Odoo ERP untuk Studi Kasus Layanan Kesehatan : Eksplorasi Custom Modul Manajemen Pasien

Latar Belakang

Perkembangan informasi teknologi telah membawa perubahan signifikan dalam berbagai sektor, termasuk sektor layanan kesehatan. Rumah sakit dan klinik dituntut untuk memberikan pelayanan yang cepat, akurat, dan terintegrasi, seiring dengan meningkatnya jumlah pasien serta kompleksitas data medis yang harus dikelola. Pengelolaan data pasien secara manual atau menggunakan sistem yang terpisah sering kali menimbulkan berbagai permasalahan, seperti duplikasi data, kesalahan pencatatan, keterlambatan akses informasi, serta rendahnya efisiensi operasional.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu solusi yang banyak digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu sistem. Dalam konteks layanan kesehatan, ERP dapat membantu mengelola administrasi pasien, rekam medis, penjadwalan layanan, keuangan, hingga manajemen sumber daya manusia. Salah satu platform ERP open-source yang cukup populer dan fleksibel adalah Odoo ERP , yang menyediakan berbagai modul bawaan serta memungkinkan pengembangan modul kustom sesuai kebutuhan organisasi.

Meskipun Odoo telah menyediakan modul standar seperti Sales, Accounting, dan Human Resources, kebutuhan layanan kesehatan memiliki karakteristik khusus yang tidak sepenuhnya dapat dipenuhi oleh modul bawaan tersebut. Manajemen pasien, misalnya memerlukan fitur khusus seperti pencatatan data identitas pasien, riwayat kunjungan, diagnosa, tindakan medis, serta keterkaitan dengan dokter dan unit layanan. Oleh karena itu, pengembangan modul Manajemen Pasien menjadi penting agar sistem ERP dapat benar-benar mendukung proses bisnis layanan kesehatan secara optimal.

Berdasarkan hal tersebut, studi kasus ini fokus pada eksplorasi penggunaan Odoo ERP dalam sektor layanan kesehatan melalui pengembangan modul kustom Manajemen Pasien. Studi ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai bagaimana Odoo ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit atau klinik, sekaligus menunjukkan potensi informasi ERP open-source sebagai solusi sistem terintegrasi di bidang kesehatan.

Posisi Modul

Modul Manajemen Pasien ini adalah modul yang sangat penting di ERP rumah sakit. Modul ini terhubung dengan semua modul yang diperlukan dalam ERP rumah sakit. Modul ini terhubung dengan modul kustom Pendaftaran Pasien dan Janji Temu untuk menerima data pasien serta jadwal kunjungan dengan dokter, kemudian terhubung dengan modul inventoris untuk mengambil informasi obat dan layanan, serta terhubung ke modul kustom Hospital Payment untuk urusan pembayaran obat dan layanan.

Karena terhubung ke semua modul yang dipakai, modul ini memiliki semua informasi penting yang dibutuhkan dalam layanan rumah sakit. Ini memungkinkan baik petugas layanan kesehatan, dokter, apoteker, bahkan pasien bila diizinkan untuk memiliki akses ke tempat yang sama untuk melihat informasi yang diperlukan. Hal ini membuat data-data yang diperlukan cukup sekali disimpan dan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Pastinya ini menghemat waktu dan mengurangi resiko kesalahan pencatatan akibat pencatatan yang berulang.

Informasi yang diterima dalam modul ini bergantung pada informasi dari modul-modul lainnya. Modul Pendaftaran Pasien berfungsi untuk menyediakan data penting pasien seperti Nomor Rekam Medis Pasien (RMP) sebagai data primary, biodata pasien, golongan darah, riwayat alergi, serta asuransi yang dimiliki pasien. Modul Manajemen Pasien tidak akan berfungsi tanpa modul Pendaftaran Pasien karena tanpa modul Pendaftaran Pasien, maka tidak akan ada data pasien yang dapat diinput ke modul Manajemen Pasien.

