Kalıbının Adamı

Cep telefonu, cüzdan, anahtar.

Basit, sade, akılda kalıcı.

Evden çıkmadan önceki tekerlemem. Bu tekerleme beni “acaba bir şey unuttum mu?” stresinden her zaman kurtarır. Ne unutursam unutayım bunlar yanımdaysa çok da zorda kalmadan işlerimi hallederim.

Basit bir tekerleme beni zihnen konforlu bir yere taşıyor.

Bu konfora hayatımın tüm alanlarında nasıl ulaşırım? İş hayatımda beni yoran süreçleri nasıl sadeleştiririm?

Tekerlemeleri biraz daha iş yaşamına uyarlayalım: Şablonlar.

Bir süreci planlayıp uygularken her seferinde baştan planlama aşamasına dönmemek için “framework”ler kurmalıyız.

Şablonlar hayatımızı oldukça kolaylaştırır. Her seferinde yeniden plan yapmaktan, fazladan mesai harcamaktan kurtarır. İşi ilk yaparken oluşturduğunuz planı sistematiğe dökerseniz, tekrar eden gerçekleşmeler basit yönergeleri uygulamak haline gelir.

Verilen hizmet, satış süreçleri, kıymetlendirme, kurulum aşamaları hepsi için şablonlar oluşturulabilir. Dahası bu kalıplar aynı kategorideki farklı ürünlere uygulanıp, değişik görülen süreçleri de kolaylaştırırlar. Mesela, yönetim danışmanısınız. Birçok sektörden danışanınız olabilir. Her yeni işte baştan planlama yapmak yerine bir süreç haritası oluşturup, belli soru ve cevaplarla izlenecek yolu çıkarabilirsiniz.

Amerikalılar buna keep it simple stupid diyorlar. Basitleştirilmiş checklist maddeleri ile süreçleri idare etmek.

Her işi ben mi yapacağım?

İşinizi büyüttünüz, talebe karşılık vermekte zorlanıyorsunuz. Yeni istihdam gerekli. Yeni iş arkadaşınız tüm süreçlere sizin kadar hakim mi? İşi sizin kadar iyi yapabilecek mi? İsteklere tam olarak karşılık verebilecek mi? Onu ne kadar zamanda adapte edebilirim. Bunca emekle büyüttüğüm işimi, müşterimi nasıl başkasına emanet ederim? Sırf bu sebeple büyümeyi reddedip, kendi yetebildiği kadar iş yapan insanlar var.

İşte frameworklerin müthiş bir faydası daha. Bırakın tüm işi şablonlar yapsın. Koyun arkadaşın önüne işlem maddelerini, bunları sor, bunlara dikkat et, bunları yapmadan ilerleme. Süreci onun için de sizin için de en önemlisi işiniz için de kolaylaştırın.

Kurumsallaşmak için elzem bir basamak.

Kim başarılı?

İşinizde başarılı olduğunuz, yetersiz kaldığınız veya çalışanlarınızı değerlendirmek istediğinizde -ki başarının sürekliliği için muhakkak yapılması gereken işler bunlar- neye göre ölçü koyacaksınız?

Kime göre, neye göre başarılı?

KPI(Key Performance Index) yani başarı ölçülerini belirlerken bu şablonların ne kadar, nasıl verimlilikte uygulandığı, hangi basamaklarında hata yapıldığı veya iyileşmeye ihtiyaç duyulduğu sizin en büyük değerlendirme yardımcılarınız olacak.

Özetle şablonlar:

1. Tekrar eden süreçlerde her seferinde planlamayı ortadan kaldıracak.
2. Eksik kaldı mı endişesini yok edecek.
3. Aynı işi farklı kategorilerde uygulamaya yardım edecek.
4. Kurumsallaşmaya destek olacak.
5. Başarı değerlendirmesi yapmaya yarayacak.

Başa dönersek cep telefonu, cüzdan, anahtar benim evden çıkış şablonum, kalıbım. Ben bu kalıbın adamıyım. İşime de bu yöntemi uygulayıp hayatımı basitleştirmenin yolunu bulmaya çalışıyorum. Hepimize kolay gelsin.