Co-sourcing Internal Audit: ผสานพลัง ‘ภายใน’ และ ‘ภายนอก’ เพื่อการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

จากบทความก่อนหน้านี้ เราได้สำรวจแนวทางการจัดตั้งทีมตรวจสอบภายในหลักๆ สองวิธีไปแล้ว ได้แก่ การมีทีม In-house IA และการใช้บริการ Outsourced IA แต่สำหรับองค์กรที่มีความต้องการเฉพาะเจาะจง หรือต้องการผสานจุดแข็งจากทั้งสองโลก วันนี้ผมขอแนะนำอีกหนึ่งโมเดลที่กำลังได้รับความนิยมและตอบโจทย์ความซับซ้อนของธุรกิจในปัจจุบัน นั่นคือ Co-sourcing Internal Audit

Co-sourcing คือการที่องค์กรมีทีมตรวจสอบภายในเป็นของตัวเองในระดับหนึ่ง (มักเป็นหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในหรือผู้ประสานงานหลัก) และทำงานร่วมกับผู้ให้บริการตรวจสอบภายในจากภายนอก เพื่อเติมเต็มช่องว่างด้านทักษะ ประสบการณ์ หรือทรัพยากรที่จำเป็น กล่าวคือ เป็นการ ‘ทำงานร่วมกัน’ ระหว่างทีมภายในและผู้เชี่ยวชาญภายนอก

บทความนี้จะแจกแจงถึง โอกาส และ ความท้าทาย ที่องค์กรของคุณอาจพบเจอหากเลือกใช้โมเดล Co-sourcing เพื่อช่วยให้คุณพิจารณาว่านี่คือทางเลือกที่ ‘ใช่’ สำหรับการยกระดับการตรวจสอบภายในขององค์กรคุณหรือไม่ เริ่มที่ข้อดีของการใช้ Co-sourcing กันก่อนครับ

• ยกระดับความเป็นอิสระและเที่ยงธรรม สร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้มีส่วนได้เสีย แม้ทีมภายในจะพยายามรักษาความเป็นอิสระ แต่การมีผู้ตรวจสอบภายนอกเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของทีม ทำให้รายงานผลมีความน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในประเด็นที่ละเอียดอ่อน หรือเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งอาจทำให้ทีมภายในเกิดความกังวล และส่งเสริมความเชื่อมั่นให้กับคณะกรรมการตรวจสอบ ผู้ถือหุ้น และผู้มีส่วนได้เสียภายนอก ว่าการประเมินและการให้ข้อเสนอแนะเป็นไปอย่างเป็นกลางและปราศจากอคติ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือขององค์กร
• ความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการทรัพยากร: ควบคุมต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรสามารถใช้ทรัพยากรภายในสำหรับงานตรวจสอบทั่วไปหรือที่มีความเข้าใจในธุรกิจสูง และจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกเฉพาะเมื่อต้องการทักษะพิเศษ หรือในช่วงที่มีปริมาณงานตรวจสอบสูง (เช่น ช่วงสิ้นปี หรือเมื่อมีโครงการใหญ่) (ไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องการสรรหาและคงบุคลากรที่มีทักษะเฉพาะทางไว้ตลอดเวลา) ทำให้สามารถปรับขนาดทีมตรวจสอบ ได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป โดยไม่ต้องแบกรับต้นทุนคงที่สูงของการจ้างพนักงานเต็มเวลา ส่งผลให้การบริหารงบประมาณเป็นไปอย่างคุ้มค่าสูงสุด
• พัฒนาบุคลากรภายในพร้อมเสริมความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง: สร้างขีดความสามารถที่ยั่งยืน เนื่องจากยังมีทีมตรวจสอบภายใน ทำให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร ประวัติความเป็นมา และความสัมพันธ์ภายในจะยังคงอยู่ รวมทั้งยังได้โอกาสพัฒนาและถ่ายทอดองค์ความรู้จากทีม Outsource เช่น IT Audit, Cybersecurity, Forensic Audit, หรือ ESG (Environmental, Social, Governance) หรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เป็นต้น ซึ่งเป็นการลงทุนในทรัพย์สินบุคคลากรขององค์กรในระยะยาว

อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้โมเดล Co-sourcing เองก็มีอุปสรรคที่ส่งผลให้กระบวนการตรวจสอบภายในขาดประสิทธิผล และประสิทธิภาพได้เช่นกัน เช่น

• การบริหารจัดการความสัมพันธ์และการประสานงานระหว่างทีมภายในและทีมภายนอก เช่นการประสานงานตารางเวลา, ความคืบหน้าของโครงการตรวจสอบ, และผู้รับผิดชอบโครงการตรวจสอบ เพื่อให้เกิดความราบรื่นและมีประสิทธิภาพ หากการสื่อสารไม่ดี อาจนำไปสู่ความขัดแย้งหรือความซ้ำซ้อนของงานได้