Sementara Modul Janji Temu penting agar dokter dan petugas layanan rumah sakit dapat menyimpan riwayat kunjungan pasien. Apabila pasien melakukan kunjungan atau kontrol beberapa kali, maka dokter bisa dengan mudah tahu keberlanjutan kondisi pasien dan bisa memberikan keputusan untuk pasien lebih lanjut.

Jadi, pada dasarnya, dua modul diatas harus terisi terlebih dahulu agar modul Manajemen Pasien bisa digunakan. Sementara modul Inventoris dan Hospital Payment bisa dihubungkan setelah data pasien di modul Manajemen Pasien terisi.

Arsitektur Modul dalam ERP Rumah Sakit

Ini berisi gambar mengenai struktur dari modul-modul Odoo ERP yang digunakan.

Struktur modul

Struktur Modul

Modul manajemen Pasien memiliki satu submodul yaitu Informasi Data Pasien dengan lima bagian yang terdapat di dalamnya.

Bagian 1 : Biodata Pasien

Bagian Informasi Data Pasien pada modul Manajemen Pasien ini berfungsi sebagai media untuk menampilkan biodata pasien secara lengkap dan ringkas. Data yang ditampilkan pada halaman ini bersumber langsung dari modul kustom Pendaftaran Pasien, sehingga seluruh informasi yang muncul melalui proses input dan validasi pada tahap awal pendaftaran. Cukup memasukkan nomor RMP saja, maka data dari modul Pendaftaran Pasien akan terinput secara otomatis ke dalam bagian Biodata Pasien ini.

Halaman ini bersifat read-only , artinya pengguna tidak dapat melakukan perubahan data secara langsung dari modul Manajemen Pasien. Setiap field seperti Nama Pasien, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir, Alamat, Nomor Telepon, Golongan Darah, Alergi, Riwayat Penyakit, dan Asuransi hanya dapat dilihat tanpa opsi pengeditan. Kebijakan ini diterapkan untuk menjaga konsistensi dan integritas data pasien, serta mencegah terjadinya perbedaan data antara modul yang saling terhubung.

Perubahan atau pembaruan data pasien hanya dapat dilakukan melalui modul Pendaftaran Pasien, yang berperan sebagai sumber data utama (single source of truth). Dengan pendekatan ini, sistem memastikan bahwa setiap pembaruan data pasien dicatat secara terkendali dan tidak terjadi duplikasi atau inkonsistensi informasi di dalam sistem ERP.

Selain itu, penetapan sifat read-only pada modul ini juga mendukung aspek keamanan data medis, karena membatasi hak akses pengguna hanya pada fungsi yang relevan sesuai peran mereka. Modul Manajemen Pasien ditujukan untuk keperluan pemantauan dan referensi data pasien dalam proses pelayanan kesehatan lanjutan, tanpa mengganggu data administratif yang telah terdaftar sebelumnya.

Bagian 1 : Biodata Pasien.

Bagian 2 : Informasi Medis

Bagian Informasi Medis pada modul Manajemen Pasien digunakan untuk mencatat dan menampilkan data medis pasien yang berkaitan langsung dengan proses pemeriksaan dan pelayanan kesehatan. Berbeda dengan biodata pasien yang bersifat read-only, data pada bagian ini diinput, diperbarui, dan dikelola langsung melalui modul Manajemen Pasien, sehingga bersifat dinamis sesuai dengan hasil pemeriksaan medis terbaru.

Informasi yang dicatat pada bagian ini meliputi Dokter Penanggung Jawab, Keluhan Pasien, Diagnosa, serta Hasil Tes. Pengisian untuk Dokter Penanggung Jawab berupa dropdown yang hanya menampilkan yang tersedia. Jadi, apabila dokter tersebut sedang bertugas ke pasien lain atau tidak pada jadwal praktiknya, itu tidak akan tertampil di sini. Lalu Keluhan Pasien adalah catatan yang berisi semua keluhan dari pasien untuk kebutuhan diagnosa oleh dokter. Sementara diagnosa berisi hasil dari pemeriksaan oleh dokter. Hasil diagnosa yang tertulis harus memiliki standar internasional ICD-10. Terakhir, Hasil Tes adalah hasil yang dicatat dari tes lab, radiologi, operasi, dan lainnya yang dapat berupa teks atau file terlampir.

