Como montar uma análise de BID no Excel: do zero à recomendação automática

Todo processo de cotação termina com a mesma pergunta: qual fornecedor aprovar? A análise de BID bem estruturada elimina a subjetividade, documenta a decisão e gera a recomendação automaticamente — sem depender de feeling ou memória.

O que é uma análise de BID

BID é o processo de coleta e comparação de propostas de múltiplos fornecedores para um mesmo item ou serviço. O objetivo é identificar a melhor relação custo-benefício com base em critérios objetivos — não apenas no menor preço.

Estrutura mínima de uma planilha de BID

Uma planilha de BID eficiente precisa de cinco blocos:

— Cabeçalho com número da cotação, objeto, responsável e data — Tabela de itens com descrição, quantidade e unidade de medida — Colunas de preço unitário e total para cada fornecedor — Linha de totais com soma automática por fornecedor — Bloco de análise com menor preço, desvio e recomendação

Como identificar o menor preço automaticamente

Use a função MIN() para identificar a proposta mais competitiva:

=MIN(total_forn1, total_forn2, total_forn3)

Para calcular o desvio de cada proposta em relação ao menor preço:

=IFERROR((total_fornecedor - MIN(todos_totais)) / MIN(todos_totais), 0)

Esse desvio em percentual mostra exatamente o quanto cada fornecedor está acima do mais barato — dado essencial para negociação.

Como gerar a recomendação automaticamente

Use a função IF() para gerar a recomendação de aprovação:

=IF(total_forn1 = MIN(total_forn1, total_forn2, total_forn3), "⭐ APROVADO", "Revisar")

O fornecedor com o menor total recebe automaticamente a recomendação de aprovação.

Além do preço: critérios qualitativos

Preço é o critério principal, mas não o único. Antes de finalizar o BID, valide prazo de entrega, condições de pagamento, histórico de qualidade e capacidade de atendimento. Um fornecedor 5% mais caro com prazo garantido pode ser melhor escolha que o mais barato com risco de atraso.

Documentação e compliance

Guarde o arquivo de BID com os e-mails das propostas. Em empresas com auditoria interna ou ISO, a rastreabilidade da decisão de compra é obrigatória — o BID é a evidência.

Se quiser ter essa planilha de BID já montada e funcionando, com análise automática para até 10 itens e 3 fornecedores simultâneos:

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