แนวทางการแก้ไข: ต้องมีหัวหน้าทีมตรวจสอบ (ไม่ว่าทีมภายในหรือทีมภายนอก) ที่แข็งแกร่งและมีประสบการณ์ในการบริหารโครงการและผู้รับจ้างภายนอก กำหนดบทบาทความรับผิดชอบที่ชัดเจน (ใครเป็นผู้สอบทานคนสุดท้าย) และมีช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง (อาจจะมีการสื่อสารสรุปงานทุกวัน หรือเป็นประจำ หรือเมื่อมีปัญหาระหว่างการตรวจสอบ)

• ความท้าทายด้านความต่อเนื่องของทั้งทีมภายในและทีมภายนอก แม้จะมีการถ่ายทอดความรู้ระหว่างร่วมงานกัน แต่การมอบหมายงานให้กับทีมภายในในอนาคตอาจมีคำถามถึงความสามารถว่ามีเพียงพอหรือยัง และอาจเกิดความย้อนแย้งที่บริษัทอาจว่าจ้างบุคคลภายนอกไปตลอด ซึ่งนำไปสู่การขาดความต่อเนื่องในการพัฒนาทีมงานภายใน รวมถึง หากทีมงานภายในลาออก ก็จะทำให้บริษัทเสียบุคลากรที่พัฒนามา

แนวทางการแก้ไข: เลือกผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและมีประวัติการทำงานที่ดี (มุ่งเน้นการสอนงานมากกว่าการทำงานให้เสร็จๆ ไป แต่ทีมงานภายในไม่ได้พัฒนาความรู้ความสามารถ หรือไม่มีประวัติการเปลี่ยนทีมงานบ่อย) กำหนดเงื่อนไขการส่งมอบความรู้ในสัญญา (กำหนดจำนวนชั่วโมงการสอนงาน หรือกำหนดให้ส่งมอบกระดาษทำการ) รวมถึงวัดผลการพัฒนาความรู้ดังกล่าว แต่ต่อยอดพัฒนาความรู้นั้นๆ ผ่านการปฏิบัติงานจริง หรือการอบรมเพิ่มเติม

• ความเป็นมาตรฐานในแนวทางการตรวจสอบระหว่าง 2 ทีม เนื่องจากเป้าหมายหลักที่ใช้ทีมภายในและภายนอกคือการถ่ายทอดความรู้ แต่ก็ยังคงต้องส่งมอบรายงานตรวจสอบเช่นกัน (เพราะไม่ได้ให้ทีมภายนอกมาสอนทีมภายในอย่างเดียว แต่ให้มาทำงานร่วมกัน) เพราะฉะนั้น หากไม่สื่อสารหรือกำหนดให้ชัดเจนว่าจะใช้วิธีการตรวจสอบของใคร อาจส่งผลให้มาตรฐานการตรวจสอบสอบไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน (เช่น จำนวนตัวอย่างที่สุ่มตรวจสอบ ขั้นตอนการตรวจสอบ การพิจารณาผลการตรวจสอบ) อาจนำไปสู่ความขัดแย้งหรือความไม่มีประสิทธิผลของงานตรวจสอบได้

แนวทางการแก้ไข: มีการกำหนดบทบาทความรับผิดชอบที่ชัดเจน (ใครเป็นผู้รับผิดชอบสูงสุด วิธีการตรวจสอบที่เลือกใช้ หรือรูปแบบรายงานผลการตรวจสอบ) และมีการติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าได้ผลลัพธ์จากการทำ co-sourcing ตามที่คาดหวังไว้

จากที่กล่าวมา การเลือกใช้โมเดล Co-sourcing IA มีทั้งโอกาสและความท้าทายที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ แต่ด้วยการบริหารจัดการที่เหมาะสม โมเดลนี้สามารถมอบประโยชน์ที่สำคัญได้แก่

· ยกระดับความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง: โดยไม่ต้องลงทุนในบุคลากรประจำที่มีต้นทุนสูง

· เสริมความเป็นอิสระและความน่าเชื่อถือ: ในขณะที่ยังคงรักษาความรู้และบริบทภายในองค์กรไว้

· บริหารจัดการทรัพยากรและต้นทุนอย่างยืดหยุ่น: ปรับขนาดทีมได้ตามความต้องการ

· ลงทุนในการพัฒนาบุคลากรภายใน: ผ่านการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญภายนอก

การตัดสินใจเลือกใช้โมเดล Co-sourcing IA หรือรูปแบบอื่นๆ ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ความต้องการ งบประมาณ และกลยุทธ์ขององค์กรอย่างรอบด้าน เพื่อให้งานตรวจสอบภายในสามารถสร้าง คุณค่าสูงสุด และขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมายได้อย่างยั่งยืน

ในบทความถัดไป ผมจะขอพาทุกท่าน เจาะลึกโลกภายในของงานตรวจสอบ เพื่อทำความเข้าใจถึง ความท้าทายและอุปสรรคทั่วไป ที่ฝ่ายตรวจสอบภายในต้องเผชิญในทางปฏิบัติ รวมถึงจะนำเสนอ แนวโน้มและอนาคตของงานตรวจสอบภายในจากงานศึกษาของผู้เชี่ยวชาญ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยให้ผู้บริหารและกรรมการบริษัทสามารถ มองเห็นภาพรวม และใช้ประกอบการ วางแผนเชิงกลยุทธ์ ในการคัดเลือกโมเดลการตรวจสอบภายในที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างแท้จริงครับ