(Case Study) Problem Understanding in Early Pre-Sales Stage with Unclear Requirements

Pada tahap awal pre-sales, client sering kali belum memiliki definisi masalah dan kebutuhan yang jelas. Informasi yang tersedia masih terbatas, sementara ekspektasi terhadap solusi sudah mulai terbentuk.

Kita perlu memahami permasalahan dengan tepat agar solusi yang ditawarkan bisa sesuai. Namun dengan informasi yang terbatas, kondisi ini cukup menantang bagi Business Analyst yang terbiasa dengan clear requirement.

Sebelum ke solusi, break down permasalahan dengan membuat Raw Concept Note, yaitu dengan menjawab 4 pertanyaan berikut:

What Happen?

Berisi konteks bisnis, indikasi permasalahan, apa yang diekspektasikan, dan apa yang menjadi hambatan.

How Does it Happen?

Menganalisa current situation seperti flow process atau customer journey untuk mengidentifikasi pain point dan bottle neck. Jika informasi masih terbatas, buat asumsi atau hipotesa berdasarkan user journey atau permasalahan yang biasa terjadi pada perusahaan yang satu tipe dengan client.

Why Does it Matter?

Menilai dampak dari pain point tersebut terhadap bisnis, sehingga kita dapat melihat area mana yang perlu mendapatkan perhatian lebih lanjut.

How to Solve that?

Merumuskan arah solusi awal yang relevan dan realistis dengan memberikan beberapa opsi dan mempertimbangkan batasan serta kelebihan dan tantangan masing masing opsi.

Pada bagian rekomendasi solusi, sebaiknya berikan contoh implementasi solusi dengan menggunakan informasi asumsi atau contoh case dari pengalaman sebelumnya, agar client bisa mendapatkan gambaran bagaimana solusi tersebut dijalankan.

Bersamaan dengan itu, tanyakan pertanyaan klarifikasi terkait kebutuhan atau ekspektasi client, lalu coba implementasikan pada opsi solusi yang kamu punya dan berikan gambaran bagaimana penerapannya bisa memberikan impact pada bisnis.

Dari point of view client, terkadang bukan solusi yang paling canggih yang dibutuhkan tapi seberapa efektif solusi yang ditawarkan, seberapa realistis solusi bisa diterapkan, bagaimana vendor membuat client mengerti permasalahan dan bagaimana memecahkan masalahnya, dan seberapa kuat business acument atau pengalaman vendor bisa mensupport atau menjawab pertanyaan pertanyaan client terkait permasalahan mereka.

Berikut adalah ilustrasi penerapan pendekatan tersebut:

What Happen?

Sebuah perusahaan bergerak di bidang distribusi suku cadang otomotif dengan jaringan dealer dan pusat operasional di berbagai wilayah Indonesia. Selama beberapa tahun terakhir, perusahaan mengalami pertumbuhan pesat dalam jumlah dealer, volume transaksi, serta area distribusi. Namun, pertumbuhan tersebut membawa sejumlah tantangan. Perusahaan menemukan pola permasalahan yang berulang, seperti:

1. Inkonsistensi data pesanan
2. Sulit untuk kontrol pesanan, pengiriman, dan performa penjualan setiap dealer
3. Rekap data butuh waktu lama dan rentan kesalahan
4. Dealer kesulitan untuk mengetahui ketersediaan barang

Pola ini mengindikasikan adanya potensi bottleneck pada alur operasional yang perlu ditelusuri lebih lanjut.

How does it Happen?

Kemungkinan terdapat keterbatasan pada alur proses order & distribusi yang digunakan saat ini. Alur tersebut belum mampu mengikuti pertumbuhan bisnis. Sehingga, semakin tinggi pertumbuhan jumlah dealer, volume transaksi, dan area distribusi malah menjadi bottleneck di operasional.

