別讓開會淪為浪費時間的儀式

無效的會議都需要一杯咖啡抗睡眠….

台灣工作時數世界排名數一數二，有時不禁讓人懷疑會議是不是元兇之一？！會議的目的理應是溝通、討論、取得共識並依結論執行事務。相信每一個人或多或少都時常或曾經遭遇過會議只是一場浪費時間的儀式，沒有目的、沒有溝通、沒有共識，唯一的結論卻是下一場會議的時間！

有效會議通常是十分有效率及產值，可以讓與會人士暢所欲言、獲取不同觀點的意見、找出利與弊、檢討與修正、資源與工作的分配與合作…等，廣納各方想法後的結論，即便不是最佳也是最能被接受的方案，而責任分工也因此清楚透明，也不至於讓團隊成了無頭蒼蠅。

只是…很多時候我們都會忽略『會議』應該要有的規矩，接著就像骨牌一般的連鎖反應地崩塌，以下即是經常被無視的重要規範：

1.會議前的準備：每次會議都會有明確的主題，從資料、發言、提案的各項準備，都是讓意見可以充分清楚表達，並讓會議可以快速聚焦的唯一要點，絕大多數會議的時間常常都浪費在大家都沒有做任何事前準備，甚至連會議主題都還需要人解釋！

2.會議時間：人的專注力是非常有限的，通常超過一小時的會議，隨著時間的消逝，效率也會逐漸低落，討論也常常因此而發散，甚至心思都已經不在會議上，更別說取得共識。因此，會議的準時進行以及準時結束，就顯得十分重要，有時只要有一人沒有準時，整個會議就會延誤，最終導致效率與產值不佳…

3.會議進行：會議始於目的的說明、意見發表與討論，終於結論與下一步。而發言順序建議是由位階小到大，不然就不叫開會討論了，而是集會聽老闆演講，畢竟老闆說完想法，到底誰還敢出來說出相左的意見呢？！

4.會議結論：人的記憶力是最經不起考驗的，會議如果沒人做紀錄，常常就難以算數，會議也就等同無效，每次會議都必須有人負責記錄，並在會議的最後再次復述會議結論，確保每一個人都理解並同意結論，並於會議後24小時內發送會議記錄給與會及相關人士，以作為後續工作的遵照要點及權責分配，

5.後續追蹤：會議後的事項，是否有被認真看待，確實執行，執行程度是多少？哪些有達到？哪些困難達不到？是會議是否有效的最終判定。如果開會開半天，會議上一頭熱，會議後一片冷，做與不做都無所謂，那究竟是為什麼還要開會呢？

上述要項說來簡單，但做來困難，說到底還是要靠老闆長官們認真重視，而不是帶頭忽略，團隊才會隨之看重，會議才不會淪為浪費時間等下班的無聊儀式…