Etkin Takım Olma Rehberi

Etkin, işleyen, mutlu, sağlıklı, geliştiren, verimli, çevik takımlar. Hepimizin içinde çalışmak için can attığı takım böyle bir takım olsa gerek. Söylemesi kolay, yapması ise eğer istersek bir o kadar kolay! Eğer bunun hiç de kolay olmadığını düşünüyorsanız, imrenerek baktığımız takımları biraz izlemek ve neleri doğru yaptıklarını görmek fayda sağlayabilir. Bu yazımda, etkin takım olma yolunda işinize yarayacağını düşündüğüm gözlemlerimi paylaşacağım.

Otonomiyi Artırmak

Etkin takımların en belirgin özelliği bana göre otonom olmaları. Otonomiyi, takımın kimseden bir hareket, yönlendirme, teşvik, takip beklemeden harekete geçmesi olarak yorumluyorum. Çevik takımlar, çalışan ürünü teslim edecek yetkinliğin tamamına sahiptir. Bir işin nasıl yapılacağı, hangi planla ilerleneceği, engellerin nasıl aşılacağı sorularının her birinin cevabı takımdadır. Hedef bellidir, mesele kendi kendine yola çıkıp hedefe varana kadar yolda kalabilmektir. Liderlerin sürekli takımı arayıp ‘Yola çıktınız mı?’ ya da ‘Yolda mısınız?’ demesine gerek kalmadan takım çoktan yola çıkmış, emin adımlarla ilerliyor olmalıdır.

Otonomi, takımı ve takımdaki kişileri güçlendiren en temel unsurdur. Bir kere sorumluluğu ve yetkiyi takım üyelerine verir. Daha fazla sorumluluk almak demek daha fazla gelişim imkânı demektir. Elbette bunun en güzel ödülü iş tatmininin artmasıdır. Birçok projenin başarısızlığına yol açan yetki-sorumluluk uyuşmazlığı problemi otonomi olan yerde zaten hiç ortaya çıkmaz. İş, başkasının işi olmaktan çıkıp artık takımın sahiplendiği bir iş haline gelir. Herkes yaptığı işin sahibi ve sorumlusudur.

Takım otonomisinden bahsederken bireysel otonomiyi ıskalamamak gerekir. Takım içinde bazıları çok otonom, bazıları da harekete geçmek için diğerlerinden yönlendirme bekler durumda olursa takım otonomisinden bahsedemeyiz. Ancak otonom kişilerin enerjisiyle sürüklenen takımlardan bahsedebiliriz. Sürüklenen diyorum çünkü bu takımların hızı, otonom kişinin hızı ve motivasyonu düştüğü anda doğru orantılı olarak düşecektir.

Cesaretle Zorlu İşleri Üstlenmeye ve Risk Almaya Gönüllü Olmak

Hem bireysel hem de takım olarak gelişmenin en güzel ve hızlı yolu, zorlu işleri yapmak için cesaretli ve istekli olmaktır. Daha önce sınanmadığınız bir zorluğun altından kalkıp kalkamayacağınızı, deneyene kadar bilemezsiniz. Denemeniz, başarısızlığa uğramanız ve öğrenmeniz gerekir. Elbette kurum kültürünün de sizi bu yönde teşvik etmesi harika olur. Takım olarak birlikte zorlu işlerde çalışarak risk almak, gelişimi desteklediği gibi takım üyeleri arasında güçlü bağlar oluşmasını da sağlar. Bir arkadaşınız zora düştüğünde siz ona yardım edersiniz, başka bir zaman da o size yardım eder. Başta oldukça zorlu, riskli ve yapılamaz görülen işleri başarıyla tamamladığınızda ise en büyük tatmini yaşarsınız. Tüm bu zorlu yolculuktan hem gelişmiş, güçlenmiş hem de takım olarak bağları kuvvetlenmiş olarak çıkarsınız. ‘Şu zorlu işi bile yaptık.’ demenin özgüveni daha zorlu işlere cesaretle yaklaşmanızı sağlar.

Birbirini Tanımak

Birbirimizi tanımak neden önemli? Bir takımı oluşturan kişilerin her birinin güçlü ve zayıf yönleri farklıdır. Hatta bireyler ne kadar farklı profillerden oluşuyorsa bana göre takım o kadar güçlü olur. Teknik olarak iyi olduğumuz alanların farklılığının yanı sıra davranışsal yetkinliklerimiz de birbirinden farklı olacaktır. Bu şekilde bir yapbozun eksik parçaları gibi birbirimizi tamamlarız. Hep aynı profiller ise yapbozun aynı parçası gibi bir şeydir. Elimizde iki tane aynı parçadan olması genelde bir işe yaramaz. Farklı profiller barındıran bir takımda, takım arkadaşınızın hangi yönleri güçlü, hangi yönleri zayıf, iletişim stili, değerleri, hassasiyetleri, motivasyon-demotivasyon kaynakları neler gibi soruların cevaplarını bilmek çok kıymetli. Bunları bilmeden yapbozun birleşim noktalarını uç uca yerleştirmek oldukça zor olacaktır.

