我只要具備專業技能，產品會順利誕生嗎？從行為心理學看團隊與專案管理（上）

本篇為大人學 - 專案心理學線上課程學習筆記

Hi 我是 Mika

不知道各位是否跟我有相同的疑惑，為什麼在專案進行的路上，意外永遠都在發生、溝通永遠沒對齊、時程永遠在推遲、功能老是與期待有出入？

當然，我們為此付諸努力，請益大型公司的成功管理方法、效法管理大師的各種配套措施，為的就是不要在下一次會議結束後躲進廁所默默崩潰(愛開完笑)，然後呢？

年初接觸了大人學 — 專案心理學課程，講師 Bryan 在課程中闡述了一段

書上說 “釐清利害關係人的需求很重要 ” ，但實際跑過專案就知道，很多時候客戶自己要什麼其實並不明確，突然急轉彎、翻盤重來簡直家常便飯 書上說 “ 專案一定要做進度控管 ”，也提供很多計算公式，但實際上，成員更可能擔心估時不準被咎責，而傾向選擇虛報進度

為什麼？

管理的組成是人，人從未 100% 理性

傳統專案管理是在假設所有人都採取理性的行為而編著。許多聽起來 ”理性” 的管理方法，用到真人身上，反而就讓人覺得不合理了，很多時候是因為我們忽略 ”人性” 才是組織運作中最強大的動力

在專案心理學課程中 Bryan 引用大量行為心理學的領域知識，內容其實很輕鬆不晦澀（經常一邊打掃房間一邊收聽)，藉由不同的小案例分享人性的複雜與有趣，並從這些故事的啟發，同時也解開我心中響起無數次的疑問與困擾，雖然主軸是面相 PM ，但真心推薦團隊所有成員參考

因課程內容豐富，在這邊就先挑選 3 個有趣的主題筆記與各位分享，並期待本篇分享也能為各位帶來小小的啟發

• 為什麼所有的專案預估，都剛好不準？
• 為什麼縱使計畫都不準，你還是應該認真做計畫？
• 為什麼你不該等到萬事俱備才開始行動？

計畫偏誤：為什麼所有的專案預估都剛好不準

經常盤旋這樣的想法，為什麼公司的規劃總是寫的洋洋灑灑，最後的完成率總是差強人意，又或者我到底該運用什麼樣的技巧，才能讓自已的計畫精確又完善？

Buehler、Griffin 與 Ross 教授的小實驗： 三位教授找來正在寫小論文的研究生群進行實驗，請他們預測自己在三種狀況下產出論文的時間，分別為 一般狀況、非常順利、進展不順，在研究生們的預估下取平均後如下：

一般狀況為 33.9天，非常順利為 27.4 天，進展不順為 48.6 天

但最後實際的結果，研究生們平均花上了 55.5 天才完成論文，比預估最不順的情況要超出一個星期，且實際上真正有在估時內完成的人僅佔 3成 ，剩餘 7 成人完全高估自己的進度

爾後不少心理學家歷經不同變數修改，都得到相近得結果：人永遠會高估自己的工作進度、或是低估自己工作所需的時間。

心理學家康納曼 (Kahneman) 與佛斯基 (Tversky) 更在 1979 年提出的「計畫偏誤 」。計畫偏誤並不僅止於時間的預估本身，對金錢的花費、風險的評估也都有過度樂觀的傾向，造成計畫偏誤中有三大原因：

• 過度自信 某項調查告訴我們，90% 的人都覺得自己的駕駛技術是大眾的前 50% … 很荒唐但也很自然，承認吧！與大眾相比時，人往往不自覺高估自己
• 墨菲定律 「不管機率如何，最後總會出錯」風險總是遠超乎預期
• 社會認同 在專案初始，主管們鼓勵樂觀與熱忱、提升團隊士氣，縱使有人想提出其中的風險，也容易被忽略或虛應，也擔心棒打出頭鳥的人際與政治壓力，畢竟沒人想先成為那個被解決的風險：）

基於以上三點， Bryan 提出他的觀點建議：

• 提升自我察覺 成員光是在專案的起頭，覺察計畫偏誤的人性特質存在，就能更客觀的審視目前的規劃
• 第十人理論 以色列的決策體制中，當面對不確定的事件，如果前面的 9 人都對未來的看法一致，那麼第 10 人就得起身反對。 其中的實際作法是在於，將一項專案的規劃，交付予 ” 非負責該專項 “ 的人審視，並盡可能挑惕計畫中的盲點，做為改進的建議，以改善墨菲定律與社會認同的負面影響
• 史托克戴爾的弔詭 心理素質的訓練與培養：美國史托克戴爾將軍曾經被越共俘虜，他帶領了其他美軍熬過了 7 年的戰俘生活，獲釋後受訪自己是怎麼熬過集中營的苦難。他說：一昧樂觀的人與過度悲觀的人將無法在集中營撐下去。

