5 Errores que afectan el inventario y el flujo de efectivo de tu empresa

Muchas pymes cometen estos 5 errores en su almacén y en la mayoría de los casos, son la razón del caos en el activo más importante del negocio: el inventario de producto o de materia prima.

Como estratega de datos y con experiencia en la optimización de inventarios comparto 5 prácticas que están acabando con las empresas que tienen inventario.

Quick win: señales de alerta

Antes de continuar: si identificas al menos una de estas señales, tu empresa está perdiendo dinero en este momento.

1. Presencia de una capa de polvo en las cajas.
2. Incremento de las devoluciones o de las quejas por pedidos incorrectos.
3. Pérdida de ventas por producto agotado.
4. Inventario fantasma: existe en el sistema, pero no está en anaquel.

1. Registros manuales en archivos de Excel

Es el error más común y la causa principal del desabasto y el sobreinventario de productos. Esta práctica depende del humano para el registro de entradas y salidas, por lo que hay un margen de error altísimo.

Qué hacer para corregirlo

Implementar un ERP o un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) en la nube que centralice la información, agilice el conteo y registre con precisión quirúrgica las entradas y salidas.

En la mayoría de los casos es recomendable evitar aquellos software que no tienen capacidad de integrarse con otros sistemas.

2. Almacenamiento sin orden

Es frecuente que los productos o las materias primas se guarden en el almacén sin etiquetado o sin un criterio de ubicación: dicho de otra forma se guardan a criterio del personal. Esto dificulta el proceso de picking haciendo los tiempos de entrega más largos.

Qué hacer para corregirlo

Diseñar un layout del almacén donde se indique la ubicación de los productos, así como una convención de etiquetado de anaquel y de mercancía, de tal forma que sea más fácil de encontrar.

3. Conteo de inventario una vez al año

En este mes he tenido oportunidad de conversar con directores y dueños de negocio que recién hicieron su conteo de inventario y descubrieron que tenían un caos. Esta práctica es un error porque evita detectar errores o robos a tiempo, además de que los conteos son agotadores.

Qué hacer para corregirlo

Implementar un modelo de conteo de inventario de forma recurrente. Consiste en seleccionar de forma rotativa una muestra pequeña de productos para contarlos diaria o semanalmente. Este método permite detectar discrepancias o robos de forma oportuna.

4. Desconexión entre almacén, compras y ventas

Todo lo anterior crea una bomba de tiempo de cara al cliente cuando el equipo comercial no tiene el stock real de los productos disponibles y el personal de compras surte productos que ya tiene en exceso o viceversa.

Qué hacer para corregirlo

Implementar un software que gestione toda la cadena de valor, o por lo menos los puntos más críticos de la operación (punto 1). Esto evita los registros manuales en Excel, también ayuda a que el área de compras vea las existencias reales a medida que se venden.

5. Falta de análisis de rotación de productos

No saber qué productos tienen mayor o menor rotación o tendencias del mercado ocasiona sobreinventario de mercancía obsoleta o de baja rotación que ocupan espacio valioso en bodega.

Qué hacer para corregirlo

Algunas soluciones de ERP o WMS ya ofrecen funciones de análisis de inventarios. Si bien son mejores que no tenerlas, lo ideal es contar con un análisis personalizado con base en el contexto y necesidades del negocio.

Por ejemplo: una buena parte de los proyectos en Mathesys Lab tienen que ver con atender esta necesidad. No son soluciones genéricas, sino proyectos que analizan toda la cadena de valor, lo que brinda estimaciones más precisas y cercanas a la realidad del negocio.

El caso más reciente es una fábrica de ropa a la que le ahorramos $200k en materias primas, multas, retrabajos, horas extra y logística.

El take away

Con la ayuda de procesos definidos y tecnología es fácil minimizar el costoso impacto de un almacén mal gestionado. Aquellas organizaciones que tomen acciones en esa dirección sin duda tendrán una mayor ventaja competitiva. Algo que es crucial en un año de incertidumbre como este.

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