Comprender las cuentas por cobrar (definición y ejemplos)

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La mayoría de las pequeñas empresas venden a sus clientes a crédito. Es decir, entregan los bienes y servicios de inmediato, envían una factura y luego reciben el pago unas semanas más tarde. Las empresas realizan un seguimiento de todo el dinero que sus clientes les deben mediante una cuenta en sus libros denominada **cuentas por cobrar** .

Aquí repasaremos cómo funcionan las cuentas por cobrar, en qué se diferencian de las cuentas por pagar y cómo administrar adecuadamente sus cuentas por cobrar puede hacer que le paguen más rápido.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son cualquier cantidad de dinero que sus clientes le deben por bienes o servicios que le compraron en el pasado. Este dinero generalmente se cobra después de algunas semanas y se registra como un activo en el balance de su empresa. Las cuentas por cobrar se utilizan como parte de la contabilidad de acumulación .

¿Dónde encuentro las cuentas por cobrar?

Puede encontrar el saldo de sus cuentas por cobrar en la sección “activos corrientes” en su balance general o libro mayor . Las cuentas por cobrar se clasifican como un activo porque aportan valor a su empresa. (En este caso, en forma de pago futuro en efectivo).

Su libro mayor general mostrará el saldo total de sus cuentas por cobrar, pero para profundizar en los pagos pendientes de clientes individuales, generalmente deberá consultar el libro auxiliar de cuentas por cobrar.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

Aunque los prestamistas y los inversionistas consideran estas dos métricas al evaluar la salud financiera de su negocio, no son lo mismo.

Las cuentas por cobrar son una cuenta de activo, que representa el dinero que sus clientes le deben.

Las cuentas por pagar, por otro lado, son una cuenta de pasivo , que representa el dinero que le debe a otro negocio.

Supongamos que envía a la empresa de su amigo Keith, Keith’s Furniture Inc., una factura de $500 a cambio de un logotipo que diseñó para ellos.

Cuando Keith reciba su factura, la registrará como cuentas por pagar en su libro mayor, porque es dinero que tiene que pagarle a otra persona.

Usted (o su tenedor de libros) lo registra como una cuenta por cobrar de su parte, porque representa dinero que recibirá de otra persona.

¿Cuentan las cuentas por cobrar como ingresos?

Las cuentas por cobrar son una cuenta de activos, no una cuenta de ingresos. Sin embargo, en la contabilidad de acumulación , registra los ingresos al mismo tiempo que registra una cuenta por cobrar.

Para el ejemplo anterior, haría la siguiente entrada en sus libros en el momento en que facture a Keith’s Furniture:

CuentaDébitoCréditoCuentas por cobrar — Keith’s Furniture Inc.$500-Ingresos-$500

(Si desea comprender por qué estamos haciendo dos entradas para registrar una transacción aquí, consulte nuestra guía para la contabilidad de doble entrada ).

Pero recuerde: bajo la contabilidad de caja , no hay cuentas por cobrar. Bajo ese sistema, una transacción no cuenta como una venta hasta que el dinero llega a su cuenta bancaria.

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¿Qué es la cuenta de “previsión para cuentas incobrables”?

Si hace negocios durante el tiempo suficiente, eventualmente se encontrará con clientes que pagan tarde o que no pagan en absoluto. Cuando un cliente no paga y no podemos cobrar sus cuentas por cobrar, lo llamamos una deuda incobrable .

Las empresas que han existido por un tiempo a menudo estiman sus deudas incobrables totales con anticipación para asegurarse de que las cuentas por cobrar que se muestran en sus estados financieros no sean demasiado altas. Harán esto estableciendo algo llamado “asignación para cuentas incobrables”.

Digamos que se espera que sus ventas totales para el año sean de $120,000 y descubrió que en un año típico, no cobrará el 5% de las cuentas por cobrar.

Para estimar sus deudas incobrables del año, puede multiplicar las ventas totales por un 5 % ($120 000 * 0,05). Luego, acreditaría el monto resultante ($ 6,000) a la “asignación para cuentas incobrables” y debitaría el “ gasto de deuda incobrable “ por el mismo monto:

CuentaDébitoCréditoGastos por créditos fallidos$6,000-Reserva para cuentas incobrables-$6,000

¿Qué pasa si mis clientes no pagan?

Cuando está claro que una cuenta por cobrar no se pagará, tenemos que cancelarla como un gasto de deuda incobrable.

Por ejemplo, digamos que después de unos meses de espera, llamándolo a su celular y hablando con sus familiares, queda claro que Keith ha desaparecido y no va a pagar la factura de $500 que le enviaste.

En este caso, debitaría $500 de la “asignación para cuentas incobrables” para reducirlo en $500.

¿Por qué?

Recuerda que la cuenta de provisión para cuentas incobrables es solo una estimación de cuánto no cobrarás de tus clientes. Una vez que queda claro que un cliente específico no pagará, ya no hay ambigüedad sobre quién no pagará.

