Proje mi Operasyon mu ?

Proje mi Operasyon mu? (Görsel, yapay zeka aracı ile hazırlanmıştır.)

“Proje” ifadesi her sektörde farklı işler için kullanılıyor. Yazılım, inşaat, sağlık, pazarlama, eğitim vs. alanlarında sık sık yeni “proje”ler duyuyoruz. Peki duyduğumuz her “proje” bir proje mi yoksa farkında olmadan farklı bir algıya mı neden oluyoruz? Teknik olarak neye bir proje diyebiliriz?

Farklı kaynaklar dikkate alındığında projenin şu tanımları ile karşılaşıyoruz:

• “Proje, belirli bir başlangıcı ve bitişi olan, benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için geçici bir çabadır.” — PMI (Project Management Institute)
• “Proje, belirli bir hedefe ulaşmak için planlanmış bir dizi koordineli faaliyet ve yönetim sürecidir; bu süreçler geçici ve kontrollüdür.” — PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)
• “Proje, belirli hedefleri gerçekleştirmek amacıyla başlatılan, benzersiz ve geçici bir girişimdir.” — ISO 21500 (Uluslararası Proje Yönetimi Standardı)
• “Genel bir geliştirme programının parçası olarak bilgi edinmek, bir yetenek oluşturmak veya bir hizmet sunmak için yürütülen, açıkça belirlenmiş hedefleri ve sınır koşulları olan, tanımlanmış ve zaman sınırlı bir faaliyet.”, NASA Definitions of Program and Project
• “Proje, belirli bir zaman, bütçe ve kaynak sınırları içinde, tanımlnamış bir amaç doğrultusunda yürütülen benzersiz bir çabadır.” — Kerzner, H.

Yukarıdaki tanımları dikkate aldığımızda her biri için farklı cümleler kullanılmış olsa da ortak bazı ifadeler yer almaktadır. Bunlar;

• Başlangıcı ve bitişi belli bir zaman dilimi
• Özgün bir sonuç üretmek
• Geçici bir çaba

Yani bir işin proje olarak nitelendirilebilmesi, bu üç özelliğe sahip olmasını gerektirmektedir. O zaman, proje olmayan işler nelerdir?

Yukarıdaki üç ortak özelliğin dışında kalan işler olarak düşünülebilir. Sürekli olan ve bir bitiş zamanı olmayan, yapılan her işin benzersizlik içermediği ve aynı işin tekrarı olan uğraşlar, rutin olarak işleyen ve sürekli bir kaynak kullanımı gerektiren işler bir proje olarak değerlendirilmemektedir. Bunlar operasyonel işlerdir.

Şu şekilde bir örneklendirme yapabiliriz:

• Proje: Bir yazılım projesi geliştirmek istiyoruz. 1 Ocak tarihinde başlayacak ve 30 Temmuz tarihinde tamamlanacak. İnsan kaynağı, bütçe ve zaman sınırları belirlendi. Sonuç olarak kullanıcılara yeni bir hizmet sunacak.
• Operasyon: Proje bitimi sonrasında müşteri hizmetleri süreçlerini yürüteceğiz. Bu her gün yapacağımız bir iş ve ne zamana kadar süreceği belli değil. Her gün müşterilerden gelen talepleri değerlendireceğiz. Her yıl bunun için bir personel kaynağı ve bütçe ayıracağız.

Operasyon ve proje akış farkı

Bazı proje ve operasyon örnekleri olarak şunları sayabiliriz:

Projeler:

• Apollo Ay Programı — İnsanı Ay’a göndermek ve geri getirmek
• Burj Khalifa — Dünyanın en yüksek binasını yapmak
• Google Maps — Küresel bir harita hizmeti sunmak
• COVID-19 Aşısı — Pandemiyi bitirecek bir aşı geliştirmek

Operasyonlar:

• Havalimanı operasyonları — Yolcu, bagaj, uçuş ve terminal işlemlerinin yürütülmesi
• Toplu taşıma hizmetleri — Otobüs ve metro gibi ulaşım sistemi işlemlerinin yürütülmesi
• Elektrik dağıtım ve şebeke hizmetleri — Enerji üretim, iletim ve dağıtım işlemlerinin yürütülmesi
• Fabrika üretim hatları — Günlük üretim, paketleme ve dağıtım işlemlerinin yürütülmesi

Bu ayrımı neden yapmalıyız?

İki terim sadece tanım olarak birbirinden farklı değildir. Aynı zamanda her birinin amaç, planlama ve yönetim süreçleri de farklılık göstermektedir. Bir projeyi yönetmek ile bir operasyon faaliyeti yürütmek farklı disiplin gerektirmektedir. İki kavram arasındaki önemli farkları şu şekilde özetleyebiliriz.

Proje ve operasyon özellik farkları

Sonuç olarak, dahil olduğumuz işleri bu tanımlamalar ve farklılıklar doğrultusunda değerlendirebiliriz. Bu sayede iş tanımını net bir şekilde ele almış oluruz. Elde edeceğimiz faydayı daha sağlıklı bir şekilde dikkate alırız. İşimizi daha doğru bir şekilde planlar ve yönetiriz. Böylece daha verimli projeler veya operasyonlar sunabiliriz.