#BehavioralSeries-47: The Planning Fallacy

Kalau Anda sudah membaca carousel Behavioral Series sebelumnya tentang The Planning Fallacy, mungkin ada satu kalimat yang terasa sangat familiar.

“Bisa selesai tiga hari kok.”

Lalu tiga minggu kemudian proyeknya masih berjalan.

Atau mungkin belum dimulai.

Iya kan?

Lucunya, kita tidak pernah belajar.

Kita tahu renovasi rumah sebelumnya molor. Kita tahu skripsi teman-teman kita hampir semuanya terlambat. Kita tahu proyek kantor tahun lalu meleset dari timeline. Kita bahkan tahu bahwa hampir setiap acara keluarga selalu mulai lebih lambat dari jadwal.

Tapi ketika giliran membuat estimasi baru, otak kita kembali berkata:

“Yang ini beda.”

Relate donk pastinya heheheh!

Nahh… Disinilah letak masalahnya.

Dalam behavioral science, fenomena ini dikenal sebagai The Planning Fallacy, yaitu kecenderungan manusia untuk secara sistematis meremehkan waktu, biaya, risiko, dan kompleksitas suatu pekerjaan meskipun pengalaman masa lalu menunjukkan sebaliknya (Buehler, Griffin, & Ross, 1994).

Yang menarik, bias ini tidak hanya terjadi pada orang awam.

Mahasiswa mengalaminya!

Manajer mengalaminya!

Insinyur mengalaminya!

CEO mengalaminya!

Bahkan Daniel Kahneman, psikolog peraih Nobel yang ikut menjelaskan fenomena ini kepada dunia, pernah mengaku menjadi korban bias yang sama.

Kalau pencetus teorinya saja bisa terjebak, berarti ada sesuatu yang lebih dalam sedang terjadi di dalam kepala kita.

Ketika membuat estimasi, kebanyakan orang tidak benar-benar melihat masa depan.

Mereka membayangkan versi ideal dari masa depan. Betul, versi idealnya saja!

Ini berbeda. Sangat berbeda!

Coba bayangkan Anda diminta memperkirakan berapa lama membuat presentasi penting untuk direksi.

Yang muncul di kepala biasanya adalah versi terbaik dari diri Anda.

Besok fokus.

Data sudah siap.

Tidak ada meeting mendadak.

Tidak ada revisi.

Laptop lancar.

Anak tidak sakit.

Klien tidak mengubah permintaan.

Semua berjalan mulus.

Masalahnya, hidup hampir tidak pernah berjalan seperti itu.

Ketika membuat prediksi, kita menggunakan apa yang disebut Kahneman dan Tversky sebagai inside view, yaitu melihat proyek dari sudut pandang rencana yang sedang kita buat, bukan dari realitas yang biasanya terjadi pada proyek serupa (Kahneman & Tversky, 1979).

Akibatnya, kita menghitung skenario ideal. Bukan skenario realistis.

Salah satu contoh paling terkenal adalah pembangunan Sydney Opera House.

Pada tahun 1957, proyek ini diperkirakan selesai dalam empat tahun dengan biaya sekitar tujuh juta dolar Australia.

Kenyataannya?

Selesai sepuluh tahun lebih lambat.

Biayanya melonjak menjadi lebih dari seratus juta dolar Australia.

Lebih dari empat belas kali estimasi awal.

Dan Sydney Opera House bukan pengecualian.

Peneliti megaproject Bent Flyvbjerg menemukan pola yang hampir identik di ribuan proyek infrastruktur di berbagai negara. Keterlambatan dan pembengkakan biaya bukan anomali. Justru merupakan pola yang berulang secara konsisten (Flyvbjerg, 2006).

Masa iya para insinyur terbaik dunia tidak bisa menghitung? Tentu bisa!

Nahhh… Masalahnya bukan kemampuan menghitung. Masalahnya adalah manusia terlalu optimis terhadap masa depannya sendiri.

Kita sering menganggap Planning Fallacy hanya terjadi pada proyek besar.

Padahal bentuknya jauh lebih dekat.

Seseorang berangkat ke bandara dengan keyakinan perjalanan hanya memakan waktu satu jam. Ia lupa menghitung kemacetan, antrean check-in, dan proses keamanan.

Orang tua berpikir mengajak anak kecil ke pusat perbelanjaan hanya membutuhkan tiga puluh menit. Dua jam kemudian mereka masih mencari toilet.

