Destek Süreçlerinde Operasyonel Disiplin Nasıl Kurulur?

Güçlü Süreçlerin Arkasında Güçlü Bir Operasyon Kültürü Bulunur

Bir önceki yazımda TURQUALITY ve Marka Destek Programı kapsamında süreç yönetiminin neden başarıyı belirleyen temel unsurlardan biri olduğunu ele almıştım.

Peki süreç yönetimi tek başına yeterli mi?

Uygulama süreçlerinde edindiğim deneyimler bana bunun tek başına yeterli olmadığını gösteriyor. Çünkü iyi tasarlanmış süreçler ancak doğru bir operasyon kültürüyle sürdürülebilir hale gelebiliyor. Başka bir ifadeyle, süreç yönetimi sistemin çerçevesini oluştururken operasyonel disiplin o sistemin günlük hayatta çalışmasını sağlıyor.

İşte bu nedenle destek süreçlerinde sürdürülebilir başarı elde eden şirketlerin ortak noktası yalnızca süreçlere sahip olmaları değil, bu süreçleri disiplinli şekilde uygulayabilmeleridir.

Operasyonel Disiplin Nedir?

Operasyonel disiplin çoğu zaman yalnızca takip etmek veya kontrol etmek olarak algılanıyor. Oysa kavram bundan çok daha geniş. Operasyonel disiplin;

• görevlerin zamanında yerine getirilmesi,
• sorumlulukların net olması,
• süreçlerin standart şekilde yürütülmesi,
• kayıtların düzenli tutulması,
• şirket içi koordinasyonun sürdürülebilir olması

anlamına geliyor.

Destek süreçlerinde bu disiplin sağlanamadığında en iyi kurgulanmış sistemler bile zaman içerisinde zayıflamaya başlıyor.

Başarılı Şirketler Süreçleri Kişilere Değil Sisteme Bağlar

Uygulama süreçlerinde sık karşılaşılan risklerden biri bilgi ve sorumluluğun belirli kişiler üzerinde toplanmasıdır.

· Bazı şirketlerde süreçlerin tamamını yalnızca bir kişi takip eder.

· Belgeler onun bilgisayarındadır.

· Takvimler onun kontrolündedir.

· İşleyiş onun hafızasına bağlıdır.

· Ancak kişi değiştiğinde süreç de aksar.

· Başarılı şirketlerde ise bilgi kurumsallaştırılır.

· Süreçler tanımlanır.

· Sorumluluklar belirlenir.

· Dokümantasyon standart hale getirilir.

· Bu sayede operasyonun sürdürülebilirliği sağlanır.

Görev Sahipliği Net Değilse Süreçler Zayıflar

Destek süreçlerinde yaşanan birçok gecikmenin temelinde sorumluluk karmaşası bulunur.

· Kim takip edecek?

· Kim kontrol edecek?

· Kim onay verecek?

·Kim raporlayacak?

Bu soruların cevabı net değilse süreçler zamanla yavaşlar. Bu nedenle başarılı şirketler destek operasyonlarını yalnızca faaliyet bazında değil, sorumluluk bazında da yapılandırır.

Düzenli Takip Mekanizmaları Oluşturulmalıdır

Operasyonel disiplin yalnızca görev tanımlamakla oluşmaz. Aynı zamanda takip mekanizmaları da gerektirir. Bu kapsamda:

• periyodik toplantılar,
• kontrol listeleri,
• süreç takvimleri,
• görev takip sistemleri,
• raporlama araçları

önemli rol oynar.

Süreçlerin düzenli olarak gözden geçirilmesi olası sorunların erken fark edilmesini sağlar.

Operasyonel Disiplin Kurumsallaşmayı Destekler

Destek süreçleri çoğu zaman yalnızca finansal kazanım açısından değerlendiriliyor. Oysa uygulamada farklı bir sonuç görüyoruz.

Operasyonel disiplin kazanan şirketler:

• daha güçlü raporlama yapabiliyor,
• daha hızlı karar alabiliyor,
• departmanlar arası koordinasyonu geliştirebiliyor,
• süreçlerini daha kolay ölçeklendirebiliyor.

Bu nedenle operasyonel disiplin yalnızca destek süreçlerini değil, şirketin genel kurumsallaşma seviyesini de etkiliyor.

TURQUALITY® ve Marka Destek Programı kapsamında başarı yalnızca doğru süreçleri tasarlamakla elde edilmiyor. Asıl farkı yaratan unsur, bu süreçlerin günlük operasyon içerisinde ne kadar disiplinli şekilde uygulandığı.

Bugün başarılı şirketlere baktığımızda güçlü süreç yönetiminin yanında güçlü bir operasyon kültürü de görüyoruz. Sürdürülebilir başarı ise tam olarak bu iki unsurun birlikte çalışmasıyla ortaya çıkıyor.

Bir sonraki yazıda ise operasyonel disiplinin dijital sistemlerle nasıl desteklenebileceğini ele alacağız:

ERP, CRM ve Dijital Sistemler Destek Yönetimini Nasıl Etkiler?

Çünkü büyüyen organizasyonlarda süreçlerin sürdürülebilirliği artık yalnızca insan kaynağıyla değil, dijital altyapılarla da yakından ilişkili.