Data tersebut diisi oleh tenaga medis atau petugas yang berwenang setelah melakukan pemeriksaan terhadap pasien. Setiap entri mencerminkan kondisi medis pasien pada saat pelayanan berlangsung dan menjadi bagian dari dokumentasi rekam medis elektronik.

Pengelolaan Informasi Medis secara langsung di dalam modul ini memungkinkan sistem untuk mendukung alur pelayanan klinis secara lebih efektif. Dokter dapat mencatat hasil pemeriksaan tanpa harus dipindahkan modul, sementara data medis yang tersimpan dapat digunakan sebagai referensi pada kunjungan berikutnya maupun untuk kebutuhan pelaporan dan evaluasi layanan kesehatan.

Bagian 2 : Informasi Medis

Bagian 3 : Jadwal dan Janji Temu Pasien

Bagian Jadwal dan Janji Temu Pasien pada modul Manajemen Pasien berfungsi untuk menampilkan informasi terkait jadwal pemeriksaan dan janji temu pasien dengan tenaga medis. Data yang ditampilkan pada bagian ini bersumber langsung dari modul kustom Janji Temu Pasien , sehingga modul Manajemen Pasien hanya berperan sebagai media tampilan dan referensi informasi.

Informasi yang disajikan meliputi kode janji temu , identitas pasien , dokter yang menangani , tanggal pemeriksaan , serta jam pemeriksaan . Selain kode janji temu, seluruh data tersebut ditarik secara otomatis dari modul Janji Temu Pasien dan disesuaikan dengan pasien yang bersangkutan dengan cara memasukkan kode janji temunya.

Meskipun bagian ini sifatnya read-only, tapi disini juga ada fitur yaitu Tambahkan Baru/Quick App yang dimana jika diperlukan, dapat dibuat janji temu tambahan dengan informasinya dapat terisi dengan informasi yang telah dicatat sebelumnya dan cukup menambahkan jadwal temu berikutnya.

Bagian 3 : Jadwal dan Janji Temu Pasien.

Bagian 4 : Informasi Obat dan Layanan

Bagian Informasi Obat & Layanan pada modul Manajemen Pasien digunakan untuk menampilkan daftar obat dan layanan medis yang diberikan kepada pasien selama proses pelayanan kesehatan. Data yang ditampilkan pada bagian ini bersumber langsung dari modul Inventoris , yang berfungsi sebagai pusat pengelolaan data obat, layanan, stok, dan harga.

Informasi yang disajikan meliputi nama obat atau layanan , kode item , serta harga yang telah ditetapkan pada modul Inventoris. Dengan integrasi ini, setiap item yang dipilih pada modul Manajemen Pasien secara otomatis mengacu pada data inventaris yang sama, sehingga menjamin keseragaman data harga dan identitas obat di seluruh sistem.

Bagian ini memungkinkan pengguna untuk menambahkan atau menghapus daftar obat dan layanan sesuai dengan kebutuhan tindakan medis pasien. Namun, pengguna tidak dapat mengubah detail inti seperti nama obat, kode, dan harga, karena seluruh atribut tersebut dikendalikan sepenuhnya oleh modul Inventaris sebagai sumber data utama.

Apabila stok obat tidak mencukupi kebutuhan, maka akan muncul peringatan sehingga dapat dipilih beberapa alternatif obat lainnya. Stok juga selalu terperbarui secara real-time sehingga tidak terjadi masalah akibat permintaan obat dengan stok yang tersedia.

