Estoque vazio, oficina do diabo

Em um determinado momento, surge a clássica necessidade: “precisamos baixar o lead time para bater a meta”. E a métrica, rastreada automaticamente pela ferramenta de gestão de tickets, passa a ganhar protagonismo nas discussões de performance. Na teoria, tudo parece sob controle, com números sendo rastreados e analisados.

Na prática, porém, o comportamento das pessoas começa a se adaptar à meta do lead time. Para evitar que o tempo entre análise e especificação seja contabilizado, os tickets passam a ser cadastrados apenas no último momento no estoque da equipe (backlog), próximo ou durante o início da execução do trabalho. Assim, o lead time registrado diminui, mas não porque o fluxo ficou mais eficiente, e sim porque parte do tempo deixou de ser contabilizado.

O resultado é um fluxo que aparenta ser mais rápido do que realmente é. O trabalho continua existindo antes da execução, mas agora realizado em locais diferentes e invisível para o rastreio da métrica. E é nesse ponto que surge a pergunta: estamos melhorando a eficiência do fluxo ou apenas aprendendo a mascarar números?

O que é um estoque de itens de trabalho?

Também conhecido como backlog ou buffer de entrada do fluxo, esta etapa funciona como um estoque de itens preparados para execução, posicionado antes da entrada no fluxo de trabalho. Ele garante que o time evite trabalhar sem uma visão de trabalho, pois as demandas já passaram por entendimento, refinamento, detalhamento mínimo e alinhamento.

O cenário detrator

Fluxo de trabalho onde os tickets são cadastrados no estoque da equipe nos dias que antecedem, ou até mesmo durante a reunião de planejamento do trabalho, impedindo que equipe passe a conhecer suas demandas de forma antecipada à execução, e com tempo adequado para entendimento ou preparação do trabalho.

Este cenário teve origem em mar/2020, a partir de experiências práticas vivenciadas no contexto descrito.

Então… a equipe precisa estar ciente da visão de trabalho?

Sim. Mesmo que isso consuma lead time.

Além dos benefícios da prévia contribuição compartilhada pelo time, ao dar visibilidade do trabalho futuro à equipe, criamos contexto para decisões melhores no presente. Isso permite que a equipe entregue a necessidade de hoje já considerando o que vem pela frente, favorecendo construções mais adaptáveis e evitando retrabalhos.

Durante as etapas previas à execução do trabalho, a equipe não precisa aguardar o trabalho ser iniciado, ela pode construir as condições para que ele flua melhor depois. E isso acontece quando diferentes olhares contribuem antes da execução:

• Visão de negócio: garante clareza do problema, valor da entrega e priorização adequada.
• Viabilidade técnica: antecipa dependências e define abordagens sustentáveis.
• Gestão da qualidade: define tipos e cenários de testes e identifica critérios e exceções.
• Fluxo (Agilidade): em conjunto com o time, identifica e avalia riscos, dependências e possíveis bloqueios no fluxo.

E, por fim, não menos importante, nivela o conhecimento do time, compartilhando antecipadamente o entendimento comum sobre o negócio e o trabalho a ser realizado.

Estas oportunidades não antecipam tudo, mas orienta o suficiente para que os incrementos atuais não limitem, e sim habilitem, as evoluções futuras do produto.

Na prática…

Toda necessidade deve ser centralizada na ferramenta de gestão da equipe. Assim, o time mantém visibilidade compartilhada sobre o que será trabalhado no curto, médio e até no longo prazo.

Essa prática fortalece o alinhamento e permite que a equipe contribua ativamente com complementos que poderiam passar despercebidos pelo gestor do produto/serviço. Como resultado, o estoque deixa de ser apenas um repositório e passa a atuar como um instrumento vivo de colaboração e preparação do trabalho.

Conclusão

O investimento de tempo em análises, antes da execução do trabalho, tende a se traduzir em redução do lead time durante o fluxo, desde que seja direcionado a diminuir incertezas relevantes. Quando o trabalho se inicia de forma clara, com dependências mapeadas e critérios bem definidos, a equipe reduz interrupções, retrabalhos e decisões tardias. O resultado é um fluxo contínuo e previsível.

No entanto, é importante destacar que, independentemente do tempo consumido nas etapas de análise, esse tempo deve ser considerado no lead time. Ignorar estas etapas pode gerar uma falsa percepção de eficiência.

Lição de casa

Faça um teste simples:

Comece mapeando seu fluxo atual e identificando onde o trabalho se inicia. Em seguida, torne visível as etapas de preparo das demandas, garantindo que os itens sejam analisados e refinados antes de entrarem em execução.

Evite a entrada de demandas de última hora e mantenha um pequeno estoque de itens preparados, já priorizados e compreendidos. Isso permite que o time inicie o trabalho com mais clareza, reduzindo interrupções e dependência de esclarecimentos durante a execução.

Por fim, meça o lead time considerando também as etapas de preparo e observe os efeitos ao longo do tempo. A tendência é aumentar a previsibilidade do fluxo, tornando o trabalho mais estável e eficiente.