Как потерять миллион рублей на поспешной смене склада.

Хочу поделиться “управленческими граблями”, чтобы их было видно из далека.

Речь пойдет о том, как российская компания с многолетним успешным бизнесом за месяц потеряла миллиона рублей в связи с поспешным переездом своего склада.

Названия и цифры в данной статье изменены, но суть соответствует действительности.

Компания торгует товарами оптом более чем в 20 городах России и имеет несколько распределительных складов.

Один из складов, о котором пойдет речь, оказывает комплекс услуг по ответственному хранению: приемка, обработка и отправка грузов клиентам, обработка товаров из реверсивной логистики (возвраты). Склад класса В меньше половины футбольного поля, система напольного хранения , 200 ассортиментных единиц (SKU), 700 паллетомест, приемка на склад — паллетная (без пересчета тарных мест и единиц), поштучный подбор выходящих заказов, оборачиваемость всего склада происходит за неделю. 10% склада занимают неликвиды, в основном появившиеся из возвратов. Полностью бумажный документооборот с нулевым уровнем автоматизации процессов. Минимальное количество персонала и из техники только тележки штабелеры (рохли). Нет ни видеонаблюдения ни противопожарной системы, ни адресного хранения. Кто-то скажет — такого не бывает в 21 веке ), а кто-то покивает из солидарности, мол умеют же бизнесмены экономить и при этом бизнес развивать.

При подобных параметрах логично, что у компании затраты на складскую логистику минимальны. Но риски различных потерь максимальны. Потери на складе периодически возникали в виде пересортицы, недовложений. Но на них почти не обращали внимания или склад договаривался с ответственными сотрудниками компании о компенсациях от склада.

Очень дешевый товар и почти нулевая его ликвидность отчасти объясняли решение по выбору подобного склада.

Случилось так, как завещал нам дедушка Мерфи в своих законах. “Всё, что может пойти не так, пойдет не так” (англ. Anything that can go wrong will go wrong).

Неожиданно руководство склада отказалось обслуживать компанию, ссылаясь на форс-мажорные обстоятельства и компании со всем своим товаром нужно было срочно переезжать.

Форс мажорные обстоятельства вынудили компанию на сверх быстрый переезд на другой склад. Нужно было полностью переехать в 10-ти дневный срок и всем объемом сразу. Говоря управленческим языком, сработал риск, которым не управляли и антирисковых мер предусмотрено не было.

Тем не менее, удалось подобрать несколько подходящих вариантов в современных логистических центрах. Выбор пал на самый дешевый.

Склад на который переезжали был уже у компании на примете, состоялось первичное знакомство и переезд за 3 дня.

Новый склад — это современный склад А класса 10 000 м2 с 6-ти уровневым стеллажным хранением, системой WMS на базе 1С, обученным персоналом.

Переехать переехали, но современный склад не готов был к специфике переработки таких грузов, а именно к быстрому штучному подбору заказов по всему ассортименту в 200 SKU. Основная ошибка руководства нового склада — некорректная оценка необходимых площадей на операции отбора и комплектования для такого, на первый взгляд, небольшого объема товаропотока. Так же новый склад был незнаком с новой товарной номенклатурой, которая имела мало признаков различия между SKU, что приводило к существенной пересортице от 10 до 30%. Это приводило к нарастанию недовольства клиентов, снижению продаж и потерях на возвратах.

Новый склад подливал масло в огонь недоборами, пересортицей, отсутствием оперативной отчестности, несвоевременными загрузками машин клиентов.

В итоге компания “еле ноги унесла” с этого современного, на первый взгляд, склада.

Потери от такой управленческой ошибки составили около миллиона рос. рублей менее чем за месяц:

1. Транспортные затраты на перевоз остатков со старого склада на новый;

2. Командировочные расходы сотрудников для адатации процессов на новом складе;

3. Штрафы клиентов за недопоставки, недовложения, пересортицу;

4. Транспортные затраты на переезд обратно на старый склад после окончания действия форсмажерных обстоятельств;

5. Потеря депозита (предоплаты новому складу).

Обратившись за консультацией к специалистам знающим нюансы складской логистики таких потерь можно гарантировано избежать.

При смене склада, стоит проверять нового партнера на надежность по критериям профессиональной работы с аналогичной продукцией. Не ленитесь проверить как именно работают системы адресного хранения и WMS при ее наличие, очень полезным будет личное присутствие на новом складе на каждом участке всех бизнес процессов (приемки, размещения, подбора, комплектации, проверки, подготовки документов).

Ни при каких обстоятельствах не переезжать всем объемом сразу… лучше начать с тестовых партий в 10–25% вашего объема, увидеть качество, скорость и ошибки переработки и хранения на объеме, который не провалит ваши продажи.

Когда новый склад выбран, рекомендую командировать своих сотрудников из отделов закупок и/или продаж, кто непосредственно работает с подготовкой заказов для клиентов и владеет информацией об объемах, составе и номенклатуре входящих товарных потоков и выходящих в виде укомплектованных заказов.

Пользуйтесь услугами грамотных консультантов для выбора складов. Расходы на правильного консультанта это сохраненные плюс сэкономленные финансы, нервы, ваши клиенты и конечно же самое ценное — время.