非營利組織年報 Annual Report (上)

非營利組織年報 Annual Report (上)

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進入了地球公轉週期的最後十二分之一圈，對(全球)大多數非營利組織每年此刻，除了忙著(美國)感恩節西方基督徒耶誕節的募款高峰外，差不多該開始整理一整年下來的工作年成果報告，整裝預備進入下一年度的藍圖規劃和工作執行。因此想利用年底來談談 NGO/NPO 年報 Annual report。

本文將先以 Nonprofit marketing guide 出版的 “How to Create a Nonprofit Annual Report” (以下以《NPO 年報》代稱之)小書架構為主，介紹為何 NGO/NPO 需要製作年報、寫年報時要注意什麼事項、非營利組織的年報應包含哪些基本要素。如果「反應」良好(?)，就有動力繼續完成下篇部份，若預想中的讀者群對此課題依然興趣缺缺，那麼就只有這篇上集而已XD。

相較於股票公開上市的營利公司，年報雖不是非營利組織「法定的」工作義務，不見得每一個 NGO/NPO 都認為其有必要、會準時認真地製作公開年報。

在急忙進入年報撰寫的實質準備之後，或許應先思考此問題「*我的*非營利組織是否要定期對外界說明工作成果與進展？」如果 NPO/NGO 背後有一兩位大金主長期撐腰不必低聲下氣的籌募資源，不擔心組織治理的透明問責是否會影響其社會公信力與支持深廣，我賭這類 NGO/NPO 大可不必把時間腦力花費在年報一事(似乎不只年報，其活動工作也謝絕外人過問參與似的)。但如果沒有這個如果，那麼是否可推論「大多數的 NGO/NPO 都應該製作一份公開年報」的假設成立？好，既然 NGO/NPO 都應該製作一份公開年報，那麼我們不妨再具體地想想：

NPO/NGO 年報的讀者是誰？非營利組織要提供給所謂的讀者什麼樣的內容？

在思考問題的基礎之上，引領著 NGO/NPO 在動手撰寫年報之前興許該決定好：1.)打算如何利用此份年報？如接觸潛在支持者以募款、向意見領袖或政治人物推銷組織、與志工分享共同努力的果實、找尋志同的合作伙伴…….2.)年報最主要想傳達、讓讀者留下印象的一句話是？(What Is Your “Take Home” Message)。對這兩個問題若有了大致的想像，年報的輪廓也將乎之欲出。《NPO 年報》建議，年報要讓讀者「看得下去」，須改變傳統裹腳步的呆板寫法，謹記三大原則：簡短(keep it short)、親切(make it personal)、及時(be timely)。

組織年報的用途目的與主要傳達訊息有了腹案後，作年報這件事或許不再只是虛委蛇應的作業，開始有點佈局挑戰的樂趣。《NPO 年報》認為非營利組織年報必須具備以下五大成份：

1. 成果成就更甚活動數量

NGO/NPO 的支持者當然想從年報中一窺該組織一年來的工作狀況，但對出錢出力的者而言，重要的不只是聽到 NPO 做了什麼，而是如何做到、資源是否適當地配置應用、共同努力下達到什麼成就、這些短期成果又如何呼應非營利組織的長期終極使用？為示支持偶而捐過幾次款的支持者，他們畢竟不是投入相關議題倡議的全職工作人員，卻是這份年報想要觸及的讀者，因此 NGO/NPO 年報當然有其任務要幫助支持者可以快速地找到上述疑問的答案。換言之，非營利組織年報就是對外界快速展示該年度各項活動成果的滙總，所辦的活動所推的專案如何地支援組織宗旨與目標的推進。

記住，展現年度成果的最佳方式，就是質、量並重 — — 引用一些可計量的數字成績外，但更重要的是能讓讀者看到數字背後的故事，透過人事地等故事要件的組合，編織出打動人心的故事。

