Apa itu Arsiparis, Tugas, dan Berapa Besaran Gaji yang Didapatkan?

Photo by Gabrielle Henderson on Unsplash

Salah satu jenis pekerjaan yang sering diremehkan dalam dunia kerja mungkin adalah pekerjaan di bidang arsip. Pekerjaan ini sering dianggap mudah, karena hanya ‘tinggal’ mencari dokumen yang diperlukan saja. Selain itu, gengsi pekerjaan ini juga kurang menarik untuk generasi muda.

Pekerjaan ini dianggap akan lebih sering berhadapan dengan tumpukan kertas yang berdebu di ruangan yang cukup gelap. Lantas, benarkah pekerjaan di bidang arsip ini pantas untuk diremehkan? Jawabannya tentu saja tidak.

Pekerjaan di bidang arsip memegang peranan penting terlebih di tengah era ledakan informasi dan transformasi digital saat ini. Pekerja arsip memegang peranan penting dalam jantung data operasional sebuah organisasi atau perusahaan.

[embed]Apa itu Kerangka Kubus McCumber dalam Manajemen Data? Di tengah perkembangan teknologi yang terus meningkat, keamanan informasi menjadi salah satu fondasi utama bagi setiap…medium.com

Tanpa adanya peranan ini, sebuah perusahaan bisa mengalami kendala besar pada kelumpuhan operasional atau yang terkait dengan masalah hukum serius.

Jika penjelasan peran ini belum cukup untuk meyakinkan Anda bahwa pekerjaan di bidang arsip tidak pantas diremehkan, maka Anda perlu tahu bahwa pekerjaan di bidang ini mampu menarik minat pelamar tinggi pada formasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) di setiap tahunnya.

Instansi seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan berbagai kementerian terus membuka peluang besar bagi lulusan dari berbagai jurusan untuk mengisi posisi di bidang pekerjaan ini.

Nah, di dalam artikel ini admin akan menjelaskan lebih lengkap pekerjaan di bidang arsip, mulai dari tugas, besaran gaji yang didapatkan, dan peluang kerja. Penasaran? Simak baik-baik artikel ini ya!

Apa itu Arsiparis?

Perlu Anda ketahui bahwa pekerja di bidang arsip dapat disebut sebagai arsiparis. Arsiparis adalah tenaga profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Menurut International Council of Archives (ICA), definisi arsiparis menjadi jauh lebih kompleks.

Menurut organisasi internasional ini, arsiparis adalah individu yang memiliki keahlian khusus untuk mengumpulkan, mengelola, serta menyediakan akses jangka panjang terhadap arsip dan catatan penting.

Arsiparis jelas tidak sama dengan mereka yang bekerja sebagai penjaga ruangan berkas. Dapat dikatakan bahwa mereka adalah manajer informasi yang harus memastikan setiap dokumen penting, baik fisik maupun digital berada dalam kondisi baik.

[embed]Effective Management: Kunci Sukses Perencanaan SDM Berbasis Fungsi Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, kemampuan sebuah organisasi dalam mengelola sumber daya manusia (SDM)…medium.com

Memiliki life cycle yang terkelola dengan baik dan tersusun di dalam sistem yang rapi. Di era modern, profesi ini juga menuntut kemampuan adaptasi teknologi yang tinggi karena pergeseran format dokumen dari kertas ke bentuk digital.

Apa Saja Tugas Arsiparis?

Setelah mengetahui tentang apa itu arsiparis, kini saatnya untuk mengetahui apa saja tugas dari arsiparis. Berikut adalah rincian tugas utama yang diemban oleh seorang arsiparis profesional:

1. Mengelola dan Menyusun Sistem Kearsipan

Tugas pertama dari seorang arsiparis adalah mampu melakukan pengelolaan dan penyusunan data yang baik dalam sistem penyimpanan yang terstruktur. Hal ini bertujuan agar dokumen mudah ditemukan kembali dalam hitungan menit, bahkan detik.

Sistem ini bisa berdasarkan abjad, masalah, tanggal, atau nomor kode tertentu sesuai kebijakan instansi. Tanpa sistem klasifikasi yang baik, tumpukan dokumen hanya akan menjadi sampah yang membingungkan.

2. Melakukan Digitalisasi Arsip

Tugas arsiparis berikutnya adalah mampu melakukan digitalisasi arsip. Tugas wajib untuk dilaksanakan mengingat kebutuhan adaptasi bisnis dalam era industri 4.0. Arsiparis harus dapat mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang mudah untuk diakses dari mana saja dan kapan saja.

Tujuannya bukan hanya untuk efisiensi ruang penyimpanan, tetapi juga sebagai bentuk backup. Jika terjadi bencana fisik seperti kebakaran atau banjir yang merusak kertas, perusahaan masih memiliki salinan data yang aman di cloud atau server digital.

3. Merawat dan Melindungi Fisik Arsip

Tugas selanjutnya adalah dapat merawat dan melindungi dokumen arsip fisik, terutama dokumen penting seperti sertifikat tanah, kontrak kerja sama, atau dokumen sejarah tetap harus dijaga.

Arsiparis harus dapat memahami suhu ruangan, kelembapan, dan aspek lain sebagainya dari ruangan penyimpanan yang digunakan. Semua aspek harus dapat dipastikan aman agar dokumen yang disimpan tidak mengalami kerusakan fisik.

