Vendor Performance Evaluation

Pernahkah merasa kecewa dengan vendor atau pemasok yang awalnya penuh janji seperti company profile yang keren, quotation yang menarik, bahkan mungkin ditambah dengan after sales yang sangat menggugah. Namun, beberapa bulan kemudian, performa vendor tidak sememukai yang ditawarkan. Seperti pengiriman produk yang terlambat, komunikasi yang sulit, layanan purna jual yang kurang, atau kualitas yang tidak sesuai harapan.

Lalu, tiba saatnya untuk “vendor performance evaluation”. Tim pengadaan mengisi spreadsheet dengan data-data, menetapkan skor, mungkin mengirim beberapa email ke vendor yang berkinerja buruk, dan tidak ada perubahan. Ini seperti mengisi tick box, bukan benar-benar memeriksa. Tapi, bagaimana jika vendor performance evaluation bisa lebih dari sekedar mengisi spreadsheet? Bagaimana jika merubahnya menjadi alat yang mampu membuat hubungan antara kedua perusahaan lebih baik?

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Key Performance Indicators (KPIs) for Vendor Performance

• Kualitas (Quality): Apakah mereka mengirimkan produk sesuai dengan standar yang dibutuhkan? Bisa menjadi kualitas produk, kualitas layanan, keakuratan data atau dokumen penagihan (invoice). Alih-alih hanya fokus pada “tingkat defect” pikirkan apakah pekerjaan mereka konsisten memenuhi harapan?
• Ketepatan Waktu (Delivery): Apakah mereka memenuhi jadwal yang telah ditentukan? responsif jika ada pertanyaan? ini bukan hanya tentang mencentang kotak di jadwal kedatangan barang. Ini tentang keandalan dan komunikasi proaktif. Alih-alih hanya berfokus pada “persentase pengiriman tepat waktu,” pikirkan apakah vendor dapat diandalkan untuk mengirimkan jika ada kasus darurat, dan responsif jika terjadi hambatan?
• Biaya & Efisiensi: Apakah harga yang ditawarkan vendor sebanding dengan kualitas dan layanan yang diberikan? Jangan terpaku pada harga awal, apakah ada biaya tersembunyi atau ketidakefisienan yang meningkatkan pengeluaran dalam jangka panjang? Sejauh mana vendor membantu perusahaan menghemat biaya melalui solusi yang lebih efisien? Alih-alih hanya melihat harga termurah, pertimbangkan apakah biaya yang dikeluarkan benar-benar memberikan nilai bagi perusahaan, tanpa mengorbankan kualitas dan keandalan?
• Legalitas & Kepatuhan: Apakah vendor memenuhi seluruh persyaratan hukum, perizinan, dan regulasi yang berlaku? Apakah mereka memiliki dokumen legal yang valid, seperti izin usaha, sertifikasi, serta kepatuhan terhadap standar industri? Selain itu, sejauh mana vendor mematuhi ketentuan kontraktual dan kebijakan perusahaan? Alih-alih hanya memeriksa kelengkapan dokumen, pertimbangkan apakah vendor memiliki rekam jejak kepatuhan yang baik, serta bersedia berkolaborasi dalam memastikan transparansi hukum dan mitigasi risiko hukum bagi perusahaan?
• Eskalasi & Penanganan Isu: Sejauh mana vendor memiliki mekanisme eskalasi yang jelas dalam menangani permasalahan? Apakah mereka menyediakan PIC yang selalu tersedia untuk respons cepat? Bagaimana sistem penanganan keluhan diimplementasi untuk memastikan penyelesaian yang efektif? Selain itu, apakah alur eskalasi sudah terdokumentasi dengan baik dan dapat diterapkan secara konsisten? Alih-alih hanya bereaksi terhadap masalah, pertimbangkan apakah vendor memiliki sistem eskalasi yang proaktif, transparan, dan mampu memitigasi risiko sebelum berdampak pada operasional perusahaan?

Contoh Perhitungan KPI dalam Evaluasi Vendor

1. On-Time Delivery (OTD) Rate

Definisi: Mengukur persentase pesanan yang dikirim tepat waktu atau lebih awal dari tanggal pengiriman yang dijanjikan.

Formula: OTD = (Jumlah Pengiriman Tepat Waktu/Jumlah Pengiriman Total) × 100%

Contoh: Misalkan ada 100 pengiriman yang dilakukan oleh vendor. Dari 100 pengiriman tersebut, 92 pengiriman dilakukan tepat waktu. Maka, Tingkat OTD adalah: OTD = (92/100) x 100% = 92%

2. Quality Acceptance Rate (QAR)

Definisi: Mengukur persentase produk atau layanan yang diterima dengan memenuhi standar kualitas yang ditentukan.

Formula: QAR = (Jumlah Pengiriman yang Diterima/Jumlah Pengiriman Total) x 100%

Contoh: Misalkan dari 100 pengiriman, 97 pengiriman diterima tanpa defect (sesuai kualitas yang ditetapkan). Maka, QAR adalah: QAR =(97/100) x100% = 97%

Photo by Daniel Chen on Unsplash

Studi Kasus: Manajemen Kinerja Vendor oleh John Deere

John Deere mengelola risiko dalam rantai pasokannya dengan menggunakan alat pemantauan kinerja pemasok yang memungkinkan pemantauan proaktif terhadap 750 hingga 1.000 vendor yang dimiliki. Sistem yang digunakan berbasis web dan mengumpulkan data berupa pertanyaan sebanyak dua kali setahun untuk memproyeksikan kondisi pasokan hingga 18 bulan ke depan. Tujuan utama pemantauan kinerja pemasok pada John Deere adalah untuk menilai risiko kapasitas pemasok, potensi gangguan pasokan, serta ketergantungan pada vendor tier-2 dan tier-3. Dengan sistem produksi just-in-time dan inventaris yang minim, pemantauan yang lebih dalam ini menjadi strategi kunci bagi John Deere dalam mengelola kompleksitas rantai pasok. Jika ditemukan kendala kapasitas, John Deere segera merancang rencana mitigasi risiko.

Pada tahun 2012, sistem ini semakin diperkuat dengan modul kepatuhan, termasuk kode etik pemasok dan audit risiko, terutama terkait penggunaan bahan terbatas seperti mineral konflik. Untuk memastikan efektivitasnya, John Deere melakukan dialog langsung di tingkat eksekutif dengan pemasok kritis mereka. Pendekatan ini menunjukkan pentingnya manajemen risiko yang proaktif dan mendalam dalam rantai pasok untuk menghindari gangguan bisnis yang tidak terduga.

Key Takeaways untuk Perusahaan dan Praktisi

• Manajemen Risiko yang Proaktif: Perusahaan perlu memantau tidak hanya pemasok langsung (tier-1) tetapi juga pemasok tier-2 dan tier-3 guna mengidentifikasi potensi gangguan pasokan lebih awal.
• Data-Driven Decision Making: Penggunaan sistem berbasis web untuk mengumpulkan data dan menghasilkan laporan berkala memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
• Kolaborasi dengan Pemasok: Membangun komunikasi dan kerja sama erat dengan pemasok kunci melalui diskusi dapat meningkatkan ketahanan rantai pasok dan perencanaan keberlanjutan bisnis.

Sumber:

• O’Brien, J. (2014). Supplier Relationship Management: Unlocking the Hidden Value in Your Supply Base. Philadelphia: Kogan Page Limited.
• Simhan, N, Schoenherr, T and Sandor, J (2013). Profiles in Supply Management. Supply Chain Management Review, 10–13.