不寫程式，用 Power Automate 建立自動化工作流程

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今年遇到新冠狀病毒的挑戰，各公司開始實施遠距辦公，而對以往的辦公模式產生影響，市場動態、客戶聯繫、團隊即時有效的回應性，都是遠距辦公的考驗。此時若客戶發生產品、合約等問題，由客服處輾轉匯報的層級化處理方式，顯然欠缺效率經濟。

接下來以兩個例子說明，利用 Power Automate 來掌握市場動態與即時反應客戶問題，實際解決費時與人力耗損的情境。

情境1：想掌握最新即時新聞，和同事分享？

過去，欲掌握當前最即時的新冠狀病毒的新聞，你必須不定時的到搜尋引擎，或去衛福部的網站查看，才能蒐集新資訊並分享給同事。現在若用 Power Automate 就能自動將知識推播到群組，不必手動分享。

0. 所以要如何自動化？就是搭配 RSS !

RSS（簡易資訊聚合）是什麼？

RSS 是一種訊息來源格式，提供給大家一個訂閱功能。舉例來說，你很喜歡看某家新聞網、部落格…等，你想在網站一發文就看到最新文章，就可訂閱它的 RSS。

p.s 現在 Office 365 有提供現成的 RSS 功能，無需另外下載軟體，能更快速的在雲端平台上使用 。

1. 開啟 Power Automate

Power Automate 主要是取代所有人工操作的步驟，並自動完成你的要求。以前的自動化流程是要透過工程師或是 IT 人員來撰寫程式才能達到這樣的目的。

圖片擷取自 Microsoft 365 官網

2. 建立自動化流程

點選「建立」後，設定流程的出發點開始進行觸發動作。

Power Automate 介面

3. 輸入「流程名稱」+「觸發程序」

輸入你的流程名稱（範例：即時新聞通知），並選擇 RSS 為觸發程序。

4. 設定你所訂閱的 RSS URL

以自由時報的即時新聞 RSS 為例 ：https://news.ltn.com.tw/rss/all.xml

注意：RSS 需要固定格式才能夠被訂閱成功（ XML 為較常見的檔案）

5. 將 RSS 發佈到 Teams 群組內分享

Post a message 就是當新聞發佈時，會自動傳到群組。

6. 如何設定內容？ Power Automate 都幫你預設好了

選擇傳送資訊的「 小組 」並點選「 Link 」，設定你所想要呈現的「主題」和「目標」，並客製化發佈到群組裡的訊息格式。

訊息處除了手動打字外，更支援 HTML 格式

7. 「儲存」，即完成即時新聞的自動化流程

資訊將會在被觸發時，自動傳送到你所設定的 Teams 群組與同事分享。

情境2：當客戶有疑問時，如何有效聯繫所負責的技術經理，即時解決客戶問題？

遠距辦公的挑戰在於客戶、客服及你的三面關係。客戶只能藉由反應客服間接地聯繫你，你無法得到最直接的第一手資料，且資料的輾轉過程必然出現資訊遺漏的問題。

若利用 Forms 先讓客戶寫下問題點，再用 Power Automate 與搭配SharePoint / Teams 就能幫你優化工作流程，即時反應客戶問題。

在開始之前，先簡單說明 Forms 和 SharePoint 是什麼

Forms 是什麼？

Forms 是一個建立問卷和調查表的生產力工具，會將所得到的結果內建分析製作成圖表。你可以在建立後，邀請內外部成員回應，蒐集到的資料也可以輕鬆匯出到 Excel。

SharePoint 是什麼？

SharePoint 是一個促進團隊合作（如：專案團隊、部門…等）的動態生產力網站。團隊可以共用檔案、資料等資源，自訂網站來簡化小組的工作。

0. 開啟「Forms」，製作客戶表單

圖片擷取自 Office 365 官網

設定一份符合客戶需求格式的表單，並共用給你的客戶

範例格式：姓名、公司/職稱、聯絡電話、email、遇到的問題

1. 開啟 SharePoint ，設定網站名稱

2. 建立你的清單

3. 設定符合你客戶的需求欄位，建議與 Forms 相同

4. 開啟 Power Automate 功能

輸入你的流程名稱（範例：不用寫程式，用 Power Automate 優化工作流程），並選擇 Microsoft Forms 為觸發程序。

5. 讓 Forms 在收到新回應時被觸發

6. 將 Forms 連接到 SharePoint ，並「建立項目」

當客戶提交回應時，你能夠馬上在 SharePoint 中看到完整的客戶的問題。

左側是你在 SharePoint 中所設定的欄位名稱，右側則為你在 Forms 所設定的欄位項目

7. 將 Forms 發佈到 Teams 和群組分享

選擇傳送資訊的「 小組 」，並客製化發佈到群組裡的訊息格式。

當客戶提交回應時，資料會自動發到群組，讓你與團隊即時掌握客戶問題

總結

現在你可以更專注在工作上，讓 Power Automate 簡化重複性的工作，省去人工，提高生產力！

希望這篇文章能夠幫助到大家，歡迎指教！