Flexi-jobs maken bedrijven flexibeler. Maar ook complexer.

De uitbreiding van flexi-jobs wordt vaak bekeken vanuit het standpunt van de werknemer. Hoe interessant is het om een extra inkomen te verdienen? Wat zijn de fiscale voordelen? En aan welke voorwaarden moet je voldoen?

Voor werkgevers ligt de discussie ergens anders. Voor hen zijn flexi-jobs in de eerste plaats een instrument om flexibiliteit te creëren. En die flexibiliteit wordt steeds belangrijker.

De vraag naar arbeid is vandaag immers zelden nog voorspelbaar. Een restaurant zit onverwacht vol zodra de zon doorbreekt. Een productiebedrijf krijgt een extra bestelling. Een logistiek bedrijf verwerkt pieken tijdens promotieperiodes of feestdagen. Ook in de zorg verandert de personeelsbehoefte voortdurend door afwezigheden en onverwachte omstandigheden. Het is economisch weinig zinvol om voor dergelijke pieken permanent extra voltijdse medewerkers in dienst te nemen.

Flexi-jobbers bieden daarvoor een uitstekend antwoord. Ze laten organisaties toe om hun personeelscapaciteit veel beter af te stemmen op de reële werkdruk. Dat maakt bedrijven wendbaarder en zorgt ervoor dat capaciteit beschikbaar is wanneer ze echt nodig is. Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt is dat zonder twijfel een positieve evolutie. Maar zoals zo vaak in operations management heeft elke winst ook een prijs.

Niet noodzakelijk een financiële prijs. Wel een organisatorische.

Waar een personeelsbestand vroeger voornamelijk bestond uit voltijdse medewerkers met een relatief stabiel werkritme, zien we vandaag steeds vaker een combinatie van voltijdsen, deeltijdsen, flexi-jobbers, studenten en tijdelijke medewerkers. Dat zorgt niet alleen voor meer mensen op de planning, maar vooral voor veel meer variabelen waarmee rekening moet worden gehouden.

Elke medewerker heeft immers zijn eigen contracturen, beschikbaarheden, competenties, voorkeuren en wettelijke beperkingen. Sommige medewerkers zijn slechts enkele dagen per week beschikbaar, anderen mogen alleen bepaalde functies uitvoeren of beschikken over specifieke certificeringen. Tegelijk wijzigen beschikbaarheden voortdurend door ziekte, verlof, opleidingen of shiftwissels.

Personeelsplanning evolueert daardoor van een administratieve opdracht naar een continu optimalisatieproces. De planner maakt vandaag niet langer alleen een rooster. Hij probeert dagelijks de best mogelijke oplossing te vinden binnen een voortdurend veranderend geheel van beperkingen.

En precies daar verandert de uitdaging voor organisaties. De vraag is niet langer of flexi-jobbers een meerwaarde bieden. Dat doen ze.

De vraag is hoe je die extra flexibiliteit beheersbaar houdt. Want flexibiliteit en complexiteit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hoe meer vrijheid een organisatie creëert in haar personeelsbestand, hoe groter het aantal mogelijke combinaties wordt. Die groei verloopt bovendien niet lineair. Elke bijkomende medewerker, elke nieuwe contractvorm en elke extra beschikbaarheid verhoogt het aantal planningsmogelijkheden exponentieel.

Dat verklaart waarom zoveel planners vandaag het gevoel hebben dat hun werk ingewikkelder is geworden, ook al beschikken ze over meer mogelijkheden dan vroeger. Veel organisaties proberen die groeiende complexiteit nog steeds op te vangen met spreadsheets, e-mails, gedeelde agenda’s en de ervaring van één planner. Dat werkt zolang de organisatie beperkt blijft. Maar vanaf een bepaald punt wordt niet de planning zelf het probleem, wel het gebrek aan overzicht.

Daar ligt volgens mij de grootste evolutie binnen personeelsplanning.

Software moet vandaag niet langer alleen helpen om een planning te publiceren. Haar echte waarde ligt in het samenbrengen van alle informatie die nodig is om goede operationele beslissingen te nemen. Beschikbaarheden, contracturen, competenties, certificeringen, opleidingen, afwezigheden en locaties vormen samen de context waarbinnen een planner werkt. Hoe vollediger en actueler dat overzicht is, hoe sneller en beter beslissingen kunnen worden genomen.

Misschien moeten we flexi-jobs daarom niet alleen bekijken als een nieuwe vorm van tewerkstelling. Ze zijn vooral een illustratie van een bredere evolutie. Organisaties worden flexibeler. Dat is noodzakelijk om competitief te blijven.

Maar wie flexibiliteit omarmt, zal ook moeten investeren in het beheersen van de complexiteit die daar onvermijdelijk uit voortvloeit. Want uiteindelijk is flexibiliteit pas een concurrentieel voordeel wanneer je ze ook georganiseerd krijgt.

Rudi Van den Bossche — Lezno.eu — Rudi@lezno.eu