Berdasarkan analisis awal, berikut gambaran alur proses order & distribusi yang digunakan:

Illustration of Manual Order System by Author

1. Dealer menanyakan stok ke kantor pusat
2. Setelah mengetahui ketersediaan stok, Dealer memesan dengan mengirimkan file excel via email ke Kantor Pusat.
3. Kantor Pusat menerima order dan menindaklanjuti order tersebut
4. Kantor Pusat mendistribusikan spare parts sesuai detail order ke masing masing area Dealer

Alur kerja diatas mengidentifikasi pain point operasional yang paling berdampak pada kinerja bisnis. Berikut detailnya:

Pain Point Kantor Pusat:

• Order via email yang semakin banyak sulit di tracking pesanan dan pengirimannya
• Recap order dilakukan secara manual rentan kesalahan karena perlu mengumpulkan data dan periksa file excel satu persatu
• Sulit untuk monitoring performa penjualan setiap dealer

Paint Point Dealer:

• Tidak bisa secara real time mengetahui data stock spare parts
• Terlambat mengetahui informasi promosi dan ketersediaan barang
• Kepuasan pelayanan dealer berkurang

Why does it Matters?

Apabila kondisi ini berlanjut, perusahaan berpotensi menghadapi:

1. Penurunan kecepatan pemenuhan pesanan dari Dealer
2. Berkurangnya kepuasan dan loyalitas Dealer
3. Keterbatasan visibilitas manajemen dalam pengambilan keputusan strategis
4. Risiko kehilangan peluang pendapatan seiring pertumbuhan bisnis

How to Solve That?

Proposed Solution Approach

Berdasarkan permasalahan diatas, maka solusi yang diusulkan adalah sentralisasi data & digitalisasi proses end-to-end dengan menggunakan Order Management System, mulai dari order dealer, pengecekan stok, hingga proses pengiriman, agar seluruh proses dapat dipantau secara real-time.

Solusi ini bertujuan untuk:

• Mengurangi inkonsistensi data pesanan
• Memberikan visibilitas terhadap status order dan pengiriman
• Mempercepat proses rekap dan reporting

Pendekatan ini efektif saat informasi tidak lengkap, tapi diperlukan validasi di fase discovery.

Clarification Questions

Untuk memastikan solusi yang diusulkan tepat dan scalable, beberapa informasi yang perlu dikonfirmasi:

1. Kisaran jumlah SKU
2. Jumlah dealer aktif
3. Berapa jumlah pegawai yang mengelola order hingga reporting
4. Apakah pengiriman dilakukan oleh 3rd party logistics atau in-house
5. Apakah dealer membutuhkan akses langsung ke sistem (dealer portal)
6. Volume transaksi harian rata-rata
7. Apakah saat ini sudah ada ERP atau sistem inventory

Assumption (Example Scenario)

Sebagai asumsi awal:

• SKU: 1.000–10.000
• Dealer: < 500
• Pengiriman: 3rd party logistics

Maka solusi yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan platform Order Management System berbasis ERP, seperti Odoo dengan modul Sales Order, Inventory, Delivery Management, Dealer Portal, dan Reporting Dashboard. Beserta tambahan integrasi dengan sistem jasa kurir untuk tracking pengiriman.

Namun apabila SKU, jumlah dealer, atau volume transaksi lebih tinggi bisa menggunakan SAP Business One atau Oracle Netsuites. Masing — masing dapat disesuaikan solusinya sesuai kebutuhan perusahaan client.

Disini kamu bisa membuat perbandingan spesifikasi, kelebihan & kelamahan platform OMS yang kamu tawarkan.

How the Solution Will Be Implemented

Gambaran implementasj yang dilakukan dalam beberapa fase:

Phase 1: Process Mapping & Requirement Validation

Phase 2: System Configuration & Customization

Phase 3: Data Migration & Testing

Phase 4: Go Live & Training

Phase 5: Reporting & Continuous Inprovement

Dari studi kasus ini, terdapat beberapa pelajaran penting untuk tahap pre-sales:

• Tidak semua proyek dimulai dengan data lengkap
• Struktur berpikir lebih penting daripada kecepatan menawarkan solusi
• Pertanyaan yang tepat di awal dapat mengurangi risiko besar di tahap implementasi

Studi kasus ini menunjukkan bahwa dalam kondisi ambiguity, peran Business Analyst dalam pre-sales bukan sekadar menjual solusi, tetapi membantu klien memahami masalahnya sendiri.

Jika kamu sedang menghadapi tantangan serupa dalam merancang solusi di tengah keterbatasan sistem, atau membutuhkan BRD dan FSD yang terstruktur dan realistis, feel free to reach me 👋