Untuk layanan, biaya disini mencakup layanan-layanan seperti pemeriksaan medis, tes medis, konsultasi, dan layanan lainnya dengan biaya yang sudah ditetapkan. Total biaya dari obat dan layanan ini selanjutnya akan dikirimkan ke modul lain yaitu modul Hospital Payment untuk proses pembayaran.

Bagian 4 : Informasi Obat dan Layanan

Bagian 5 : Konfirmasi Pembayaran Pasien

Bagian Info Pembayaran Pasien adalah bagian terakhir di submodul Informasi Data Pasien dari modul Manajemen Pasien yang digunakan untuk menampilkan informasi terkait status dan detail pembayaran atas layanan kesehatan yang diterima pasien. Data pada bagian ini bersumber langsung dari modul Pembayaran Rumah Sakit, yang berperan sebagai modul khusus untuk mengelola proses pengumpulan dan pembayaran pasien.

Informasi yang ditampilkan meliputi Nomor Pembayaran, Status Pembayaran, serta Opsi Pembayaran. Nomor Pembayaran berfungsi sebagai identitas transaksi pembayaran yang terhubung dengan data pasien dan layanan yang diberikan yang jika diinput akan memunculkan status dan opsi pembayaran. Status Pembayaran menunjukkan kondisi pembayaran saat ini, seperti belum lunas, sebagian lunas, atau lunas, sedangkan Opsi Pembayaran menggambarkan metode atau skema pembayaran yang digunakan, misalnya pembayaran tunai, non-tunai, maupun sistem termin.

Bagian ini bersifat read-only di dalam modul Manajemen Pasien, sehingga pengguna tidak dapat melakukan perubahan data pembayaran secara langsung. Seluruh proses konfirmasi, pencatatan, maupun pembaruan status pembayaran dilakukan melalui modul Hospital Payment sebagai sumber data utama. Pendekatan ini diterapkan untuk menjaga keakuratan data keuangan , meminimalkan risiko kesalahan pencatatan, serta memastikan izin yang jelas antara proses pelayanan medis dan proses keuangan.

Bagian 5 : Konfirmasi Pembayaran Pasien

Workflow Lengkap: Dari Pendaftaran hingga Pulang

Mari kita ikuti perjalanan seorang pasien melalui sistem untuk melihat bagaimana semua section bekerja bersama. Pasien datang ke loket pendaftaran, data RMP-nya dicari atau didaftarkan baru jika kunjungan pertama. Pasien kemudian menunggu giliran sesuai appointment atau nomor antrian.

Ketika dipanggil, perawat membuka form baru di Modul Manajemen Pasien dan menginput RMP. Biodata otomatis terisi di Section 1. Dokter melakukan pemeriksaan dan mencatat keluhan, diagnosis, dan order tes lab di Section 2. Section 3 menampilkan riwayat kunjungan pasien, membantu dokter melihat trend kondisi kesehatan.

Setelah diagnosis ditegakkan, dokter meresepkan obat dan mencatat layanan yang diberikan di Section 4. Sistem auto-calculate total biaya dan check ketersediaan stok obat. Jika pasien perlu kontrol ulang, dokter bisa langsung buat appointment berikutnya dari Section 3.

Data lengkap kemudian dikirim ke Modul Hospital Payment. Pasien ke kasir, proses pembayaran, dan status langsung update di Section 5. Apoteker melihat status sudah lunas, menyiapkan obat sesuai resep, dan menyerahkan ke pasien dengan instruksi penggunaan. Pasien pulang dengan lengkap: sudah diperiksa, dapat resep, bayar, dan bawa obat.

Seluruh proses ini tercatat rapi dalam sistem. Tidak ada form kertas yang bisa hilang, tidak ada data yang perlu dicopy-paste manual, dan semua pihak memiliki visibility real-time tentang status pasien. Ini adalah essence dari integrasi ERP — efisiensi, akurasi, dan transparency.

