Maak jij de keuze?

Voor welk menu ga jij?

Als klanten of relaties jou willen bereiken willen ze dat meestal zo snel mogelijk. Dus niet heel lang aan de telefoon hangen voor ze iemand te spreken krijgen. Dit is een belangrijk aspect bij jouw keuze voor een keuzemenu.

De beller wil gewoon zo snel mogelijk een antwoord op zijn vraag. Het steeds doorverbinden naar een andere collega kan dan ook heel frustrerend zijn, de klant heeft het idee dat hij zijn verhaal steeds weer moet vertellen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Maar ook het onthouden van alle keuzes die hij krijgt voorgeschoteld in een keuzemenu kan tot ergernis leiden. Tegen de tijd dat hij bij de laatste keuze is en zijn optie er niet bij zat is hij allang weer vergeten welke voorgaande opties hij had.

Hoeveel keuzes moet ik bieden?

Met een keuzemenu komt een beller direct bij de juiste persoon terecht die hem goed kan helpen. Dat is een voordeel voor zowel beller als degene die gebeld wordt. Echter blijft de vraag hoeveel keuzes moet ik de beller geven?

Het is van belang deze lijst niet te lang te maken, hooguit 3 à 4 keuzes zouden voldoende moeten zijn om op de juiste afdeling terecht te komen. Ook kun je vooraf aangeven hoeveel keuzes er gaan volgen, dat schept duidelijkheid.

Achter iedere eerste keuze kun je dan eventueel nog 2 of 3 andere keuzes hangen zodat de beller de juiste persoon op de juiste afdeling aan de lijn krijgt.

Hoe bepaal ik de keuze opties?

Dat is sterk afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt. Hieronder staan wat algemene tips die je kunt gebruiken om het voor jouw bedrijf meest geschikte keuze menu te maken.

• Het is handig om een logische volgorde te gebruiken. Bepaal vooraf welke vraag je het meeste krijgt en verbindt die dan ook aan de eerste optie die je geeft. De meeste bellers worden dan snel geholpen en dat zorgt voor meer tevredenheid.
• Biedt ook altijd een optie om te worden doorverbonden met een medewerker, doe dat op een vriendelijke manier. Bijvoorbeeld: “Staat jouw keuze er niet bij of weet je niet welke optie op jou van toepassing is, kies dan 0 en wij helpen je verder op weg.”
• Houd de keuzes die je biedt kort, ga geen heel verhaal vertellen bij elke keuze. Hoe minder tijd de beller moet wachten, hoe beter.
• Spreek de teksten professioneel maar wel vriendelijk in. Een vriendelijke stem nodigt meer uit om te blijven luisteren dan een nors geluid.
• Houd er rekening mee dat iemand vaker kan bellen en de keuze die op hem van toepassing is al weet. Hij moet dan wel direct zijn keuze in kunnen geven zonder eerst het hele menu weer te moeten doorlopen.

Probeer zelf uit en luister goed naar je klant.

Het is niet onverstandig zelf af en toe te bellen en het menu te evalueren. Luister ook naar wat de beller zegt, desnoods vraagt je medewerker steekproefsgewijs aan een beller wat hij vond van het keuzemenu.

Een keuzemenu zorgt onder jouw medewerkers ook voor een stukje rust, ze krijgen niet steeds vragen die ze zelf niet kunnen beantwoorden waardoor ze niet verder kunnen met hun eigen werk.

Je eigen menu maken?

Bij Eylo bieden we je de mogelijkheid om een keuze menu in te stellen. Dit gaat heel eenvoudig met een visueel belplan. Wil je advies hierin? Geen probleem, maak de keuze om contact op te nemen en we vertellen je precies wat we voor jou kunnen betekenen.