Toplantı Gündemi ve Tutanağı Oluşturma

Bu makale size toplantı gündemleri ve tutanaklarının faydalarını öğretecek ve bir şablon yardımıyla toplantı gündemleri ve tutanakları oluşturmanızı sağlayacak.

Toplantı gündemi

Toplantı gündemi, konuları ve proje yöneticisinin bunları bir toplantıda tartışacağı sırayı özetleyen bir belgedir. Bir toplantı gündemi, ilgili tüm konuların hızlı ve verimli bir şekilde ele alınmasını sağlamak için toplantı için net ve yapılandırılmış bir plan sağlar.

Şimdi net bir gündem belirlemenin faydalarını tartışalım.

Toplantı gündeminin faydaları

Gündem yayınlamanın ve dağıtmanın faydaları:

• Toplantıya katılan herkesin gündemden haberdar olmasını sağlar, böylece toplantı sorunsuz bir şekilde yürütülür.
• İlgili konulara ve programlara bağlı kalınır, böylece ilgisiz konular veya konuşmalar dikkati dağıtmaz.
• Hedeflere ulaşmak için yapılandırılmış ve etkili eylemleri teşvik eder.
• Katılımcılara proje yöneticisinin uygun bir yöntem uyguladığına dair güvence verir.
• Projenin ilerleyen aşamalarında önerilen faaliyetler için bir rehber görevi görür.

Toplantı tutanakları

Toplantı tutanakları, toplantı sırasında ortaya çıkan önemli noktaları ve alınan kararları özetler. Bunlar, ele alınan konuların, önerilen eylemlerin ve alınacak kararların bir kaydıdır.

Toplantı tutanaklarının yayınlanması ve dağıtılmasının aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faydaları vardır:

• Tutanaklar önemli bilgilerin belgelenmesine ve hatırlanmasına yardımcı olur. Gerçekleri belgeleyebilir ve kullanabilir, katılımcıların isimlerini, oylama şekillerini, anlaşmazlıkları, kararları ve diğer önemli bilgileri bir bakışta görebilirsiniz.
• Toplantı tutanakları yayınlanır, böylece toplantıya katılamayanlar bilgilere ve alınan kararlara erişebilir ve grup içinde şeffaflık teşvik edilir.
• Katılımcılar, toplantı sırasında yapılan tartışmaların ve alınan kararların kaydını tutarak bilinçli kararlar alabilir ve herkesin bilgilendirilmesini sağlayabilir.
• Ekip üyelerine değerli ve bilgilendirici “çıkarımlar” sağlar.
• Toplantı tutanakları, katılımcılara yapılması gereken eylemleri hatırlatır. Tutanaklar, bireylerin daha sorumlu olmalarına yardımcı olabilir ve taahhütlerini yerine getirmelerini teşvik edebilir.

Önemli tanımlar

Gündem ve toplantı tutanağı yazmanın birden fazla yolu vardır. Formatları her zaman profesyonel olmalı ve önemli bilgileri içermelidir. Gündem ve tutanak şablonları aşağıdaki tanımları içerir:

PEI yaklaşımı

Bir proje yöneticisi bir veya birden fazla hedefe ulaşmak için bir toplantı düzenleyebilir. Katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelebilmeleri ve toplantıya olumlu katkıda bulunabilmeleri için toplantının amacını tanımlamak çok önemlidir. Hedeflerine bağlı olarak, yönetici üç tür toplantıda PEI yaklaşımını kullanabilir.

• P (Persuade) ikna etmek anlamına gelir. Proje yöneticileri bu toplantıları anlaşma, izin ve doğrulama sağlamak için düzenler. Böyle bir toplantı onay veya doğrulama ile sona erer.
• I (Inform) bilgilendirme anlamına gelir. Yöneticiler bu toplantıları bilgi paylaşmak, bilginin yayınlanmasını gerekçelendirmek ve bilgi değerini doğrulamak için geri bildirim istemek için yaparlar.
• E (Entertain) eğlendirmek anlamına gelir. Bu toplantılar ekip yapısını güçlendirmeyi ve katılımcılar arasında iyi ilişkiler geliştirmeyi amaçlar.

Üç Kuralı

Yazmak ya da konuşmak için gerekli olan güçlü bir teknik ya da ilkedir. Bu ilkeye göre, fikirler, kavramlar, olaylar, kişiler ve ifadeler de dahil olmak üzere, üç kişilik bir grupta verilen her şey daha iyi hatırlanır ve etkili olur. Üç gündem yazarak veya görevleri üç kategoriye ayırarak bu ilkeyi uygulayın.

Kural 48/24

Bu kural, proje yöneticilerinin gündemleri toplantıdan 48 saat önce katılımcılara dağıtması gerektiğini belirtir. Tutanaklar belgelenmeli ve toplantı sona erdikten sonra 24 saat içinde paylaşılmalıdır.

