Manajemen

Antara Mutu dan Kualitas

#1094: Catat yang Dikerjakan dan Kerjakan yang Dicatat

Ilustrasi: Ksenia/Unsplash

Pekan pertama saya di kantor baru diisi dengan pelatihan sertifikasi lead auditor (auditor utama) ISO 9001. Agustus 2016 itu, saya pindah dari APB Group, tempat saya bekerja hampir sepuluh tahun, ke Proxsis. Walau sama-sama perusahaan konsultan, fokus keduanya berbeda. APB Group menekankan tata kelola dan manajemen risiko, sedangkan Proxsis bergerak pada manajemen risiko dan sistem manajemen berbasis ISO. Perpindahan itu mengubah cara saya memandang mutu.

🔑 Lanjutkan membaca dengan mengklik tautan teman ini.

Ada satu kalimat dari pengajar pelatihan itu yang saya ingat sampai sekarang: “Write what you do and do what you write.” Menurutnya, di situlah inti sistem manajemen mutu. Kalimat itu terdengar sederhana, bahkan nyaris sepele, tetapi justru di situlah tuntutannya. Mutu tidak meminta kehebatan konsep, tetapi kejujuran antara apa yang direncanakan dan apa yang benar-benar dikerjakan.

Saya teringat bahwa tulisan pada mulanya lahir untuk mencatat transaksi, seperti utang dalam barter. Dari situ, pikiran saya melompat ke istilah yang dipakai. Kata *mutu berasal dari bahasa Tamil [muttu](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/mutu) yang berarti ‘mutiara’, sedangkan [kualitas](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/kualitas) merupakan serapan dari bahasa Belanda [kwaliteit](https://en.wiktionary.org/wiki/kwaliteit). Keduanya bersinonim, tetapi mengapa [mutu, bukan kualitas, yang dibakukan menjadi nama sistem di Indonesia](https://www.bsn.go.id/main/berita/detail/11618/reqwest/cart/index)? Saya menduga alasannya karena mutu* lebih pendek, tetapi mungkin juga karena kata itu mengisyaratkan sesuatu yang bernilai, bukan sekadar terukur.

Pencatatan sejak awal tampaknya tidak pernah netral. Ia selalu berkaitan dengan kepercayaan. Ketika seseorang menulis utang, dia tidak hanya mencatat angka, tetapi sedang menjaga hubungan. Dalam konteks itu, sistem manajemen mutu dapat dipahami sebagai upaya modern untuk menjaga kepercayaan yang sama, hanya skalanya lebih besar dan aktornya lebih banyak.

Sebagai auditor mutu, saya kerap menjumpai organisasi yang rajin menulis prosedur, tetapi enggan menaatinya. Ada pula yang bekerja dengan baik, tetapi malas mencatat. Keduanya sama-sama rapuh. Yang pertama membangun ilusi kendali, sedangkan yang kedua menggantungkan mutu pada ingatan dan niat baik. Kalimat “catat yang dikerjakan” dan “kerjakan yang dicatat” berdiri di tengah-tengah, menuntut keseimbangan yang tidak mudah.

Dalam kehidupan sehari-hari, penerapan prinsip mutu kerap kita jalani tanpa label manajemen. Kita menulis daftar belanja, mencatat janji temu, atau menyimpan resep agar hasilnya konsisten. Ketika catatan diabaikan, hasilnya melenceng. Ketika catatan diperbarui sesuai kenyataan, hidup terasa lebih tertata. Di situ, manajemen mutu hadir sebagai kebiasaan kecil menjaga konsistensi dan kepercayaan.

Dalam kebiasaan menulis, prinsip yang sama pun bekerja dengan cara serupa. Kita membuat kerangka, mencatat ide, lalu meninjau ulang draf agar alurnya sejalan dengan niat awal. Ketika catatan diabaikan, tulisan terasa loncat-loncat. Ketika catatan diperbarui mengikuti proses berpikir kita, tulisan menjadi lebih jujur. Manajemen mutu pun hadir sebagai upaya menjaga keselarasan antara niat, kata, dan hasil.

Di titik ini, manajemen mutu tidak lagi terasa sebagai urusan sertifikasi. Ia berubah menjadi cermin kebiasaan kerja. Apakah kita menulis untuk dipamerkan saat audit atau mencatat untuk menolong diri sendiri agar konsisten? Apakah dokumen menjadi tameng atau menjadi pengingat? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan kecil itu sering kali lebih menentukan mutu daripada seberapa lengkap sistem yang dimiliki.

Barangkali, karena itulah istilah mutu terasa lebih pas daripada kualitas. Seperti mutiara, ia tidak lahir dari kilau instan, tetapi dari proses panjang dan gesekan yang berulang. Manajemen mutu—seperti yang dulu selalu saya tekankan kepada para klien—bukan soal lulus atau tidak lulus audit. Ia soal kesediaan untuk jujur pada catatan sendiri dan berani menepatinya dalam kerja sehari-hari.

Jurnal dan Kenangan

Senin kemarin, saat menikmati angin sore yang semilir di bangunan tua Museum Sasmitaloka, tebersit gagasan untuk mengembangkan pelatihan bercerita melalui video bagi instansi dan perusahaan. Walau secara pribadi lebih senang teks, saya mengakui bahwa kebanyakan orang kini lebih menyukai video. Pikiran saya langsung tertuju kepada Mas Rza dan Mas Ryan, lalu saya spontan menghubungi mereka. Menerapkan prinsip-prinsip cerita ke lingkungan bisnis terasa menantang, tetapi justru di situlah daya tariknya.

[embed]Dari Peristiwa ke Cerita Jurnal Dari Peristiwa ke Cerita #1092: Menemukan Makna dari Pengalaman Sehari-hari Saat makan bersama di sebuah…ivanlanin.medium.com

Tahun lalu, saya menuntaskan tulisan lanjutan tentang masa awal media massa digital sebagai pelengkap bahasan media cetak dan siar yang sempat tertunda. Berangkat dari rasa tidak tenang terhadap tulisan yang belum rampung, saya menelusuri jejak ARPANET, kelahiran web oleh Tim Berners-Lee, hingga munculnya situs berita digital awal di dunia dan Indonesia. Tulisan itu menjadi pelunasan rasa mengganjal, sekaligus membuka rasa ingin tahu baru tentang siniar dan aliran.

[embed]Masa Awal Media Massa Digital #729: Dari ARPANET hingga Webivanlanin.medium.com

Dua tahun lalu, saya menulis ulasan panjang tentang kata-kata yang tidak digunakan di awal kalimat dengan menelusuri struktur kalimat dan kelas kata dalam bahasa Indonesia ragam formal. Saya membedakan posisi nomina, verba, adverbia, preposisi, konjungsi, interjeksi, hingga partikel penegas, lengkap dengan contoh berterima dan tidak berterima. Tulisan itu menegaskan bahwa kaidah bersifat kontekstual, bergantung pada ragam bahasa, tetapi tetap perlu dipahami agar tidak keliru.

[embed]Apa Saja Kata yang Tidak Digunakan di Awal Kalimat? Konjungsi setara, interjeksi tertentu, dan partikel penegasivanlanin.medium.com

Ingin lebih terampil berbahasa? Kunjungi toko 🏪, ikuti kelas 👨‍🏫, atau hubungi 📞 Narabahasa.