主計室了！

5. 一般來說，雜支報帳的黏存單完成後便可送至主計室。要找哪一位負責人可先參考主計室服務團隊的介紹http://www.ntuacc.ntu.edu.tw/web/team/team.jsp?cpno=CP1514955409928&lang=tw

像是科技部計畫屬於第二組，第二組裡再找到誰是負責文學院的

不過，財產／物品增加單的情況，黏存單+增加單先要一起送至保管組。保管組處理完後，會在黏存單上蓋章，再幫你送到主計室（好貼心的服務）。

6. 新增：「勞健保月薪（勞退新制）」在報帳單上會多出人事室或聘用單位的格子。送至人事室（疫情之後，有在辦公室前放置一個送件箱子）之後，他們就會順便幫你送到主計室。

人事室第四組綜合業務組介紹：http://www.personnel.ntu.edu.tw/cp_n_159.html

這部分Google「研究生獎勵金報帳說明」也有詳細的流程說明～

六、各處室位置？

1. 保管組動產股（不是房地股）：展書樓1F一進去的右手邊。

2. 主計室第二組：禮賢樓8F右手邊有收放櫃。

3. 人事室第四組：禮賢樓5F，大致上路線是直走左轉會碰到送件箱。

＊在擔任兼任助理期間（2022.8-2023.6）處室位置有幾經更動＊