Construindo uma nova área — Case Seazone

No segundo trimestre de 2023 eu juntamente com minha PM, PO e Gerente de novos negócios da Seazone ganhamos o desafio de construir uma área nova, de Embaixadores Seazone que são representantes comerciais da Seazone em localidades que não estamos ainda, em apenas 3 meses. Com certeza este foi um dos trabalhos mais desafiadores da minha carreira e por isso trago os principais insigths e ferramentas que utilizamos nesse processo a fim de ajudar qualquer pessoa que esteja interessada. Boa leitura!

Discovery

O Discovery desse projeto foi bastante diferente, pois, ao mesmo tempo que eu estava entrando na empresa, mais especificamente dia 31 de Março, o projeto começava dia 3 de Abril, ou seja, além de descobrir o projeto em si estava descobrindo sobre a empresa com minha parceira (PO) que também era nova na empresa.

Dessa forma nosso primeiro foco foi o escopo do projeto que é de suma importância para entender qual a expectativa da entrega.

Escopo do projeto

Para entendimento do escopo do projeto focamos em definir quem são os Stakeholders, Definition Of Done, os principais artefatos que devem ser entregues e um breve resumo do entendimento do projeto que foi entregue a diretoria que validou o documento.

Lista de Stakeholders

Definition of done

Artefatos de entrega do projeto

Resumo do projeto

Essa definição de escopo foi importante para o projeto, pois a partir disso tínhamos maior certeza do que deveria de ser feito.

Plano de ação

Após mapear o escopo nos unimos a nossa Project Manager para discutir e criar o plano de ação do projeto.

O plano de ação do projeto precisou obter algumas alterações por necessidade do negócio, já que em Abril nós já tínhamos um primeiro Embaixador na Seazone, ou seja, precisávamos validar e construir a área com o primeiro MVP já rodando.

Sim, eu sei que você deve estar pensando: Como assim?

Acima está a minha reação ao saber que já tínhamos uma pessoa contratada e atuando para a área que estávamos construindo.

A Seazone, como Startup inovadora segue seu próprio ritmo acelerado. Dessa forma apenas confiei na empresa, o que no final deu muito certo. Marcamos reuniões semanais com nosso primeiro Embaixador que resultou em mudanças no nosso plano de ação o que foi preciso antecipar algumas entregas do cronograma.

Research

As pesquisas foram constantes, pois precisávamos entender o fluxo comercial para desenhar o processo de envio de LEAD’s a equipe comercial, ao mesmo tempo, em que ocorriam estruturações na área como novas contratações e mudanças de processos. Ao total houveram 12 reuniões com as diferentes áreas comerciais da Seazone.

O objetivo das perguntas levantadas era entender como funciona o processo comercial e os principais gargalos que haviam na passagem do LEAD do Embaixador para as equipes comerciais.

Benchmark

Com um Embaixador já atuando foi muito interessante e influente para nós fazer um benchmark não somente com os nossos concorrentes diretos ao nível nacional como também regional de atuação do nosso colaborador.

Mapeamento concorrência

Dessa forma optamos por também fazer com esses dados que foram extraídos uma matriz CSD, Mapeamento de oportunidades e Lean Canvas que trouxe vários insigths onde foi criado um Backlog para a área atuar em diferenciais que possam criar mais valor ao negócio na percepção do cliente e com uma análise de concorrência feita.

Lean Canvas

Artefatos da área

Como o projeto se trata da estruturação da área, mapeei as principais atividades da área por meio de um desenho de fluxo e com isso conclui as atividades do Embaixador e do seu respectivo responsável, pois com o desenho das atividades da área obtive a conclusão que precisaríamos dessa figura para atividades mais administrativas e gerenciais que não poderiam ser absorvidas pelo Embaixador, cujo tem objetivo comercial.

Organogram e responsabilidades de cada cargo

Foi muitas as entregas desse projeto, mas de maneira simplificada trago para vocês algumas das minhas maiores entregas:

Desenho dos fluxos da área

Fluxo de prospecção

Desenho Fluxo com demais áreas

Manuais

Capa e sumário do manual de processo de prospecção

Manual de Follow Up com as demais áreas — Capa e sumário

Material de apoio comercial

Material de pitch comercial dos Embaixadores com serviços que prestamos, nossa história e slides de apoio em argumentos de vendas

Material de pitch comercial sobre nossa ferramenta Sapron em apoio aos Embaixadores

Criação do Kit Embaixador — Desenho e criação do processo, combinado com a área de Marketing e integração de sistema

Construção do Notion da área

Apesar de estar citando um artefato do projeto, o Notion da área Embaixadores foi de tamanha complexidade, pois tem todas as informações necessárias para o dia a dia da área na totalidade. Dessa forma foi adicionado os principais tópicos para os Embaixadores e os responsáveis:

Onboarding da área

O onboarding da área foi um processo bastante extenso e com diversas definições que foi preciso ser feita. Dessa forma reciclei muitos materiais do nosso comercial e fiz a criação de diversos vídeos que construíram uma trilha de onboarding. Segue abaixo um trecho dessa trilha, que foi publicada no Notion da área, que a empresa usa como onboarding, juntamente com um dos vídeos (que foi cortado por mim, pois demais conteúdo do vídeo tem informações confidenciais):

Trilha de onboarding Embaixadores

[embed]Vídeo que contém dentro da trilha “conhecendo o Pipedrive”

Mandamentos Embaixadores — Uma série de orientações do planejamento estrategico da área

Depois de tantas construções chegou um dos momentos mais esperados, o Handover para os atuais responsáveis pela área. Sinto um imenso orgulho de tudo que construímos, fico muito feliz em poder compartilhar esse trabalho que apesar de resumido por aqui houve muito mais entregas que não posso divulgar. Agradeço imensamente a Seazone, os diretores, minhas gerentes por acreditarem e permitido eu construir várias coisas bacanas para esse projeto. Quero deixar um forte abraço para todo o time de novos negócios que foi muito colaborativo comigo.

E obrigada a você leitor que chegou até o final deste case!