Mahasiswa yakin tugas bisa dikerjakan malam sebelum deadline.

Pukul dua pagi baru menyadari referensi belum lengkap.

Nah loh…!

Masalahnya bukan kita tidak tahu hambatan itu ada.

Masalahnya kita selalu menganggap hambatan itu akan terjadi pada orang lain. Bukan pada kita.

Planning Fallacy punya konsekuensi yang jauh lebih besar daripada sekadar deadline yang molor.

Dalam bisnis, estimasi yang terlalu optimis dapat menyebabkan investasi yang salah, proyek gagal, hingga kerugian miliaran rupiah.

Startup sering memprediksi pertumbuhan pengguna jauh lebih cepat daripada kenyataan.

Perusahaan memperkirakan implementasi teknologi baru hanya memerlukan enam bulan.

Transformasi organisasi dipresentasikan dengan timeline yang terlihat indah di PowerPoint.

Kemudian realitas muncul donkkk…

Karyawan harus belajar sistem baru.

Proses lama sulit ditinggalkan.

Ada resistensi.

Ada revisi.

Ada perubahan regulasi.

Dan timeline mulai bergeser.

Lalu bergeser lagi.

Kemudian bergeser lagi.

Sampai akhirnya semua orang lupa target awalnya.

Ini bagian yang menarik.

Secara logika, semakin banyak pengalaman, semakin baik estimasi kita.

Tapi penelitian menunjukkan manusia sering gagal belajar dari kesalahan estimasi sebelumnya (Buehler et al., 1994).

Kenapa?

Karena setiap proyek terasa unik.

Setiap proyek terasa spesial.

Setiap proyek punya alasan mengapa “kali ini akan berbeda.”

Otak kita sangat pandai menjelaskan kegagalan masa lalu sebagai kasus khusus.

Dan sangat pandai meyakinkan diri bahwa masa depan akan berjalan lebih baik.

Dengan kata lain, kita bukan hanya optimis.

Kita optimis secara kreatif.

Kahneman menawarkan solusi yang sangat sederhana namun sangat kuat.

Jangan bertanya:

“Berapa lama proyek ini akan selesai?”

Tanyakan:

“Proyek serupa sebelumnya biasanya berapa lama?”

Ini disebut outside view atau reference class forecasting.

Alih-alih melihat rencana di kepala, kita melihat data dunia nyata.

Alih-alih bertanya kepada optimisme, kita bertanya kepada sejarah.

Dan sejarah biasanya jauh lebih jujur.

Flyvbjerg menunjukkan bahwa pendekatan ini secara konsisten menghasilkan prediksi yang lebih akurat dibandingkan estimasi tradisional berbasis intuisi (Flyvbjerg, 2006).

Karena masa lalu memang tidak sempurna.

Tapi masa lalu tidak berbohong.

Setelah memahami Planning Fallacy, mungkin pertanyaan yang perlu kita ubah bukan:

“Apakah saya cukup disiplin?”

Bukan juga:

“Apakah tim saya cukup kompeten?”

Pertanyaan yang lebih berguna adalah:

“Apakah estimasi saya dibuat berdasarkan harapan atau berdasarkan bukti?” ini penting!!!

Karena sering kali masalah terbesar bukan muncul saat proyek berjalan.

Masalah terbesar sudah terjadi pada hari pertama. Saat kita memutuskan bahwa tiga hari pasti cukup. Padahal jauh di dalam hati, kita sebenarnya tahu jawabannya.

Tidak pernah sesederhana itu!!!

Dan mungkin itulah pelajaran terbesar dari Planning Fallacy. Manusia tidak hanya optimis terhadap masa depan. Kita terlalu optimis terhadap versi terbaik diri kita sendiri.

Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the planning fallacy: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. https://doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366

Flyvbjerg, B. (2006). From Nobel Prize to project management: Getting risks right. Project Management Journal, 37(3), 5–15. https://doi.org/10.1177/875697280603700302

Kahneman, D. (2011). Thinking, fast and slow. New York, NY: Farrar, Straus and Giroux.

Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). Intuitive prediction: Biases and corrective procedures. In S. Makridakis & S. C. Wheelwright (Eds.), TIMS Studies in the Management Sciences (Vol. 12, pp. 313–327). Amsterdam: North-Holland.

Originally published at https://www.linkedin.com.