Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập, phát hành, và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.

Tham khảo: **Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu**.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý, và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.

Tại Việt Nam, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các cập nhật quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bước đầu tiên để các doanh nghiệp, tổ chức, và hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật.

1. Đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, hợp tác xã, và tổ chức kinh tế sử dụng phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp để tính **thuế giá trị gia tăng** (VAT).

Hộ, cá nhân kinh doanh: Các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (từ 1/6/2025) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Nhà cung cấp nước ngoài: Các tổ chức không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng tham gia kinh doanh thương mại điện tử (như Amazon, Google) có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử để hỗ trợ khấu trừ thuế đầu vào.

Tổ chức đặc thù: Ngân hàng, tổ chức tín dụng, hoặc cơ quan nhà nước phát hành hóa đơn bán hàng hoặc biên lai điện tử cũng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện chủ yếu qua hệ thống Thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được phê duyệt.

Tham khảo: **Hóa đơn điện tử; [Báo giá hóa đơn điện tử](https://einvoice.vn/bao-gia/bao-gia-phien-ban-web)**.

Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện cần thiết

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị:

• Mã số thuế: Đã được cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
• Chữ ký số: Cần có chữ ký số hợp lệ (mua từ Thái Sơn Einvoice, Viettel, FPT, hoặc các nhà cung cấp khác) để ký điện tử trên hóa đơn điện tử và xác thực giao dịch với cơ quan thuế.
• Hạ tầng công nghệ: Máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối internet ổn định, cùng với phần mềm hóa đơn điện tử (tự phát triển hoặc thuê từ nhà cung cấp như Thái Sơn, Viettel Money, KiotViet).
• Tài khoản eTax: Đăng ký tài khoản trên cổng eTax (etax.gov.vn) để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.
• Thông tin mẫu hóa đơn: Chuẩn bị thông tin về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (theo định dạng A/NN-BB, ví dụ: C25T01), và số thứ tự bắt đầu (thường là 00000001).

Bước 2: Đăng ký trên hệ thống eTax

Truy cập cổng eTax: Đăng nhập vào etax.gov.vn bằng mã số thuế và mật khẩu.

Chọn chức năng đăng ký hóa đơn điện tử: Trong mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.

Điền thông tin đăng ký:

Loại hóa đơn: Chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (cho doanh nghiệp khấu trừ VAT) hoặc không có mã (cho doanh nghiệp phương pháp trực tiếp).

Thông tin mẫu hóa đơn: Bao gồm ký hiệu hóa đơn, số thứ tự bắt đầu, và nội dung hóa đơn (tên hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, v.v.).

Thông tin nhà cung cấp dịch vụ: Nếu sử dụng dịch vụ từ VNPT, Viettel, hoặc KiotViet, cung cấp thông tin hợp đồng với nhà cung cấp.

Thông tin liên hệ: Email, số điện thoại để nhận thông báo từ cơ quan thuế.

Ký và gửi hồ sơ: Sử dụng chữ ký số để xác nhận hồ sơ và gửi qua hệ thống eTax.

Bước 3: Nhận kết quả phê duyệt

• Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 1–3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB-HĐĐT) qua email hoặc tài khoản eTax.
• Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi trong vòng 3 ngày.

Bước 4: Khởi tạo và phát hành hóa đơn

• Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn theo mẫu đã đăng ký.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ được cấp mã xác thực tự động khi phát hành, thông qua kết nối với hệ thống eTax.
• Hóa đơn điện tử phải được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc trong vòng 1–2 ngày, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh.

Bước 5: Quản lý và lưu trữ hóa đơn

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong tối thiểu 10 năm, theo Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo khả năng truy xuất hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra.

Tham khảo: **Bộ Tài chính đề xuất 4 mức giảm trừ gia cảnh mới từ năm 2026**.

3. Lợi ích của việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử giảm chi phí in ấn, vận chuyển, và lưu trữ so với hóa đơn giấy, ước tính tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm.

Tăng hiệu quả quản lý: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ điện tử, dễ dàng tra cứu, tích hợp với phần mềm kế toán, và quản lý tập trung.

Minh bạch giao dịch: Hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, giảm nguy cơ gian lận và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email hoặc mã QR, giúp khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng.

Tham khảo: **Tra cứu hóa đơn; [Tra cứu hóa đơn điện tử](https://einvoice.vn/tra-cuu)**.

4. Lưu ý quan trọng khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Chọn nhà cung cấp uy tín: Các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế phê duyệt (như Thái Sơn, Viettel) đảm bảo tích hợp tốt với hệ thống eTax và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.

Kiểm tra thông tin mẫu hóa đơn: Trước khi gửi đăng ký, cần kiểm tra kỹ ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, và nội dung để tránh phải điều chỉnh sau khi phê duyệt.

Tuân thủ thời hạn truyền dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải được truyền đến cơ quan thuế đúng thời hạn, đặc biệt trong các ngành như xăng dầu (truyền tức thời từ 1/3/2025).

Lưu trữ an toàn: Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống lưu trữ đáng tin cậy để bảo vệ dữ liệu hóa đơn trong 10 năm.

Tham khảo: **Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử**.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử **phần mềm hóa đơn điện tử** Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm — Cầu Giấy — Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767–1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: **https://einvoice.vn/**