Odoo 16 — Setup Hak Akses (Modul E-Commerce)

ittelkompurwokerto #kemendikbudristek #studiindependenbersertifikat #kampusmerdeka #magangmerdeka #erp #odoo #odooindonesia #Odoo #OdooIndonesia #PTCtechERPIndonesia #EnterpriseResourcesPlanning #sisteminformasiintegrasi #totalintegratedsolution #businessdigitaltransformer #crm #sales #accounting #manufacturing #inventory #purchase #teknikindustri #teknikinformatika #ilmukomputer #manajemen #sisteminformasi #akuntansi #akuntansikeuangan #teknikkomputer #useraccess

Halo semuanya, pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan mengenai setup hak akses pada modul ecommerce. Untuk penjelasannya sebagai berikut :

Odoo

Odoo dikenal sebagai OpenERP, adalah perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Software ini sangat lengkap open source atau open source. Oddo menawarkan berbagai modul bisnis terintegrasi termasuk Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), E-Commerce, Akuntansi, Penagihan, Manajemen Inventaris, Manajemen Proyek, Manajemen Gudang, Manajemen Keuangan, Manufaktur, dan Pembelian. Semua modul ini dimaksudkan untuk berkomunikasi dan bertukar informasi satu sama lain secara efisien dan lancar.

Hak Akses / Security Matrix

Security matrix adalah fitur untuk melihat rolenya sebuah akun/user apakah bisa Create, Read, Update, Delete, atau cuma bisa buat dokumen saja pada bagian tertentu yang dikehendaki oleh admin. Dimana kita juga bisa mengubah ketentuan yang ada atau disesuaikan dengan kebutuhan sebuah perusahaan.

Fungsi dari security matrix adalah mempelajari berbagai konsep, prinsip dan standar untuk merancang dan mengimplementasikan aplikasi, sistem operasi, dan sistem yang aman. Manfaat dari security matrix antara lain Mengatur akses menu, tab, field, button, dll berdasarkan group, mengatur akses model sampai tingkat CRUD (Create, Read, Update, Delete), serta mengatur akses record atau data suatu model berdasarkan group atau user.

Fitur security pada Odoo dibagi menjadi 2, yaitu Access Right dan Record Rules. Kedua fitur ini sangat bermanfaat dan saling melengkapi untuk bisa menghasilkan point-point diatas. Sebuah groups memiliki keterkaitan terhadap 2 hal ini. Kita bisa menentukan access right dan record rules yang kemudian kita ‘pasangkan’ dengan group lalu dari grup baru ke usernya. Jika kita tidak mendefinisikan group pada access right dan record rules, maka kedua hal ini berlaku kepada semua user.

Modul eCommerce Website

Modul Ecommerce merupakan modul yang memungkinkan pengguna Odoo untuk membuat suatu website yang memungkinkan mereka menjual katalog mereka secara online. Modul ini terintegrasi dengan modul Sales, Inventory, dan Accounting untuk memudahkan proses transaksi. Ketika melakukan instalasi modul ini, modul Website juga akan terinstall. Hal ini disebabkan karena untuk mengakses modul Ecommerce, kita perlu mengakses modul Website terlebih dahulu. Modul Ecommerce terintegrasi di modul website dan akan diakses ketika seseorang membuka website tersebut dan melakukan pembelian.

Untuk lebih mendalami mengenai Hak Akses / Security Matrix pada modul eCommerce website ini, Mentee diberikan tugas membuat skenario untuk pembuatan Account User yang harus di setting aksesnya. Berikut ini merupakan hasil dari penjelasan terhadap beberapa aspek :

• Skenario

Salsabila merupakan seorang Karyawan yang bekerja pada PT. JKL, Salsabila memiliki Jobdesk yang sering berhubungan dengan merencanakan, mengarahkan, atau mengkoordinasikan kebijakan dalam divisi website. Pada PT. JKL terdapat 4 karyawan lain yang memiliki jobdesk masing-masing. Seperti Putri yang memiliki jobdesk mengedit tampilan dari website. Sementara itu, Nabila memiliki jobdesk untuk mendata barang, sedangkan Nindy dan Aniq memiliki jobdesk untuk menawarkan ke pihak pembeli.

Identifikasi skenario dari jobdesk dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Jabatan

• Tampilan Security Matrix

C = Create

R = Read

U = Update/Approval

D = Delete

Security Matrix

• Import User

Import user adalah proses untuk mengimpor data pengguna dari sumber eksternal ke dalam sistem Odoo. Dalam proses import user, data pengguna (seperti nama, login, password) diimpor ke dalam sistem Odoo dari sumber eksternal seperti file CSV atau Excel. Setelah data diimpor, pengguna baru dapat ditambahkan ke sistem dan dapat diberikan akses sesuai dengan peran mereka.

