Intranet - Hackathon Youse

Na Youse, tivemos um hackathon de 2 dias com 13 equipes. O Artur Caliendo Prado escreveu sobre esse desafio no Labs da Youse, mas resumindo, foram 16 horas de times auto-gerenciáveis dedicados em resolver suas propostas e também contribuir de forma colaborativa com as ideias dos outros times, e um dos fatos mais legais é que isso era mensurado através de um bot no Slack, na qual dávamos pontos para o time de quem contribuía conosco de alguma forma. Cada time escolheu o nome de um pokemon, e o nosso era o Dodrio!

Esse artigo visa facilitar o entendimento de ferramentas que podem te ajudar a mapear necessidades, dores e oportunidades e construir um produto ou serviço com base em dados para garantir relevância e valor na sua entrega. Com um foco bem definido, todo o processo consegue seguir relevante e consistente.

Por onde começar

Pegamos o desafio de desenvolver uma intranet para a Youse, pois há uma necessidade de facilitar a comunicação interna e o acesso dos colaboradores às informações da empresa, bem como solicitações de recursos, materiais, reembolsos, 1º acesso a um novo colaborador, entra várias outras demandas relacionadas a uma intranet.

E todos sabem como geralmente é uma experiência com intranet, passaram por inúmeras empresas com sistemas engessados, de interface e usabilidade péssimas e que nunca funcionam como imaginamos e nem tem tudo o que precisamos. Então vou mostrar como que iniciamos o processo de entendimento e mapeamento dessa intranet.

1. Mapas de stakeholders e Mapa de valores

Mapa de stakeholders e Mapa de valores

Mas quem são as pessoas e áreas envolvidas no desenvolvimento de uma intranet? E quais são os dados e informações enviadas e recebidas nessa dinâmica?

Primeiro levantamos todas as áreas da empresa, uma em cada post-it. Podemos criar clusters para otimizar as áreas caso sejam muitas, e pra isso, una-os por afinidade, alguma semelhança: função ou necessidade por exemplo, desde que faça sentido uni-los sem que percam suas responsabilidades e interferências diretas e indiretas com o produto ou serviço que você queira propor e desenvolver. Juntamos várias áreas que entendemos serem o nosso foco da proposta: os yousers, aqueles que não interferem ou influenciam na experiência e entrega da intranet. Depois, utilizamos o mapa de stakeholders para definir no centro, quem é o foco do serviço, depois quais são as áreas de contato direto, geralmente stakeholders internos, e depois contatos indiretos ou stakeholders externos. Feito isso, precisamos traçar quais são os valores trocados entre as áreas. Quem entrega o que para quem? Como?

Por exemplo: um youser solicita passagem para área do RH ou recepcionista, que envia um formulário a ser preenchido. Esses dados são recebidos por alguém que abre a cotação e solicita pra agência parceira retornar com os valores de cada cia aérea. Abrir solicitação de materiais de papelaria, como post-its, pilhas etc é para a área de facilities. A Caixa Seguradora nos repassa informação e organização de férias, holerite, previdência privada e outras tantas coisas, e por assim em diante.

Com esse mapa de valores desenhado, conseguimos saber como as informações chegam e saem de cada áreas. Muitas coisas a gente conseguiria rever, otimizando e digitalizando processos do mapa de valores, trabalhando-os como inúmeras jornadas do usuário e todo o processo por trás em blueprints, mas o foco ficou em amarrar a maioria das pontas na entrega da intranet funcionando com a demanda de ferramentas e cenário atual, bem no modo de mvp.

2. Entrevistas

O próximo passo foi nos dividirmos e entrevistar yousers de todas as áreas para saber na visão de cada um, no que uma intranet poderia ajudar no dia-a-dia deles. Ouvir as dores e necessidades deles pra entender o que podemos otimizar e melhorar, e com um roteiro bem simples:

Estamos desenvolvendo uma intranet para a Youse, e gostaríamos de saber, na sua visão, porque uma intranet seria relevante pra você e no que ela poderia ajudar. E com base nisso, queremos que nos diga também quais são os processos que são bons e os ruins em solicitações, chamadas e outras demandas comuns ao seu dia-a-dia, pois queremos melhorar a experiência interna dos yousers.

O time teve cerca de 30 minutos para captar ao menos 3–4 entrevistas cada um, e de preferência de áreas diferentes.

3. Card Sorting e Matriz Portfólio

Nos reunimos novamente e extraímos de cada entrevista quais eram as necessidades e oportunidades separados por post-its. Em seguida, fizemos o card sorting e categorizamos em 4 grandes grupos: Youse, Perfil, Ciclo de vida e Solicitações, e em subgrupos menores, e para todos nós definimos níveis de prioridades em uma matriz portfólio, que é cruzar necessidades x custo de desenvolvimento. Pode-se definir a matriz de várias formas, e aqui nós preferimos numerar de 1 a 3, em verde, a relevância para os yousers, e de laranja o custo de desenvolvimento, sem desenhar o gráfico para encaixar cada uma delas.

4. Arquitetura

Com a consolidação via card sorting, desenhamos a arquitetura da intranet antes de começar a prototipar para ter visão do todo. Tínhamos pouco tempo para executar, então o wireframe foi na verdade um rabiscoframe, bem simples para se ter o entendimento geral da entrega que faríamos.

5. Conteúdo e organização das informações

Com o desenho da estrutura e todas as sessões definidas, precisamos consumir boa parte das informações necessárias com o time de Comunicação Interna, RH e BX para rechear a nossa intranet. Inserir informações recentes e reais de acordo com o contexto de cada sessão da intranet para garantir que a entrega seja relevante aos olhos dos yousers.

O que fizemos

Apresentamos a intranet funcionando com funções básicas e todos adoraram! Afinal, foram 16 horas de trabalho! Time mega integrado e satisfeitos com o desenvolvimento. O login de cada youser na intranet era o seu próprio e-mail da Youse, e foi testado ao vivo para todos já verem a integração. A primeira tela contém uma área de banner para principais chamadas, um componente de comunicação interna rotativo, acessos às 3 sessões principais: Meu Perfil, A Youse e Abrir Solicitações e por último uma área Fala aí, espaço anônimo para sugestões e reclamações.

Meu Perfil era composto por 3 páginas-mestre: *Meu Perfil, Reembolsos e Benefícios. *A Youse tem sessões de: A Marca, Cultura, Documentação, Comunicação Institucional, Yousers e Reclamações e Sugestões. E por último, Solicitações: *Materiais, Viagens, Hospedagens, Reembolso, Reserva de Salas e Coffee Break.*

Os próximos passos seriam de aperfeiçoamento e complemento das entregas, alinhamento com as áreas envolvidas, otimização de processos manuais digitalizados, entre outras coisas.

Porém, para entregar a intranet em 2 dias, seguimos um formato padrão e para nós yousers, existem muitas outras formas de se entregar as mesmas coisas, com mais ousadia e de forma mais disruptiva. Por exemplo, um chatbot poderia entender e entregar boa parte das demandas que mapeamos para desenvolver a intranet e que hoje uma pessoa precisa fazer, como cotar e reservar passagens aéreas da AeroMéxico, solicitação de férias, hospedagens, reserva de salas de reunião, onboarding de novos colaboradores … praticamente tudo o que mapeamos um chatbot poderia fazer, e seria incrível. Então antes de retomar o projeto, repensaria o formato com o time :)

Existem diversas outras formas e ferramentas para definir e construir um projeto, mas fica aqui o relato do time do processo que seguimos e quem sabe ajude vocês a pensarem como começar um projeto também!