Takım olma aktivitelerinde takım üyelerinin birbirini daha iyi tanımasını teşvik edecek oyunlar oynanır. Başlangıç için iyi bir yol olsa da doğal olarak burada sorulan sorular temelde yüzeysel ve yetersizdir. Elbette birkaç aktivite ile ‘Birbirimizi tanıdık ve takım olduk.’ diyemeyiz. Bence tanımanın asıl yolu, birlikte bolca çalışma tamamlayıp o deneyim içinde birbirimizi doğal akış içinde tanımaktır. Bunun için de tüm o çalışmalar boyunca iyi bir gözlemci olmak gerekir. Gözlemlerken takım arkadaşınızın stresli durumları nasıl yönettiğini keşfetmek, güçlü ve zayıf olduğu alanları anlamaya çalışmak, hassasiyetlerini fark etmeye çabalamak oldukça kıymetli.

Şeffaf İletişim Kurmak

Şeffaflık, agile hayatımıza girdiğinden beri her masada duyduğumuz yegâne prensip. Söylemesi çok keyifli, şeffaf olması ise yeterli güven ortamı sağlanamazsa biraz zor. Şeffaf olacağız ama hepimizde bir karşıdakini kırma korkusu, kendisine tavır alınacağı çekincesi mevcut. Aslında bunun temelinde geri bildirimleri nasıl vereceğimizi bilememek yatıyor. Doğru şekilde geri bildirim vermek, üzerine çalışıp pratik yapıp öğrenilecek bir konuymuş. Eğitim hayatımızda bunu kimsenin öğretmediğini fark ettim. Öğrenmedikçe geri bildirim vermek kaçındığımız bir konu olmaya devam ediyor. Takım arkadaşlarımızı en iyi ve yakından gözlemleyen bizlerken sırf bu çekinceler sebebiyle ona bu geri bildirimleri vermiyor ve gelişim fırsatlarını kaçırmasına neden oluyoruz.

Doğru şekilde geri bildirim vermeyi, geri bildirimleri pozitif verme kültürü olarak adlandırıyorum. Sadece güçlü yönler hakkında değil, gelişime açık yönler hakkında da gayet güzel pozitif geri bildirim verilebilir. Önce hepimiz için kolay olanı halledelim. Çalışma arkadaşlarımızı takdir etmeyi göz ardı etmeyelim, birini yaptıkları için yüceltmekten geri durmayalım. Bu hem o kişiye ‘Doğru yoldayım ve yaptıklarım fark ediliyor.’ mesajı verir hem de aranızdaki bağı kuvvetlendirir. Bonus olarak, arkadaşınızı mutlu ettiğiniz için siz de kendinizi harika hissedersiniz! Bu takdir kültürü takımın başarısını artırır, takımın başarısı sizi de yukarı taşır.

Peki ya gelişim alanları? Burada bana göre kritik olan şu; yapıcı geri bildirimleri bile karşı tarafta değişim coşkusu yaratacak şekilde vermek. Öncelikle buna önceden hazırlık yapmanız gerekiyor. Geri bildirim nasıl verilir üzerine temel bir araştırma yapmalısınız. Söyleyeceklerinizi yapılandırarak içinize sinene kadar düzenlemelisiniz. Kendinize şunu sorun: ‘Bir gelişim alanım var, arkadaşlarımın hangi sözcüklerle ve üslupla bunu dile getirmesini isterim?’. Empati yaparak doğru cümleleri bulmanız zor olmayacaktır. Benim izlediğim yol şöyle: Öncelikle arkadaşımdan geri bildirim için izin istemek, herhangi bir yorum katmadan durumu ortaya koymak, bu durumun yarattığı etkiyi yine objektif bir dille aktarmak. Ardından değişmesini beklediğim şey değiştiğinde ortaya çıkacak kazanımı net bir şekilde ifade etmek, son olarak geri bildirimi alacak arkadaşımın kazanımını belirtmek. Nihayetinde sözü ona verip yorumlarını dinlemek, katılıp katılmadığı noktaları anlamak, sorularını cevaplamak. Ben bu şekilde bir akışla ilerliyorum ve olumlu geri dönüşlerini alıyorum. İlk hazırlıklarınız her zaman daha uzun sürer, doğru geri bildirim tekniklerini öğrendikten sonra işler hızlanır ve kolaylaşır. Her bir geri bildirim döngüsü yeni bir öğrenme fırsatıdır. Hatalarınız olacaktır, mühim olan nerede hata yaptığınızı bulmak ve düzeltmek.

Etkin takım olmak için daha nice beceri sayabiliriz. Peki sizin için etkin takım olmak ne demek? İlk etapta aklınıza neler geliyor? Yorumlarda buluşalım.