Park yeri

Park yeri, toplantının kapsamıyla ilgisi olmayan açıklamalar, konuşmalar veya sorular için boş bırakılan bir alandır. Bu konu dışı öğeleri bir kenara koymak, daha sonra ele alınmalarını sağlar. Görsel bir otoparka park edilen fikirler, bunları başka bir zaman için kolayca gündeme almanıza olanak tanır. Ayrıca mevcut toplantıda yapılamayacak tartışmaları listelemek için de kullanabilirsiniz.

Toplantı gündemi şablonu

Şimdi toplantı gündemi yazma şablonuna bakalım. Toplantı Gündemi şablonunun bir örneğini indirmek için aşağıdaki dosyayı seçin.

Meeting Agenda Template 1

DOCX File

İlk adım toplantının amacını belirtmektir. Ayrıca, toplantıdan sonra almak istediğiniz geri bildirimlerden de bahsedin. Toplantının amacı şunlar olabilir:

• İkna etmek
• Bilgilendirmek
• Eğlendirmek

İkinci adım, toplantıya genel bakışın belirlenmesidir. Genel bakış, toplantının belirli hedefleriyle ilgili olmalıdır. Toplantıda tartışılan alanları ve ulaşmayı hedeflediğiniz ölçülebilir sonuçları belirtir.

Proje yöneticileri, hedeflerin katılımcılar için bir değeri olması gerektiğine dikkat etmelidir.

Hedefleri belirledikten sonra, bir sonraki adım gündemin gövdesini yazmak olacaktır. Tüm önemli konuların ve eylem maddelerinin ele alındığından emin olmak için üç kuralını uygulayın. Unsurlar birlikte çalışmalıdır. Hedefler ve amaç bir şekilde birbirine bağlanmalıdır. Başarı için gündem maddelerini aşağıdaki şekilde oluşturun:

Amaç: Sorumlu Ekip Üyeleri. Tartışmaların beklenen sonucu.

Örneğin, Proje bütçe harcamalarını gözden geçirin. Sorumlular: Joy, Sandy, Aman ve Priya. Sonuç: Bugüne kadar planlanan ve gerçekleşen harcamaları gösterin. Öneriler ve yorumlar sağlayın.

Son adım özeti yazmak olacaktır. Özete aşağıdaki unsurları dahil edin:

• Başarılarınızı ve eksikliklerinizi gözden geçirin.
• Gelecekteki eylemleri tartışın.
• Geri bildirim veya herkesin “Çıkarımlarının” bir özetini talep edin

İşte birkaç nokta:

• Toplantıdaki herkesin bir rolü olduğundan emin olun. Sorumlulukları yoksa katılımcıların hazır bulunmasına gerek yoktur. Bunun yerine onlara tutanak gönderebilirsiniz.
• Her katılımcı temel öğrendiklerini özetlemelidir. Bir ekip üyesinin ne yaptığını açıkça belirtmediği sürece asla bir görevi anladığını veya sorumluluğu kabul ettiğini varsaymayın.
• Yolda kalmak için bir “Park Yeri” kullanın. Bir üye gündemde olmayan bir konuyu tartışmak isterse, bunu park yerine not edin ve daha sonra tartışın.
• 48/24 Kuralına uyun. Etkinlikten 48 saat önce programı yayınlayın. Tutanaklar toplantıdan 24 saat sonra yayınlanır.

Toplantı tutanağı şablonu

Toplantı Tutanağı Şablonu, bir toplantı sırasında alınan önemli noktaları ve kararları kaydeden bir belgedir. Bir Toplantı Tutanağı Şablonu örneği indirmek için aşağıdaki dosyayı seçin.

Meeting Minute Template 2

DOCX File

• Bir Toplantı Tutanağı Şablonu aşağıdaki unsurları içerir:
• Toplantının tarihi ve konusu: Toplantı tarihinden bahsedin ve ele alınan ana konuları kısaca gözden geçirin.
• Toplantıya katılanların bir listesi.
• Aşağıdakiler toplantının ölçülebilir hedefleridir:
• “Otopark” bölümündeki maddeleri listeleyin Ayrıca, bunları ele almak için bir plan ekleyin.
• Kilit Taahhütler ve Sonraki Adımlar: Kilit eylem maddelerini listeleyin ve paydaşların taahhütlerini doğrulayın. Sonraki adımlarla bitirin.

Sonuç

Bu makalede, toplantı gündemi ve toplantı tutanakları hakkında bilgi edindiniz. Ayrıca toplantı gündemleri ve toplantı tutanakları için nasıl şablon oluşturulacağını da öğrendiniz.

Kaynak: Coursera