Current State Processes vs Current State Journeys dalam Pengembangan Sistem

Dalam konteks pengembangan sistem (system development), memahami Current State Processes dan Current State Journeys bukan sekadar dokumentasi melainkan fondasi untuk memastikan sistem yang dibangun benar-benar solve problem yang tepat, bukan hanya “berfungsi secara teknis”. Banyak proyek gagal bukan karena teknologinya buruk, tapi karena proses internal tidak dipahami dengan benar dan pengalaman user diabaikan

1. Peran Current State Processes dalam Pengembangan Sistem

Current State Processes membantu tim memahami: “Bagaimana sistem saat ini bekerja secara operasional?”

Apa yang Dianalisis?

• Alur kerja antar tim
• Interaksi dengan sistem existing
• Input-output data
• Manual vs automated steps
• Bottleneck teknis

Contoh dalam Pengembangan Sistem

Misalnya kamu ingin membangun sistem approval reimbursement:

Temuan dari Current State Processes:

• Pengajuan via email
• Approval dilakukan manual (forward email)
• Data dicatat ulang di Excel
• Sering terjadi duplikasi & human error

Dari sini, kamu bisa menentukan:

• Perlu workflow automation
• Perlu database terpusat
• Perlu role-based access (approver vs requester)

Output ke tim dev:

• Use case
• Functional requirements
• System flow

2. Peran Current State Journeys dalam Pengembangan Sistem

Kalau process fokus ke “cara kerja”, maka journey fokus ke pengalaman user saat menggunakan sistem. “Bagaimana user merasakan proses ini?”

Apa yang Dianalisis?

• Dampak yang dirasakan user (rasa sakitnya)
• Penyebab (hambatan kecil di proses) saat menggunakan sistem
• Ekspektasi user
• Emosi (frustrasi, bingung, lama, dll)

Contoh :

Masih kasus reimbursement:

Temuan dari Journey:

• User bingung format pengajuan
• Tidak tahu status approval
• Harus follow up manual ke atasan
• Proses terasa lama & tidak transparan

Dari sini, kamu bisa menentukan:

• Perlu UI form yang jelas
• Perlu status tracking
• Perlu notifikasi otomatis
• Perlu dashboard progress

Output ke tim dev:

• UX requirements

Tujuannya: mendefinisikan apa yang harus dirasakan/dialami user, bukan teknisnya.

• UI features

Tujuannya: translate UX jadi fitur nyata di layar

• User stories

Format yang paling umum: As a [user], I want [goal], so that [benefit]

3. Perbedaan Peran dalam System Development

4. Bagaimana Keduanya Saling Terhubung

Dalam pengembangan sistem yang matang, alurnya biasanya seperti ini:

Step 1: Ambil dari Journey (User Pain) : Contoh: “User tidak tahu status approval

Step 2: Trace ke Process : Ternyata tidak ada sistem tracking dan status hanya diketahui via email

Step 3: Translate ke Solution : Maka fitur yang dibangun : status tracking system dan notification engine

Alur Analisis: Journey → Process → Solution

5. Contoh Nyata End-to-End

Kasus: Sistem Booking Travel Internal

Dari Journey:

• User bingung pilih jadwal
• Tidak tahu kursi tersedia
• Proses lama

Dari Process:

• Booking via WhatsApp
• Admin cek manual ke vendor
• Tidak ada sistem real-time

Solusi Sistem:

• Search & filter jadwal
• Real-time availability
• Instant booking confirmation

Tanpa journey → mungkin hanya digitalisasi WhatsApp Tanpa process → tidak tahu integrasi ke vendor

6. Deliverables yang Dihasilkan

Dari Current State Processes:

• As-Is System Flow
• Integration Map
• Data Flow
• Functional Requirements

Dari Current State Journeys:

• User Journey Map
• UX Requirements
• User Stories

7. Kesalahan Umum dalam Proyek Sistem

Beberapa kesalahan yang sering terjadi:

❌ Langsung bikin wireframe tanpa analisis ❌ Hanya fokus ke requirement teknis ❌ Tidak validasi ke user asli ❌ Menganggap process = pengalaman user

Akibatnya:

• Sistem “jalan”, tapi tidak dipakai
• Banyak revisi setelah go-live

Kesimpulan

Dalam pengembangan sistem, Current State Processes memastikan sistem yang dibangun benar secara logika dan operasional. Current State Journeys memastikan sistem tersebut nyaman dan bernilai bagi user. Keduanya harus berjalan beriringan. Sistem yang sukses bukan hanya yang “works”, tapi yang “works for the user”. Dengan menggabungkan keduanya, kamu bisa menghindari miskomunikasi requirement, mengurangi rework, meningkatkan adopsi sistem dan memberikan solusi yang benar-benar impactful.