Berikut ini merupakan tabel yang berisikan data untuk di import pada sistem Odoo

Data akun user

Langkah-langkah yang dapat digunakan untuk melakukan import user sebagai berikut ini :

1. Login pada software Odoo dengan memasukkan email dan password
2. Masuk pada setting kemudian scroll ke bawah untuk mencari dan klik Activate the Developer Mode.
3. Jika sudah, pada menu setting pilih “Manage Users”
4. Untuk melakukan import users, pilih menu Favorite -> Import records
5. Klik button Upload File, kemudian pilih file dalam bentuk excel yang sudah disiapkan sebelumnya lalu klik open. Isi file excel berupa data users
6. Jika berhasil import, maka lakukan test terlebih dahulu untuk mengetahui apakah data yang dimasukkan sudah valid
7. Jika sudah valid, dapat klik button import sehingga data user dapat masuk seperti berikut

Hasil Import User

• Analisa Side Menu

Side menu pada modul Ecommerce di Odoo adalah menu samping yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengakses fungsi-fungsi penting dalam modul tersebut. Side menu pada eCommerce terdapat Products, Price List, eCommerce Categories, Product Tags Berikut merupakan hasil analisa side menu pada modul ecommerce dalam bentuk tabel :

Aspek Menu Products

Aspek Menu Pricelist

Aspek Menu E-Commerce Categories

Aspek Menu Products Tags

• Langkah-langkah proses setup User menggunakan Odoo

1. Masuk pada menu Setting -> Manage Users
2. Misalnya, memilih user Salsabila yang memiliki tanggung jawab sebagai Editor dan Design. Kemudian memilih User Type dan setting akses modul sesuai tanggung jawab seperti berikut ini

3. Kemudian dapat scroll ke bawah untuk mencari Extra Rights, lalu unceklist pada “Contact Creation”

4. Jika sudah, maka save perubahan tersebut

5. Untuk users lainnya, dilakukan langkah yang sama tetapi disesuaikan dengan jabatan dan tanggung jawab masing-masing

Berikut ini hasil setup untuk keseluruhan user yang di import :

Setting User Restricted Editor

Setting User Inventory Staff

Setting User Sales Staff

Setting User Sales Staff

Langkah diatas merupakan cara untuk menentukan hak akses dari setiap usernya. Selanjutnya, untuk melihat apakah user tersebut sudah masuk dalam grup sesuai dengan jabatan, dapat dilakukan dengan cara berikut ini :

1. Masuk pada menu Settings -> Users & Companies, kemudian pilih sub menu “Groups”
2. Kemudian cari grup yang sesuai dengan jabatan user yang sudah diinputkan dengan cara mengetikkan pada kolom search.
3. Contoh hasil seperti berikut

Melihat Group Website Editor & Design

4. Untuk melihat grup yang lain, dapat dilakukan dengan cara yang sama.

Pada daftar user di atas, status user masih dalam “Never Connected”. Untuk merubah statusnya menjadi “Confirmed” dapat dilakukan dengan cara berikut ini :

1. Login dengan akun user yang telah di import sebelumnya
2. Misalnya, sebagai user Salsabila yang bertanggung jawab sebagai Editor dan Design
3. Jika sudah berhasil masuk, dapat melihat akses apa saja yang dapat dilakukan oleh user disebut.
4. Untuk semua user, dapat dilakukan dengan cara yang sama. Login dengan akun sesuai yang sudah di importkan sebelumnya.
5. Hasil status user akan seperti berikut

Status User

Kesimpulan

Modul ecommerce pada software Odoo menyediakan banyak modul yang dapat digunakan untuk membangun situs web toko online yang lengkap dan terintegrasi dengan baik. Modul-modul tersebut mencakup berbagai fitur, mulai dari manajemen produk dan stok hingga proses checkout dan pembayaran. Dengan menggunakan modul ecommerce Odoo, pengguna dapat dengan mudah membuat situs web toko online yang menarik dan mudah digunakan oleh pelanggan, serta dapat mengelola bisnis ecommerce mereka secara efisien dan efektif.

Dengan demikian, modul ecommerce pada software Odoo dapat menjadi pilihan yang tepat bagi perusahaan atau individu yang ingin membangun situs web toko online yang handal dan efisien.

Nah, penjelasan di atas merupakan cara untuk melakukan setup hak akses. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada tutorial melalui video youtube berikut ini https://youtu.be/_RLFDLsw8O0

Terimakasih!