17 Unternehmenskennzahlen auf Knopfdruck: Wie ein Fleischgroßhändler seine Zahlen vollautomatisch erfasst

Wie hoch war der Cashflow im letzten Monat? Wie viele offene Posten stehen gerade aus? Und wie lange dauert es aktuell, eine offene Stelle zu besetzen?

Drei Fragen, die jeder Geschäftsführer beantworten können sollte. In den meisten Betrieben beginnt mit jeder dieser Fragen aber eine kleine Suche: eine Zahl steckt im ERP System, eine in einer Projektübersicht, eine im Kopf eines Mitarbeiters. Die Daten existieren, liegen aber nicht übersichtlich an einem Ort.

Genau das war die Ausgangslage bei der Vital GmbH & Co. KG, einem Fleischgroßhändler aus Deutschland. In diesem Artikel zeige ich, wie dort mittlerweile 17 Unternehmenskennzahlen vollautomatisch erfasst und in einem zentralen Dashboard angezeigt werden.

Die Ausgangslage

Das Problem bei Vital war nicht, dass die Daten gefehlt haben. Im Gegenteil: Das ERP System des Betriebs sammelt laufend Zahlen zu Finanzen und Aufträgen. Dazu kommen Monday.com Boards, in denen operative Abläufe dokumentiert werden und Werbekonten.

Das Problem war, dass diese Daten nirgendwo zusammenliefen. Wer den Zustand des Unternehmens beurteilen wollte, musste sich die Antworten aus mehreren Systemen zusammensuchen. Ein Gesamtbild auf einen Blick gab es nicht.

Dieser Zustand ist kein Einzelfall. Ich spreche regelmäßig mit Geschäftsführern, und ein Satz fällt dabei immer wieder in Varianten: „Die Daten sind eigentlich vorhanden, es geht nur darum, sie zusammenzuführen.”

Die Lösung

Für Vital habe ich ein zentrales KPI Dashboard gebaut. Das Grundprinzip einfach erklärt:

Automatisierungen holen die Daten dort ab, wo sie entstehen und schreiben sie dann in ein zentrales Board.

Konkret sieht das so aus:

• Die Datenquellen: das ERP System des Betriebs, die bestehenden Monday.com Boards und Werbekonten. Es wurde also kein neues System eingeführt, in das Mitarbeiter Zahlen eintippen müssen. Die Daten kommen von dort, wo sie ohnehin schon anfallen.
• Die Verbindung: Automatisierungen, gebaut mit Make.com, lesen die Daten aus den Quellen aus, verarbeiten sie und lassen sie in das Dashboard fließen.
• Der Zeitabstand: Jede Kennzahl wird in dem Zeitabstand aktualisiert, der für sie sinnvoll ist, von täglich bis jährlich. Das Umsatzwachstum im Jahresvergleich muss nicht täglich aktualisiert werden. Offene Posten hingegen schon eher.

Welche Kennzahlen das Dashboard zeigt

Die Auswahl der Kennzahlen deckt das ganze Unternehmen ab. Hier die komplette Liste, gruppiert nach Bereich:

Finanzen

• Cashflow monatlich
• Geschäftsergebnis
• Offene Posten gesamt
• Veränderung Offene Posten
• Mahngebühren auf Eingangsrechnungen

Vertrieb & Marketing

• Anzahl neue A-Leads
• Conversion-Rate Lead → Kunde
• Time Lead-to-Contact
• Cost per Lead (CpL)
• ROAS (Return on Ad Spend)
• Umsatzanteil je Rabattstufe

Personal

• Krankheitstage
• Genommener Urlaub
• Time to Hire
• Bestandene Probezeiten
• Kündigungen im aktuellen Quartal

Betrieb

• Fahrzeugverfügbarkeit

Interessant daran: Viele Betriebe denken bei „Kennzahlen” nur an Umsatz und Gewinn. Aber eine Zahl wie Time Lead-to-Contact, also wie schnell auf eine neue Anfrage reagiert wird oder Time to Hire sagt früher etwas über die Zukunft des Unternehmens aus als die Bilanz, denn die Bilanz zeigt, was passiert ist, während diese Zahlen zeigen, was gerade passiert.

Was so ein Dashboard im Alltag verändert

Ein paar Effekte, die vollautomatisch erfasste Kennzahlen mit sich bringen:

1. Entscheidungen basieren auf aktuellen Zahlen statt auf Gefühl
2. Probleme können gelöst werden, bevor sie teuer werden
3. Keine Fehler durch händische Erfassung der Kennzahlen
4. Die Zeit fürs Zusammensuchen fällt weg

Drei Erkenntnisse, die sich auf jeden Betrieb übertragen lassen

1. Die Daten sind fast immer schon da. Die meisten Betriebe müssen keine neuen Daten sammeln, um ein Kennzahlen Dashboard zu bekommen. ERP, Projektmanagement Tool, Buchhaltung… die Zahlen gibt es schon. Es fehlt nur die automatisierte Verbindung dazwischen.

2. Nicht jede Kennzahl braucht denselben Zeitabstand. Ein häufiger Fehler ist, alles täglich zu messen… oder alles nur einmal im Jahr. Sinnvoller ist es, sich pro Kennzahl zu fragen: Wie schnell würde ich auf eine Veränderung reagieren wollen?

3. Automatisierung heißt nicht: neues System. Der größte Widerstand gegen solche Projekte kommt oft aus der Sorge, dass man wieder ein neues Tool braucht. Bei Vital war das Gegenteil der Fall: Die bestehenden Systeme bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung arbeitet im Hintergrund und verbindet, was schon vorhanden ist.

Fazit

Ein Unternehmen zu führen, ohne die eigenen Kennzahlen aktuell zu sehen, ist wie Autofahren mit beschlagener Windschutzscheibe. Es geht, aber man reagiert zu spät auf alles.

Die gute Nachricht: Der Weg zum eigenen Dashboard ist kürzer, als die meisten denken. Die Daten existieren schon. Sie müssen nur zusammengeführt werden… und das lässt sich, wie das Beispiel Vital zeigt, zu 100 % automatisieren.

Ich bin Leo Uggowitzer, Automatisierungs Freelancer aus Graz und Make.com zertifizierter Experte.

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