Ako napísať mail zaneprázdnenej osobe a dostať odpoveď

Pôvodný článok tu…

Mám rád, keď dostanem dobre napísaný mail. Určite aj vy. Nikomu sa nechce čítať dlhý a nezaujímavý text, ktorý nemá hlavu ani pätu. Ako kvalitne napísať email zaneprázdnenej osobe a dostať odpoveď? Tu je mojich 10 tipov, ktoré som sa naučil.

1. Prejdite rovno k veci

Vždy keď o niečom píšete, začnite váš mail s krátkym vysvetlením o čom je váš email. Nezačínajte s typickou otázkou “Dobrý deň, ako sa máte?”. Pamätajte, píšete zaneprázdnenej osobe, nie svojmu kamarátovi. Viem, že je to ťažké, pretože nechceme byť neslušní. Ale viete, čo je ešte neslušnejšie? Okrádanie času niekoho iného len preto, aby si prečítal tieto zbytočnosti.

Napíšte jasné a stručné intro rovno k veci. Detaily tu nemajú čo hľadať. Ľudia si ich prečítajú len vtedy, ak ich zaujme téma.

Snažte sa nehovoriť veľa o sebe. Pridajte odkaz na svoj životopis alebo portfólio. Pomáha to a pôsobí dôveryhodne. Samozrejme obrázok vyššie je ilustračný a slúži na (pobavenie) poučenie.

2. Povedzte, čo chcete

Napíšte to, čo chcete. Nemyslím to tak, aby ste napísali hocičo. Ale aby ste vyjadrili, čo chcete dosiahnuť a prečo. Stručne. Potom choďte do detailov. Príjemca nevie čítať vaše myšlienky a nevie, čo chcete kým to nepoviete. Zaneprázdnení ľudia nemajú čas čítať medzi riadkami a veľmi ocenia ak budete písať rovno k veci.

Buďte priateľský a slušný. Ak píšete len tak a nič nechcete, napíšte to, ale nečakajte odpoveď.

3. Nesnažte sa hneď zabodovať

Existuje pár vecí, ktoré by ste si mohli priať dosiahnuť keď posielate email. Buď sa snažíte naviazať spojenie alebo chcete niečo konkrétne. Prejdite k veci. Stručne. Povedzte, čo chcete na začiatku. Je tu ale určité riziko.

Snažiť sa zabodovať na prvý krát je veľmi rizikové. Môže to zničiť vaše snaženie už od začiatku. Ak niečo chcete, najprv povedzte ČO a potom povedzte PREČO je to výhodné pre vás oboch. Samozrejme toto pravidlo neplatí zakaždým. Prehnane sa snažiť od začiatku nie je to isté ako povedať to, čo chcete narovinu. Zaneprázdnený ľudia sú väčšinou ochotní urobiť niečo bez toho, aby čakali, že im za to niečo dáte. Ale očakávajú dôvod PREČO by mali niečo pre vás urobiť.

4. Sprehľadnite váš mail

Neposielajte slohovú prácu podobnú Wikipédií. Wikipédia je výborný zdroj informácií, ktoré sa nikomu nechcú čítať. Vy píšete emaily na to, aby si ich ľudia ľahko prečítali. Používajte medzery, odseky a zarovnania. Väčšina mailov, na ktoré ľudia neodpovedajú sú hrozne formátované a tým pádom nečítateľné. Vaše šance, že dostanete odpoveď sa zvyšujú s prehľadnosťou textu, ktorý napíšete.

5. Očíslujte to

Ak máte viac otázok, očíslujte ich. Prehľadne tak rozdelíte text na viacero častí. Aj tento článok je podobne rozdelený.

Tento trik je jeden z najdôležitejších pre veľa ľudí. Nenúťte príjemcov formátovať vaše emaily. Uľahčite im to. Zvýšite tým šancu, že dostanete odpoveď na to, čo ste sa pýtali. Pýtať sa zrozumiteľné otázky je tiež dôležité.

Nemyslím si, že mail je zlý. Spôsob, akým píšeme je zlý. Ja sám denne dostávam a píšem niekoľko emailov.

6. Dostali ste môj mail?

Nepýtajte sa, či už osoba, ktorej ste písali dostala email. Pošlite ten istý mail znovu. Ja toto tiež robím. Ak ste nedostali odpoveď dlhšie ako týždeň, skopírujte ten istý mail a pošlite ho znovu. Nepridávajte do druhého mailu ďalšie veci alebo otázky, prečo vám neodpovedali. Poslanie toho istého mailu slúži ako pripomienka za ktorú vám budú vďačný pretože váš e-mail mohli jednoducho prehliadnuť.

Nie je to neslušné poslať ten istý mail viackrát (možete vylepšiť intro alebo predmet). Nepýtajte sa “Prečo ste mi neodpovedali?” alebo “Dostali ste môj email?”. Tieto otázky nikomu nepomáhajú. Iba zvyšujú tlak na príjemcu. Ten musí nájsť originálny email čo o dosť oneskorý odpoveď. Jednoducho pošlite taký istý alebo trocha upravený mail znovu.

7. Neposielajte zmluvy

Neposielajte maily s prílohami zmlúv o vašom novom tajnom projekte. Pamätajte, zaneprázdnení ľudia nesedia len tak znudení doma čakajúc na random tlačivá ktoré majú podpísať. Ak je vás projekt naozaj dôležitý, existujú iné spôsoby ako to dať vedieť.

8. Nepýtajte sa otázky na ďalšie otázky

Už len názov je mätúci. Email iba s otázkou, či sa na niečo môžem spýtať. Akú odpoveď asi čakáte? Pošlite rovno otázky ak chcete odpovede (a očíslujte ich, pozrite sa na bod 5).

Ak plánujete poslať 10 otázok, pošlite najprv 5 a ďalších 5 až po tom, čo dostanete odpoveď. Je dôležité pýtať sa k veci ale aj nezaťažiť príjemcu.

9. Vynechajte zbytočné fakty

Ak napíšete niečo ako “holistický prehľad na vysokej úrovni o možných synergických účinkoch využívajúcich špičkové technológie” mozog príjemcu bude mŕtvy ešte predtým, než vám stihne odpovedať.

10. Používajte GIFy a buďte zábavný

Nebudete veriť ako zábavný GIF obrázok pomôže. Všetko, čo ľudí rozosmeje je bonus.

Toto sú moje tipy a rady ako sa ja snažím písať maily ľuďom, ktorých považujem za zaneprázdnených. Email je tak dobrý ako spisovateľ, ktorý ho napísal. Problémy, ktoré máme s písaním mailov zapríčiňuje spôsob, akým ich píšeme a nie technológia.

Aj vy môžete písať lepšie emaily!

P.S.: Prosím berte tento článok s humorom.

Originálne publikované na akouspesne.sk 6. septembra 2017.