2. 讓人來講精采故事

前面提過寫年報最好能讓讀者產生如熟人在聊天的親切感而不是是皺眉聽政府首長/老公務員的施政報告，而要營造親切感最好的方法之一，就是透過活生生的真人來講述，把生冷的文字轉化成感情起伏轉折的故事。除了故事本身的生動外，由誰來講述往往會對故事有加法或減法的效果，而在 NGO/NPO的圈子裏，最好的說故事者除了組織內部的工作人員，方案服務的受惠者、長期的支持志工、合作的(商業)伙伴等等，都是可依故事情境與說服力來挑選的對象。

3. 財務報告

除了直板呆板、合乎一般會計處理原則作帳的長篇財務報告外，《NPO 年報》建議非營利組織的財報呈現不妨考量以下五種方式

• 一兩頁的簡版財報 Abbreviated Financial Statements ，用描述性的文字來取代正式冗長財報的各個規定項目(當然資訊仍然要正確精準)，讓一般讀者一目了解組織的資產負債、支出收益等狀況。
• 收支圓餅圖 Income and Expense Pie Charts : 用圓餅圖清楚地呈現各支出項目或收入來源的比例成份，就是簡單粗暴。
• 財務年度走勢 Income and Expenses over Time: 以直線走勢圖來呈現組織近幾年的財務情況，一目了然地看出組織收支的年度增減，但如果組織近年上下變動幅度過於突出明顯，也要想清楚如何向讀者/ 支持者說明為何會有此狀況，其理由是否會衝擊接下來的支持度。
• 財務目標 Financial Goals: 如果 NGO/NPO 該年度曾發起目標明確的募款行動，那麼可利用年報一角來向支持者報告此次募款行動的成果。
• 敍述解釋 Narrative Explanation: 提供文字說明，即便給出了一行不漏的財務報告或各類形形色色的視覺化圖表，NGO/NPO 最好還是作點文字敍述說明，掌握自身主動的詮釋權，避免讓讀者自己望圖補腦卻造成不當誤解。

4. 表達感謝

一年一次的年報除了呈現工作成果與組織財務報告外，也是一個對支持者表示感謝的好機會。有些組織會列出一整年的捐款人名冊，《NPO 年報》認為在有限的篇幅中這種類似榜單的作法並不實際，多試試其它作法，好好地表達對於支持者的感謝與其重要性。

5. 行動呼籲或請求支持

每一次介紹推銷組織，就是創造多增一位捐款者的機會。作大支持者基數，把單筆的捐款者變成定期的支持者，把每個月固定100 元的捐款提高成為200元…..，都是組織的發展部門在年度目標與具體作法之間不斷要處理的課題。非營利組織的年報發表就是一個重要的時機，每發送出一份年報就是創造這樣的機會，因此組織要好好利用此場合，清楚地告訴支持者：怎麼支持我們好讓工作可以做得更好，有什麼志工需求可以一起參與創造改變…….

《NPO 年報》小冊剩下的三分之二，則是簡單地分別介紹了新舊年報的格式呈現，所謂的新與舊/傳統與創新，除了內容敍述風格與重點的差異外，最主要還是媒介載體。在網路數位化社會，電子化多媒體的年報製作更為輕鬆寫意，而印刷精美的紙本年報雖然慢慢式微，但可能某些重要的金主受眾仍然吃這一套，而無法完全捨棄。因為這份部份的內容稍偏技術性的細節(例如版面安排)，故此不予贅述。

寫完本篇《NPO 年報》建議 NGO/NPO 編寫年報架構與風格後，(如果有)下集想找幾個國內外 NGO 年報來做點實際案例的探討比較(以證明有無聊的路人如我，真的有人會「認真」看 NPO 年報文件)。歡迎讀者推薦年報作得不錯的非營利組織~~

資訊圖表式的非營利組織年報圖片收集 by Nonprofit marketing guide

名信片式的非營利組織年報圖片收集 by Nonprofit marketing guide

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