Cum să-ți faci semnătura electronică și să o înrolezi în SPV

Scurtă introducere

Începând cu 1 ianuarie 2024, utilizarea sistemului e-Factura va deveni obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B (între firme) în România. Sistemul e-Factura permite emiterea și primirea facturilor în format electronic, conform unor standarde europene, oferind un proces automatizat și eficient de gestionare a facturilor între firme.

Noi, Terapie.app, încercăm să venim în ajutorul cabinetelor independente, detaliind procesul ce trebuie parcurs pentru a putea emite facturi în sistemul e-factură.

Etapele pe care trebuie să le urmezi:

1. Obținerea unei semnături electronice Procesul durează aproximativ 5 minute și se poate face online sau fizic. Durata de așteptare pentru livrarea tokenului este de de maxim 7 zile.
2. Înrolarea semnăturii în Spațiul Privat Virtual (SPV) de la ANAF Este necesară completarea unui formular online, ce poate dura 10 minute. Cererea este procesată în 1–3 zile.

Obținerea unei semnături electronice

Exemplu de semnatură electronică în format fizic USB

Este bine de știut că doar anumite firme pot elibera semnături electronice recunoscute de ANAF. Lista completă cu aceste firme este publicată aici. Noi îți recomandăm să folosești una dintre următoarele firme:

• certSIGN
• DIGISIGN
• Trans Sped

Fiecare firmă are prețuri diferite și, în general, acesta variază între 150 și 400 de lei pentru semnătura electronică. Acesta este costul pe an, cu mențiunea că procesul de reînnoire, în cele mai multe cazuri, este puțin mai mic.

Toate firmele au un proces asemănător de achiziție:

• Dacă alegi semnătura electronică online, în urma procesului de plată va fi necesară completarea datelor personale într-un formular și folosirea camerei web pentru confirmarea identității. Deși poate suna ca un proces complex, constă doar în mișcarea capului în diferite poziții indicate pe ecran și prezentarea actului de identitate. Dacă alegi această metodă, ține minte că ai nevoie de buletin și un dispozitiv (de preferat un laptop) cu cameră web.
• Unele firme oferă și posibilitatea de eliberare a semnăturii în format fizic la sediul lor. Dacă alegi această metodă, este necesară programarea și prezența fizică la sediul firmei cu buletinul. Această metodă omite procesul de validare prin camera web și completarea formularelor online, dar implică deplasarea la sediul firmei.

Nu uita, fie că alegi o semnătură cu token fizic (sub formă de stick USB), fie în cloud, asigură-te că produsul ales poate fi folosit împreună cu calculatorul tău. De exemplu, unele semnături nu sunt compatibile cu calculatoarele produse de Apple. Acest lucru este detaliat pe pagina vânzătorului, prin urmare este necesară citirea cu atenție a ofertei.

Înrolarea semnăturii în Spațiul Privat Virtual (SPV) de la ANAF

Înrolare poate începe doar după primirea semnăturii electronice și instalarea pe calculator a programului indicat în instrucțiunile primite de la vânzător.

Primul pas ce trebuie parcurs este obținerea unui fișier numit Document de Confirmare de la vânzătorul tău. Acest proces este explicat pe site-ul vânzătorului și se poate face accesând o pagină web dedicată, în timp ce semnătura este instalată și conectată la calculator. De exemplu, pentru certSIGN, întreaga procedură este detaliată aici.

După ce fișierul de confirmare a fost generat, este nevoie de accesarea paginii “Înregistrare persoane juridice” de la ANAF pentru completarea cererii de înrolare. Pagina se află aici, însă o poți găsi ușor și pe pagina principală a site-ului ANAF.

Pagina “Înregistrare persoane juridice” de pe site-ul ANAF

Formularul de pe pagină necesită completarea CUI-ului firmei tale și a datelor personale. De asemenea, este nevoie de atașarea fișierului de confirmare generat anterior și a unei arhive în format zip cu buletinul și certificatul de înregistrare al firmei.

După completarea primei părți a formularului, veți primi un email de la ANAF cu un cod de confirmare, ce trebuie introdus în pasul 2 al formularului.

Atenție, uneori pagina de înregistrare nu funcționează conform așteptărilor. Dacă întâmpinați o eroare când trimiteți formularul, puteți încerca mai târziu.

După finalizarea procesului, veți primi un mesaj de confirmare pe ecran, urmând ca în aproximativ 3 zile să primiți un email de la ANAF în care sunteți informați dacă cererea a fost acceptată sau nu.

După ce primiți emailul de la ANAF că cererea a fost procesată cu succes, vă puteți conecta în SPV folosind doar semnătura digitală.

Știm că acest proces de înregistrare nu este prietenos, așa că am găsit acest ghid video care vă poate ajuta:

[embed]

**Acum că aveți semnătura electronică înrolată în SPV sunteți gata să accesați platforma noastră și să emiteți e-facturi pentru ședințele de terapie**. — efactura.terapie.app