Come svolgo tutti i miei task al 200%

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Lo so, abbiamo tutti tantissime cose da fare e non è facile organizzarsi. Allo stesso tempo esistono delle tecniche e strategie che personalmente utilizzo e che mi permettono di svolgere tutti i miei task in breve tempo e senza trascurare nulla.

Stabilire i task con un senso

Il problema maggiore della produttività e del lavoro, spesso, è non avere una vera e propria chiara idea di ciò che si deve effettivamente fare.

“Studiare bene per questo test”… “Migliorare un certo aspetto di un’attività che sto facendo”… “Finire questo articolo”… tutti questi sono task che ci illudono di avere tutto sotto controllo, quando in realtà non abbiamo assolutamente idea di cosa fare o di come farlo.

Di conseguenza costruiamo pian piano dei sistemi di lavoro basati sull’astrattismo, che finiscono per rovinare le nostre sessioni di lavoro tra inconsapevolezza di cosa fare e disorganizzazione. La procrastinazione è dietro l’angolo amico mio…

È qui che dovrebbe prendere spazio nella nostra vita una magica skill che ripaga in assoluto: la capacità di determinare i task giusti.

Tutto si basa su un concetto di concretezza e fattibilità. Appena abbiamo qualcosa da fare, che sia qualcosa di dettato dagli altri o da noi stessi, dobbiamo subito impegnarci a buttare giù il compito e stabilire i piccoli mattoncini che lo compongono.

Devi studiare per una verifica? Invece di ridurti ad un semplice ed inefficace “studiare per la verifica”, prova a scriverti esattamente gli argomenti da studiare, le pagine da approfondire e le fasi di studio che si prevede di affrontare. In questo modo sarà facile anche organizzare il lavoro nei vari giorni, si eviterà di procrastinare (ammettiamocelo: è impossibile resistere alla tentazione di procrastinare quando si aggiunge lo sforzo di dover decidere cosa fare) e ogni volta che inizieremo a lavorare avremo sotto mano l’esatta lista di cosa fare.

Questo non significa assolutamente dover pianificare il lavoro e non cambiarlo di più, e nemmeno imparare subito a spezzettare i lavori grossi in task più piccoli. “Spezzettare task” è una skill complessa che richiede tempo ed esperienza, specialmente perché è qualcosa che cambia completamente da task a task e da persona a persona.

La stessa cosa vale per i lavori periodici come compiti mensili, settimanali o giornalieri. Per farvi un esempio, io per il mio processo di scrittura di articoli ho cercato di scomporre il più possibile tutti i passaggi e ogni mese finisco per migliorarlo sempre di più, rendendolo più concreto e suddiviso.

Nel caso vi interessasse il mio processo di scrittura e pianificazione del lavoro tra articoli e contenuti social fatemelo sapere nei commenti e iscrivetevi! :)

Pianificare il lavoro

Quanto è difficile lavorare quanto si aggiunge la fatica di dover scegliere cosa fare? L’ho già detto? Probabile, ma perché è un concetto talmente importante che andrebbe ripetuto mille volte.

Uno dei fondamenti della produttività è la totale eliminazione di qualsiasi forma di attrito tra noi e il completamento dei task. Proprio per questo motivo pianificare il lavoro da fare durante la giornata diventa un eccezionale aiuto per la nostra produttività.

Ma quando bisogna farlo? Come si pianifica in maniera efficace e sana la giornata?

Quello che vi porto è un consiglio personale basato sulla MIA esperienza, che potete adattare come intendete alla vostra.

Quello che faccio io è pianificare la giornata successiva la sera, giusto prima di andare a letto, così da essere cosciente delle cose da fare e oggettivo. La pianificazione consiste nello stabilire in primis i task da svolgere, per poi determinare in secondo luogo i momenti della giornata da dedicarvi.

Anche in questo processo è necessaria una certa esperienza e capacità di saper prevedere il tempo necessario per svolgere un compito, ma con il tempo e la dedizione arriverà, non dubitate…

Fare prima le cose pesanti

In questo sarò breve, dal momento che è un argomento abbastanza inflazionato, seppur funzionale.

Mai sentito della regola “Eat the frog”? In breve, consiste nel concetto di svolgere sempre prima i compiti pesanti e noiosi (spesso anche più odiati), per poi passare gradualmente a quelli più facili e piacevoli.

Sembra difficile? Provate a fare il contrario e poi ne riparliamo.

Anche qui, come nello scorso articolo, si parla sempre di gestione della dopamina. Se volete approfondimenti o maggiori consigli su questo ambito sapete già cosa fare…

Per essere diretti vi basti pensare ad una scala. È più faticoso percorrerla dal gradino più basso a quello più alto o viceversa?

Imparare a concentrarsi

La capacità di immergersi nel lavoro è l’ennesima skill che ripaga al massimo in termini di produttività.

Provate a lavorare a qualcosa in classe, in un bar o comunque in ambienti rumorosi e distrattivi… non riuscite? Preoccupatevi!

Distrarsi è qualcosa di veramente dannoso per una sessione di lavoro, specialmente se la colpa è della nostra mancanza di capacità di concentrarsi. Proprio per questo motivo bisogna imparare a resistere a qualsiasi distrazione esterna, imparando ad immergersi completamente in quello che si sta facendo.

Potrà sembrare difficile, ma ad esempio io dopo anni di “allenamento” riesco a concentrarmi completamente anche in mezzo a luoghi incasinati e confusionari… oppure anche solo quando qualcosa nella mia stanza fa rumore.

Pro tip per imparare a concentrarsi meglio: provate a fare delle cose che fate ascoltando della musica che capite (non di lingue che non conoscete o solo musicale) o che addirittura che vi piace. Vedrete che con il tempo vi renderete conto di non esservi nemmeno accorti della musica che passava.

Tracciare il tempo

È circa da un anno e mezzo che traccio il tempo che spendo in lavori, compiti o task… ed è altamente stimolante dal punto di vista lavorativo.

Non è assolutamente ossessivo come atteggiamento, ma mi permette di raggiungere due obiettivi molto importanti:

• in primis ho il controllo del tempo che spendo, così che la domanda di fine giornata tipo “ma dove ho speso tutto il mio tempo????” sia solo un ricordo
• inoltre mi stimola parecchio, dal momento che lavorare più tempo possibile diventi un vero e proprio obiettivo giornaliero, quasi a voler “superare i miei record” (ovviamente nei limiti della salute mentale mia e della gente che mi sta attorno)

Bonus tip: gestire le distrazioni

Attira molto il telefono appoggiato lì di fianco, vero?

Potrei semplicemente dirvi che un trucco può essere metterlo nell’altra stanza, mettere app di blocco, spegnere le notifiche e quant’altro… ma non lo farò.

Il fatto è che è troppo facile così, e allo stesso tempo troppo poco efficace. Quello che intendo dire è che noi non stiamo eliminando il problema, lo stiamo solo ignorando.

Se un telefono ci distrae non dobbiamo fare in modo che migliaia di app ce lo blocchino per ore e ore, finendo per impedirne l’utilizzo anche quando ci serve davvero, ma invece è fondamentale imparare a gestire questa nostra incapacità di limitarci…

Se il telefono sulla scrivania mi attira… perché? Vale la pena prenderlo in mano e rovinare la mia sessione di lavoro?

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