Manfaat Implementasi

Implementasi Modul Manajemen Pasien membawa transformasi signifikan dalam operasional rumah sakit seperti menghemat waktu, meningkatkan akurasi data, meningkatkan kepuasan pasien serta baik dokter, petugas layanan kesehatan, serta pasien juga menikmati kemudahan dari layanan ERP ini.

Tantangan

Tentu saja, implementasi tidak tanpa tantangan. Koordinasi tim menjadi isu pertama — ketika satu modul depend on modul lain, delay di satu tim berdampak ke tim lainnya. Solusinya adalah daily stand-up meeting untuk sync progress, parallel development dengan dummy data untuk testing, dan clear timeline dengan milestone yang jelas.

Data quality adalah tantangan berikutnya. Garbage in, garbage out — jika data di Pendaftaran Pasien tidak lengkap atau salah, semua modul downstream terpengaruh. Ini diatasi dengan aturan validasi yang ketat, required fields untuk data krusial, dan data cleansing sebelum go-live.

User adoption sering menjadi bottleneck terbesar. Staf yang terbiasa dengan sistempaper-based umumnya menolak perubahan. Pendekatan yang efektif adalah melibatkan user dari awal development, membuat interface yang intuitif dan user-friendly, pelatihan yang baik, desainsuper user di setiap departemen sebagai champion, dan implementasi secara gradual starting dari satu poli sebagai pilot.

Performa bisa menjadi isu dengan banyak data dan pengguna. Solusi teknis termasuk database indexing yang proper, caching untuk data yang jarang berubah, lazy loading untuk dataset besar, dan server upgrade jika diperlukan.

Kesimpulan

Modul Manajemen Pasien bukan sekadar form untuk input data medis tapi dia adalah integrasi yang menghubungkan seluruh proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. Lima bagian yang dirancang dengan cermat mengikuti alur kerja medis yang natural, dari biodata hingga pembayaran, semuanya terintegrasi seamlessly dengan modul lain dalam ekosistem ERP.

faktor kunci kesuksesannya adalah integrasi yang seamless antar modul, user experience yang intuitif, kualitas data yang terjaga, dan kolaborasi tim yang solid. Dengan foundation yang tepat, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan kualitas pelayanan, mengurangi medical error, dan pada akhirnya meningkatkan kepuasan pasien.

Ke depan, ada banyak ruang untuk pengembangan seperti mobile app untuk dokter yang memudahkan akses di mana saja, integrasi dengan API BPJS dan hal lainnya untuk automated claim processing, AI-powered diagnosis suggestion yang membantu dokter, integrasi telemedik untuk konsultasi jarak jauh, dan Portal pasien yang memungkinkan pasien akses rekam medis mereka sendiri.

Transformasi digital dalam layanan kesehatan bukan hanya tentang teknologi — ini tentang manusia, proses, dan teknologi yang bekerja bersama. Dengan komitmen dari semua stakeholder dan implementasi yang terencana dengan baik, sistem ERP dapat menjadi teknologi untuk layanan kesehatan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih aman.

Tentang Proyek: Artikel ini merupakan dokumentasi dari Tugas Akhir Dasar ERP — Studi Kasus Perusahaan Layanan Kesehatan

Tim Pengembang:

• Modul Pendaftaran Pasien & Janji Temu: Moh Viko Nur Huda
• Modul Manajemen Pasien: Weka Surajati Sudanta & Alghozi Azra
• Modul Inventory: Muhammad Mirza Shahbaz Zaydan
• Modul Hospital Payment: Muhammad Fajrul Falah

Link Tabel Integrasi :

https://www.canva.com/design/DAG6v72IWY8/_8_wLPmxUpwtjG9I6LVsaA/edit?utm_content=DAG6v72IWY8&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton

Artikel ini merupakan bagian dari Tugas Akhir mata kuliah Dasar ERP dengan studi kasus implementasi sistem untuk perusahaan layanan kesehatan. Ditulis oleh Alghozi Azra (24051214084), S1 Sistem Informasi, Universitas Negeri Surabaya.