Mailbox Bazında E-posta Yedeklemenin Zorlukları ve OMBT’nin Doğuşu

E-postaların mailbox bazında yedeklenmesi, pratikte sanıldığından çok daha zor bir süreçtir.

Bizim de benzer bir problemle karşılaşmamız, bu süreci tamamen yeniden düşünmemize neden oldu.

Image tabanlı yedekleme çözümleri elbette mevcut. Ancak yaklaşık 10 TB boyutunda mailbox veritabanına sahip müşterilerimiz bulunuyor. Bu yapılarda image yedekleme ile full backup almak yerine genellikle incremental backup tercih ediliyor.

Fakat sorun şu noktada başlıyor:

Tek bir mailbox geri dönmek istediğinizde, sistem sizden tüm 10 TB’lık storage alanını ayağa kaldırmanızı bekliyor.

Bu hem maliyetli hem de operasyonel olarak verimsiz.

OOM, RAM ve Parçalı Mailbox Yedekleme Problemi

30 GB — 150 GB üzeri mailbox yedeklemelerinde ciddi OOM (Out of Memory) hataları yaşamaya başladık. RAM’i ne kadar artırırsak artıralım, farklı hatalarla karşılaşıyorduk.

Çözüm olarak mailbox’ları parçalara bölerek yedeklemeye başladık.

Ancak bu yöntem de:

• Full backup senaryolarında tutarsızlıklara
• Yönetim karmaşasına
• Restore süreçlerinde ek zorluklara

neden oluyordu.

NFS, S3 ve Network Overhead Darboğazı

Yedekleri NFS ve S3 üzerine aldığımız senaryolarda ise farklı bir problem ortaya çıktı:

Network overhead.

Büyük mailbox yedekleri, ağ üzerinde ciddi bir darboğaz oluşturmaya başlamıştı. Kullandığımız bazı FOSS yazılımları modifiye ederek kullanıyorduk, ancak şunu fark ettik:

Bir yazılımı sürekli fix ederek ilerlemenin de bir sınırı var.

Artık kökten bir çözüm gerekiyordu.

OMBT’yi Python ile Baştan Yazma Kararı

Bu noktada radikal bir karar aldık.

İlk fazda amaç; yeni bir ara katman eklemek değil, backup pipeline’ını sadeleştirip hata yüzeyini küçültmekti. Bu yüzden core engine + güçlü CLI yaklaşımıyla ilerledik.

Ve böylece OMBT (OfisBulutta Mail Backup Tool) doğdu.

OMBT Mimarisi

OMBT’nin genel mimarisi aşağıdaki gibidir:

Bu yapı sayesinde:

• CLI ile tam kontrol
• LZ4 tabanlı optimize compression
• Storage soyutlama (S3 / Disk / Remote)
• Debian paket ile kurumsal dağıtım
• Ansible ile merkezi yönetim
• Yakında Web UI ve gelişmiş raporlama

mümkün hale geldi.

4 Haftalık Yoğun Çalışma ve Production Ready Sürüm

Günde 6–7 saatlik yoğun çalışma ile, 4 hafta sonunda OMBT’yi production ready hale getirdik.

Şu an OMBT v1.4.x sürümünde aktif olarak çalışıyor.

Dağıtımı DEB paketi olarak yapıyoruz. Sunucularımız, güvenli paket repository’miz üzerinden OMBT’yi doğrudan çekebiliyor.

Güçlü CLI, Basit Konfigürasyon

OMBT’nin en güçlü taraflarından biri CLI yapısı.

Artık sadece main.conf dosyasını yapılandırarak yedeklemeleri alabiliyoruz. Her seferinde environment ayarlarıyla uğraşma dönemi sona erdi.

Örnek birkaç kullanım:

ombt backup  --mailbox user@domain.com
ombt restore --mailbox user@domain.com --date 2026-02-01
ombt report --top-mailboxes

Bu yaklaşım, operasyonel yönetimi inanılmaz derecede sadeleştirdi.

Akıllı Compression ve Kaynak Optimizasyonu

OMBT’de en fazla vakit harcadığımız alanlardan biri compression süreci oldu.

Amaç:

• Backup storage alanını küçültmek
• Compression sırasında harcanan CPU ve RAM maliyetini optimize etmek
• Full backup performansını artırmak

Bu alanda ciddi kazanımlar elde ettik.

v2.0 Yol Haritası: Backup Agent Mimarisi ve Raporlama

OMBT v2.0 ile birlikte:

• Backup Agent ↔ Backup Server mimarisine geçmeyi
• Yedek raporlarını Pandas ile görselleştirmeyi
• Web UI üzerinden detaylı raporlama ve self-restore imkânı sunmayı

planlıyoruz.

Hangi mailbox ne kadar yer kaplıyor, hangi kullanıcı backup alanını büyütüyor gibi veriler hem e-posta raporlarında hem de Web UI üzerinde detaylı görülebilecek.

OMBT’nin Konumlandırması

OMBT, aslında ayrı bir ürün olarak tasarlanmadı. Zimbra tabanlı mail servisimiz olan OBMail içerisindeki operasyonel ihtiyacın doğal bir sonucuydu.

Bu nedenle OBMail tercih eden müşterilerimiz için:

OMBT yazılımı ve mailbox backup altyapısı tamamen ücretsiz sunulmaktadır. Sadece kullanılan backup storage alanı ücretlendirilir.

Çünkü amacımız yazılım satmak değil, mail servisinin operasyonel olarak sürdürülebilir olmasını sağlamak.

OMBT’yi yazmamızın sebebi yeni bir yazılım yapmak değildi. Mevcut yöntemlerin artık ölçeklenememesi ve operasyonel olarak sürdürülemez hale gelmesiydi.

Küçük bir fikir. Büyük bir rahatlık. OfisBulutta.