Una vez que haya terminado de ajustar las cuentas incobrables, entonces acreditaría “cuentas por cobrar: Keith’s Furniture Inc”. en $500, disminuyéndolo también en $500. Como hemos decidido que la factura que le enviaste a Keith es incobrable, ya no te debe esos $500.

Así que la entrada de diario resultante sería:

CuentaDébitoCréditoReserva para cuentas incobrables$500-Cuentas por cobrar — Keith’s Furniture Inc.-$500

¿Qué pasa si me terminan pagando después de todo?

Digamos que pasan unos meses más y aparece un sobre misterioso sin remitente en su buzón. Es un cheque de Keith’s Furniture Inc. por $ 500, ¡él terminó pagándote después de todo!

Para registrar esta transacción, primero debitaría “cuentas por cobrar: Keith’s Furniture Inc”. por $500 nuevamente para recuperar la cuenta por cobrar en sus libros y luego acreditar los ingresos por $500.

CuentaDébitoCréditoCuentas por cobrar — Keith’s Furniture Inc.$500-Ingresos-$500

Finalmente, para registrar el pago en efectivo, debitaría $500 de su cuenta de “efectivo” y acreditaría “cuentas por cobrar: Keith’s Furniture Inc”. por $500 nuevamente para cerrarlo de una vez por todas.

CuentaDébitoCréditoDinero$500-Cuentas por cobrar — Keith’s Furniture Inc.-$500

¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?

Tener muchos clientes es genial. Pero si algunos de ellos pagan tarde o no pagan en absoluto, podrían estar perjudicando su negocio. Los pagos atrasados ​​de los clientes son una de las principales razones por las que las empresas tienen problemas de flujo de efectivo o liquidez .

Cuando tiene un sistema para administrar su capital de trabajo , puede adelantarse a problemas como estos. Calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar de su empresa es una de las mejores maneras de realizar un seguimiento de los pagos atrasados ​​y asegurarse de que no se salgan de control.

¿Cuál es el índice de rotación de cuentas por cobrar?

El índice de rotación de cuentas por cobrar es un cálculo financiero simple que le muestra qué tan rápido pagan sus cuentas sus clientes.

Lo calculamos dividiendo las ventas netas totales por las cuentas por cobrar promedio .

Usemos las finanzas de 2021 de una empresa ficticia XYZ Inc. como ejemplo.

Digamos que a principios de 2021 (1 de enero), XYZ Inc. tenía un total de cuentas por cobrar de $2500. Digamos también que a finales de 2021 (31 de diciembre) sus cuentas por cobrar totales eran de $1500. También tuvo ventas netas totales de exactamente $ 60,000 para 2021.

Para obtener el promedio de las cuentas por cobrar de XYZ Inc. para ese año, sumamos los montos iniciales y finales de las cuentas por cobrar y los dividimos por dos:

$2,500 + $1,500 / 2 = $2,000

Para calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar, dividimos las ventas netas ($ 60,000) por las cuentas por cobrar promedio ($ 2,000):

$60,000 / $2,000 = 30

Esto significa que XYZ Inc. tiene un índice de rotación de cuentas por cobrar de 30. Cuanto mayor sea este índice, más rápido le pagarán sus clientes.

Treinta es un muy buen índice de rotación de cuentas por cobrar. A modo de comparación, en el cuarto trimestre de 2021 Apple Inc. tuvo un índice de rotación de 13,2.

Para calcular el período promedio de crédito de ventas, el tiempo promedio que le toma a sus clientes pagarle, dividimos 52 (la cantidad de semanas en un año) por el índice de rotación de cuentas por cobrar (30):

52 semanas / 30 = 1,73 semanas

Esto significa que en 2021, los clientes de XYZ Inc. tardaron un promedio de 1,73 semanas en pagar sus facturas. ¡Bastante bien!

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¿Qué es un cronograma de antigüedad de las cuentas por cobrar?

Hacer un seguimiento de quién está atrasado en qué pagos puede ser complicado si tiene muchos clientes diferentes. Algunas empresas crearán un cronograma de antigüedad de las cuentas por cobrar para resolver este problema.

Aquí hay un ejemplo de un cronograma de antigüedad de cuentas por cobrar para la compañía ficticia XYZ Inc.

Calendario de antigüedad de las cuentas por cobrar

XYZ Inc., al 22 de julio de 2021

Nombre del cliente1–30 días30–60 días60+ díasTotalmuebles de keith inc.$500$1,000$500$2,000Esgrima de Joe$500$100$100$700Suministro de pintura ABC$1,000$200$0$1,200Granjas de aprendizaje$1,000$0$100$1,100pizza de nina$2,000$50$0$2,050Total$5,000$1,350$700$7,050

Un vistazo rápido a este cronograma puede decirnos quién está al día para pagar dentro de los 30 días, quién está atrasado y quién está realmente atrasado.

