Bir iş, neden ona verilen süre kadar uzar?

Photo by Vitaly Gariev on Unsplash

Parkinson Yasası aslında sadece bireysel çalışma alışkanlıklarını anlatan bir ilke değil. 1955’te The Economist’te yayımlanan orijinal makalede, kurumların zaman içinde kendi kendine nasıl büyüdüğünü ve işin, çalışan sayısından bağımsız olarak nasıl genişlediğini açıklayan bir bürokrasi eleştirisi olarak ortaya çıkıyor.

Ama bu yasanın meşhur cümlelerinden — “Bir iş, tamamlanması için ayrılan süreyi dolduracak şekilde genişler.” — bireysel çalışma hayatımızda da o kadar karşılık buluyor ki, çoğu zaman kendimizi bu davranışın içinde yakalıyoruz.

Bu yüzden bu yazıda, Parkinson’un anlattığı devasa bürokratik yapıları değil; bu yasanın hepimizin günlük iş yaşamına nasıl sızdığını ve kendi deneyimlerimle nasıl anlam kazandığını konuşmak istedim.

İş ve Zaman Faktörü

Bir işi alırsın, kafanda bir süre belirlersin ya da sana biçilen iki haftalık bir sprint/süren vardır. Göreve bakar ve “Bunu üç günde çıkarırım.” dersin. O an görünmez bir kronometre başlar. Aslında kendine geniş bir alan tanımış olursun. Ve garip şekilde, ne kadar süre verdiysen o iş tam da o süreye yayılır.

Sonra sen de o süreye yayılmaya başlarsın. Ötelersin, ertelersin, beklerken başka şeylere dalarsın. Zaman akar gider… Bir bakmışsın, üç gün dediğin sürenin bitmesine bir gün kalmış. Ama iş aslında çoktan yapılabilir seviyededir — sadece o “an”ı bekliyordur. Bir anda gaza gelirsin ve beş saatte bitirirsin.

“Bir iş, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin tamamını kaplayacak şekilde genişler.”

Bence basit ama yerinde bir tespit. Dikkat edersen bu durumu iş yerinde, kendinde ve ekiplerinde gözlemleme ihtimalin olabilir.

Peki şimdi ne olacak? İş alırken süre vermeyelim mi? “Aldım, bitince getiririm.” mi diyelim?

Elbette hayır. Teslim tarihi işin doğasıdır. Asıl mesele şu: Bir göreve gereğinden fazla zaman verdiğimizde fark etmeden verimsizlik yaratıyoruz.

O halde soru şu: Bu etkiyi nasıl azaltacağız?

Gereğinden Fazla Zaman Vermenin Önüne Nasıl Geçerim?

Bir işin gereksiz yere uzamasının nedeni çoğu zaman dış etkenler değil; bizim ona yaklaşımımızdır. Kendimize fark etmeden geniş bir alan açtığımızda, iş de o alanı dolduracak bir şekle girer. “Üç günüm var.” dediğimiz anda zihnimiz o üç günü kullanmaya niyetlenir. Bu yüzden ilk adım, işi gözümüzde büyütmemek ve ona gereksiz bir zaman konforu tanımamaktır.

Devamında, fazla zaman verme alışkanlığını kırmamıza yardımcı olabilecek noktaları paylaşıyorum.

— İşi netleştirmek : Bir işi doğru tahmin etmenin yolu, o işin gerçekten ne istediğini anlamaktan geçer. Parametreler net değilse tahmin zaten hatalı çıkar. Bireysel ya da ekip işi fark etmez — gereken adımları net görmek en kritik nokta.

— Konfor alanını daraltmak: Kendine fazla geniş bir alan açtığında işin ritmi kayar. Bu yüzden iç disiplini devreye almak gerekiyor: “Bu iş gerçekten üç gün mü sürer, yoksa ben mi kendime üç gün bahşediyorum?”

— Baskı ile netlik arasındaki ince çizgi: Burası bireysel disiplin kadar liderlik anlayışının da etkilendiği bir alan. Lider açısından konu daha hassas. Süreleri doğru planlamak önemlidir ama ekibi sıkmak, her adımda ensede durmak (micromanagement) ters etki yaratır.

Meselenin özü baskı kurmak değil: Net bir çalışma çerçevesi oluşturmak.

• Gereksinimler net mi?
• Süreç tanımlı mı?
• Kimin ne yapacağı belli mi?

Bu soruların cevabı “evet” olduğunda ekipler zaten daha gerçekçi süreler verir.

— Kişisel etik ve iş disiplini: İş sadece süreçlerin değil, insanların doğasıyla da ilgili. Çerçeve kadar karakter de belirleyici. Kimi işi ötelemeyi alışkanlık haline getirir, kimi hızlıca bitirip temiz bırakmak ister. “Bu işi hızlı ve temiz bitirmek benim iş disiplinimin bir parçası.” diyebilen biri için Parkinson etkisi çok daha zayıftır.

— Agile ve Scrum Pratikleri Bu Noktada Neden İşe Yarıyor? Scrum, Parkinson’un bu sözünü kırmak için icat edilmedi ama yan etki olarak bunu gayet iyi yapıyor:

Sprint süreleri sabit, Story’ler parçalanmış, Teslimatlar sık, Genişlemeye fırsat kalmıyor. (Burada ki kilit nokta doğru zamanı vermediğin zaman bu iş pratikleri bile başarısız oluyor)

Ritim, işin gereksiz şekilde yayılmasını doğal olarak sınırlandırıyor.

— Bireysel Çözüm: Süreyi Doldurmak Yerine Kendini Ödüllendir

Belki de en basit ama en etkili yöntem şu: Verdiğin süreyi doldurmaya çalışmak yerine, işi doğru zamanda bitirip geri kalan zamanla kendini ödüllendirmek. (Hızlı bitirmek = acele etmek değil. Doğru zamanı verip işi doğru şekilde bitirmek. 😉)

Bu küçük tercih kişiye zaman kazandırır, motivasyonu artırır, işe yaklaşım şeklini değiştirir.

Bence asıl mesele zamanı yönetmek değil, kendimizi yönetmek.

Çünkü çoğu zaman uzayan işin sebebi dış koşullar değil — bizim işe nasıl yaklaştığımız, kültürün bizi nasıl şekillendirdiği ve kendimize açtığımız konfor alanı oluyor.

Bu yüzden çözüm, “daha çok zaman” değil; daha net bir çerçeve, daha sade bir süreç ve kendimize daha dürüst davranmak.

Metodolojiler, ritimler, sprintler bunları destekleyen araçlar… ama işin özü çok daha insani bir noktaya dayanıyor:

• Kendine fazla alan açtığında iş büyüyor.
• Sınır koyduğunda küçülüyor.
• Boş zamanı doldurmaya çalıştığında yoruluyorsun.
• İşi bitirip kendini ödüllendirdiğinde rahatlıyorsun.

Ve belki de en kritik fark burada ortaya çıkıyor: Sahiplenmek, dertlenmek ve gerçekten önemsemek, işi de kişiyi de değerli kılıyor.

Günün sonunda mesele şu: Zaman bizim rakibimiz değil; ona nasıl davrandığımızın bir yansıması. Ve gerçek dönüşüm, işi nasıl yaptığımızda değil — işe nasıl yaklaştığımızda başlıyor.

Orjinal makale: https://doc.cat-v.org/economics/parkinsons-law/the-economist-article.pdf