保持堅定成功的信心，同時客觀看待專案的風險與不確定性，是產品人需培養的心理資質

面對風險與不預期的意外，避免過度放大情緒而導致衝動行事或不攻自破的情勢 ，是我個人的小小心得。

意象模擬：縱使計劃不準確，為什麼你還是該認真做計畫？

1980 芝加哥大學 Judd Biasiotto 博士將籃球隊的成員分為三組，各自給予不同任務：

第一組：每天在球場練投一小時 第二組：每天在腦海中模擬投籃動作，將各種肌肉細節動作做腦內練習 第三組：不實際練投，也不思考投籃相關的事

在一個月過後，讓三組人上場投籃

當然，什麼都沒做的那組也在意料之內的沒有進步 第一組因為每日的練習，命中率提高了 24% 而腦內訓練的球員竟然也足足進步 23%，幾乎與第一組人的進步幅度相同

心象訓練常見於運動員間，甚至是教練領域中的重要課題，即使自己尚未在場上，也要在腦海中細膩演練

讀到這裡我是心有戚戚，自己有段時間熱衷滑板運動，在腳感的訓練及技巧的掌握上，時常不自覺在腦海裡面反覆練習，等到真的踏上滑板時，真的會明顯地感受到意念與身體的連結

而上述故事連延伸到專案團隊， 我們實際透過「做計畫」這項活動，去拉升彼此對情勢的認知，模擬並思考接下來可能發生的事

計畫的目的並不在精準預測未來，而是藉由計畫，讓團隊的心智進入準備好的狀態

如此，即使我們在進行的過程當中遭遇意外或風險，團隊也能清楚識別現況，做出更好的應變處理，因為我們已經準備好了。

除了意象訓練之外， Bryan 也提醒：計畫若能寫、能畫，就絕不要只用說的

課程中提及 WBS （工作分解結構）的規劃建議，先想像專案最終完成時的模型，並先鉅細彌遺地將細部描繪出來，等到未來若不預期的原因需要抽換更動時，團隊的成員也更能從腦海中模擬，預測設計改動的幅度，哪些費用、資源需要跟著改動

實際扣回到現行常見的進度管理方式，大至 roadmap、甘特圖，或團隊以 dashboard 卡片紀錄專案 to do/progress 狀態，小至個人對於工時的計算估時，都是將「進度」這樣的抽象概念，轉化為看得到摸得到的感官意象

團隊運行中的不少方法，都已經在意象模擬的練習上了，希望讀到這裡各位也更能理解自己遵循的管理框架脈絡來自哪裡，更幫助自己理解管理工具的運用意義

那麼，這表示凡事只要有縝密的計畫就能成功了嗎？

蔡家尼克效應：為什麼你不該等到萬事俱備才開始行動？

有沒有遇過什麼專案，是細節尚未確認，特定人力設備物料沒有到位，所以被團隊成員以「尚未準備好」為理由而遲遲不肯動工的？

上述是課程中提到的 「非要等到所有路口都是綠燈，才肯踩油門」的心態，以下有一個心理學實驗讓我們重新檢視這個思考習慣：

前蘇聯女心理學家、「實驗心理學」領域開創者蔡加尼克 (Bluma Zeigarnik)讓受試者進行 20 多種不同的小任務，其中一半任務，她允許受試者從頭到尾做完；而另一半則故意中途喊卡，不讓完成

最後訪問受試者，被徹底完成的與被中途打斷的任務還記得哪些 被徹底完成的任務有 43% 被記得 而被中途打斷的則有高達 68% 的任務被記住

其結論為：人對於進行中的任務會難以割捨、念念不忘

日常生活職場中，我們往往受萬事起頭難的心態給阻撓

但驅動自己的方法出乎意料的簡單，只要第一步啟動了，就會因為人性本身對未完成的部分無法割捨，反而更容易被執行

下列有 4 點為課程中推薦的執行方式：

• 把任務拆小拆細，能做的盡量先做 前期可能有資訊不充分無法順利開工的問題，但若能揀選小部分項目先動工，等到資訊補齊再安排改動優化往往效果更佳（記得某知名房間整理術也會提倡一天丟一點無用的物品，常比一次大掃除來得容易XD )
• 增加一些新任務，進行最小可行性測試 (個人覺得頗實用） 明明資訊都還沒確定，怎麼會要先動？不怕做白工？其實當目標、大方向模糊，雙方都不熟悉彼此的協作方式時滿好用的。例如在網頁設計啟動前，需求還不清不楚，此時請設計人員快速模擬幾個簡易的假頁面、或是任何可視覺化的便條貼規劃，更容易刺激其他人想完善專案的想法，會比抽象討論更有效率 （個人在這邊有個對規劃端的心理建設，率先呈現簡易的畫面/提議必定面臨大量的歧見與調整，拋出該測試的目的旨在引出團隊成員的想法，提醒自己保持自信與開放的心態執行)
• 前期小任務一完成，就把專案的完成進度幅度往上加 假設一個任務被拆分成 5 的子項目，當完成第一關卡時，就將進度條相對高比例的拉升，視覺化的小動作就能很好的激勵團隊啟動了
• 團隊組成多元化，成員特質互相搭配 積極衝動與謹慎保守人互相配搭，積極衝動型雖思慮相對不周延，但他們更傾向勇敢行動，鼓勵團隊突破遲遲不願開始的心態，而謹慎保守的人則能更好的予以周延的後援，多元的彈性將在關鍵時刻發揮效果

文章到這裡

有沒有什麼時刻，自己想展開什麼行動，卻往往因為某些：我還沒準備完善、我的程度可能還不到位、我應該還要再多上什麼什麼課等等想法而耽擱下來的？我是否覺察自己的心態與情況呢？

以上分享專案心理學課程中特別收穫的幾項專案管理心態與小方法整理成一個主題，自己目前也不斷進行心態的培養與落實內化，也期待這次的分享也能讓更多人有所收穫

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文章分享來源摘自: 大人學 - 專案心理學 同步推薦 Podcast ：大人的 Small talk