4. Memilah Arsip (Retensi Arsip)

Menjelang akhir, adalah arsiparis yang harus dapat memilah arsip dengan baik. Proses ini sangat diperlukan mengingat tidak semua dokumen harus disimpan selamanya. Arsiparis harus dapat memahami dokumen yang masih aktif, inaktif, atau statis.

Mereka harus bisa memutuskan dokumen mana yang sudah habis masa gunanya dan bisa dimusnahkan, serta dokumen mana yang bernilai guna sejarah atau hukum sehingga wajib disimpan permanen. Proses penyusutan arsip ini penting untuk menghemat biaya perawatan dan ruang penyimpanan.

5. Menyediakan Layanan Akses Informasi

Tugas terakhir dari arsiparis yang kita bahas di dalam artikel ini adalah mampu menyediakan layanan akses informasi yang baik. Layanan ini sangat dibutuhkan mengingat data arsip diperlukan oleh unit kerja lain maupun publik terlebih pemerintahan.

Besaran Gaji Arsiparis dan Faktor yang Memengaruhinya

Penghasilan di profesi ini cukup bervariasi dan kompetitif, bergantung pada sektor tempat Anda bekerja dan tingkat pengalaman yang dimiliki.

Sektor Swasta

Untuk tingkat pemula (entry level) atau staf dengan pengalaman di bawah satu tahun, gaji yang ditawarkan biasanya mengikuti Upah Minimum Regional (UMR) setempat hingga kisaran tertentu.

Rata-rata gaji arsiparis di perusahaan swasta berkisar antara Rp 2.000.000 hingga Rp 6.000.000. Angka ini bisa lebih tinggi di perusahaan multinasional, firma hukum besar, atau perusahaan minyak dan gas yang sangat menghargai keamanan data.

Sektor Pemerintahan (ASN/PNS)

Menjadi Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah incaran banyak lulusan jurusan kearsipan. Struktur gajinya lebih jelas dan stabil.

Pada tahun 2024, estimasi penghasilan (gaji pokok plus tunjangan kinerja) untuk posisi ini adalah:

• Arsiparis Terampil (Lulusan D3): Berkisar antara Rp 6.000.000 hingga Rp 7.000.000.
• Arsiparis Ahli Pertama (Lulusan S1): Berkisar antara Rp 7.000.000 hingga Rp 8.000.000.

Faktor yang memengaruhi besaran gaji ini meliputi:

• Lokasi Kerja: Bekerja di Jakarta tentu memiliki standar gaji berbeda dengan di daerah lain.
• Sertifikasi: Memiliki sertifikat kompetensi kearsipan bisa menjadi nilai tawar untuk gaji yang lebih tinggi.
• Keahlian Teknologi: Kemampuan mengoperasikan software manajemen arsip elektronik (Electronic Records Management System) seringkali dihargai lebih mahal.

Peluang Kerja Arsiparis

Prospek karier di bidang ini sangat cerah dan terbuka lebar. Kebutuhan akan pengelolaan informasi tidak akan pernah surut, justru semakin meningkat seiring kompleksitas data bisnis.

Di sektor pemerintahan, formasi arsiparis hampir selalu ada dalam seleksi CPNS setiap tahunnya. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai instansi pembina sering membuka puluhan formasi.

Tidak hanya ANRI, kementerian besar seperti Kementerian Keuangan, Kemendikbud, hingga pemerintah daerah juga membutuhkan tenaga ahli untuk merapikan administrasi negara.

Sementara di sektor swasta, industri perbankan, rumah sakit, firma hukum, dan perusahaan logistik adalah penyerap tenaga arsiparis terbesar. Mereka membutuhkan profesional yang bisa menjamin dokumen klien dan transaksi tersimpan rapi dan aman.

Selain itu, dengan tren transformasi digital, muncul peluang baru sebagai konsultan manajemen rekod atau spesialis digitalisasi arsip bagi perusahaan yang sedang beralih dari sistem manual ke sistem digital.

Pelatihan Digital Filing Bersertifikat BNSP Duta Training

Setelah membaca artikel tentang apa itu arsiparis lengkap, beberapa dari Anda mungkin tertarik dengan profesi ini. Jika iya, maka Anda bisa memulainya dengan meningkatkan salah satu kemampuan penting arsiparis di industri terbaru.

Kemampuan tersebut adalah digital filing. Anda bisa meningkatkan kemampuan ini melalui program pelatihan bersertifikat BNSP dari Duta Training. Di pelatihan ini, Anda atau divisi data arsip perusahaan Anda akan mempelajari banyak materi penting seperti:

• Kearsipan.
• Arsip dinamis.
• Arsip aktif.
• Arsip inaktif.
• Arsip vital.
• Arsip statis.
• Model records continuity pada sistem manajemen electronic filing.
• Electronic Imaging System.
• Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.

Untuk informasi lebih lanjut, bisa Anda dapatkan melalui tautan berikut ini: **Pelatihan Digital Filing BNSP.**

Kesimpulan

Inilah penjelasan lengkap tentang apa itu Arsiparis. Apabila Anda berminat untuk mendapatkan Pelatihan Digital Filing BNSP Duta Training atau program pelatihan lainnya, silakan hubungi nomor **WhatsApp Duta Training** langsung.