Por ejemplo, puede ver de inmediato que Keith’s Furniture Inc. tiene problemas para pagar sus facturas a tiempo. Es posible que desee llamarlos y hablar con ellos sobre cómo volver a encarrilar sus pagos.

¿Qué puedo hacer para que la gente pague más rápido?

El seguimiento de los pagos atrasados ​​de los clientes puede ser estresante y llevar mucho tiempo, pero abordar el problema temprano puede ahorrarle muchos problemas en el futuro. Así es como puede animar a los clientes a que le paguen a tiempo.

Desarrolle una política de crédito clara como el cristal

Cuando está hambriento de ventas, puede ser tentador relajar las reglas que tiene para otorgar crédito a sus clientes (también conocido como su política de crédito o términos de crédito ). No. Esta es una solución a corto plazo, generalmente causa más problemas de los que resuelve y puede llevar a su empresa por una pendiente resbaladiza.

En su lugar, desarrolle pautas claras sobre cuándo puede o no otorgar crédito a sus clientes, y no dude en hacerlas cumplir, incluso si eso significa rechazar a algunas personas a corto plazo.

Examine a los nuevos clientes, solicite depósitos por adelantado en pedidos grandes e instituya cargos por intereses para los pagos que se realicen después de la fecha de vencimiento. Cuando un nuevo cliente se registre y vea estos términos de pago, comprenderá desde el principio que usted se toma en serio el pago.

Ofrezca a los clientes más formas de pagar

Si solo ofrece opciones de pago limitadas, los clientes pueden estar más inclinados a arrastrar los pies cuando llegue la fecha de vencimiento de la factura. Hay costos asociados con la aceptación de pagos con tarjeta de crédito, así que tenga en cuenta esto con anticipación, pero permitir que los clientes paguen con sus tarjetas de crédito generalmente es beneficioso para todos: le pagarán más rápido y pueden acumular puntos.

Ofrecer un incentivo económico

Una forma de hacer que la gente te pague antes es hacer que valga la pena. Ofreciéndoles un descuento por pagar sus facturas antes de tiempo (2 % de descuento si paga dentro de los 15 días, por ejemplo) puede hacer que le paguen más rápido y reducir los costos de sus clientes. Si aún no cobra un recargo por pagos atrasados, puede ser el momento de considerar agregar uno.

Llámelos y programe recordatorios regulares

El simple hecho de hablar por teléfono con un cliente y recordarle las facturas impagas a menudo puede ser suficiente para que pague. Enviar recordatorios por correo electrónico a intervalos regulares (por ejemplo, después de 15, 30, 45 y 60 días) también puede ayudar a refrescar la memoria de sus clientes.

¿Qué pasa si no pagan?

Supongamos que ha hecho todo lo anterior y esas facturas pendientes siguen sin pagar. ¿Ahora que?

Elimina a los clientes que pagan tarde

Muchas empresas dejarán de entregar servicios o bienes a un cliente si tienen facturas que tienen más de 120, 90 o incluso 60 días de vencimiento. Cortar a un cliente de esta manera puede indicar que te tomas en serio que te paguen y que no harás negocios con personas que infringen las reglas.

Convertir su cuenta por cobrar en una nota a largo plazo

Si tiene una buena relación con el cliente que paga tarde, podría considerar convertir su cuenta por cobrar en una nota a largo plazo. En esta situación, reemplaza la cuenta por cobrar en sus libros con un préstamo que vence en más de 12 meses y por el cual le cobra interés al cliente.

Contratar una agencia de cobro

Si no puede comunicarse con su cliente y está convencido de que ha hecho todo lo posible para cobrar, puede contratar a otra persona para que lo haga por usted.

Antes de decidir si contratar o no a un cobrador, contacta al cliente y dale una última oportunidad para realizar su pago. Las agencias de cobro a menudo toman una gran parte del monto cobrable, a veces hasta el 50 por ciento, y generalmente solo vale la pena contratarlas para recuperar grandes facturas impagas. Llegar a algún tipo de acuerdo con el cliente es casi siempre la opción menos costosa y que requiere menos tiempo.

Cuándo llamar a algo ‘deuda incobrable’

Si los costos de cobrar la deuda comienzan a acercarse al valor total de la deuda en sí, podría ser el momento de comenzar a pensar en cancelar la deuda como deuda incobrable, es decir, deuda que ya no tiene valor para usted. Las deudas incobrables también pueden ser el resultado de la quiebra de un cliente y su incapacidad financiera para pagar sus deudas.

El IRS dice que las deudas incobrables incluyen “préstamos a clientes y proveedores”, “ventas a crédito a clientes” y “garantías de préstamos comerciales”, y que una empresa “deduce sus deudas incobrables, en su totalidad o en parte, del ingreso bruto al calcular su renta imponible ”.

La guía de gastos comerciales del IRS proporciona información detallada sobre qué tipos de deudas incobrables puede cancelar en sus impuestos.

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