Como Melhorar Sua Empresa: Problemas Típicos em Processos

*Artigo Original*

Introdução - Análise de Processos

Ninguém discorda da importância da Análise do Processo na determinação das melhorias e otimizações a serem realizadas. Mas, o que deve analisado? Como podemos ter a certeza de que não deixamos passar algo que deveria ter sido contemplado?

Adicionalmente, como saber se fizemos a melhor escolha do que deve ser priorizado para a nova versão do processo e o que devemos colocar em uma lista de espera para ser considerado em novos ciclos de melhoria e otimização? Responder a essas questões é fundamental para termos sucesso na Transformação de Processos.

Saiba Mais

O que analisar?

As melhorias e otimizações em processos podem ter várias dimensões. Podemos, por um lado, buscar reduzir o tempo em que o processo executa, por outro aprimorar controles para reduzir erros e custos ou mirarmos em melhorar a qualidade do produto gerado.

Podemos então começar por um checklist de aspectos a serem checados, onde cada um deles leva a um tipo de análise e, possivelmente, à descoberta de problemas hoje evidenciados no processo em foco.

Produtividade

• As atividades demoram mais do que deveriam para serem executadas?
• Como o gargalo do processo pode ser otimizado?
• Há burocracia excessiva?
• Há falha de comunicação?
• O cliente sente demora entre o início e fim do processo?
• Há trabalho repetitivo?

Design

• O processo deixa de tratar erros e exceções?
• Atividades que ocorrem em sequência, podem acontecer em paralelo?
• Há excesso de loops no processo, fazendo as atividades retornarem várias vezes ao ponto de partida?
• Há falta de instruções que exponham como fazer o trabalho?
• Há atividades que não agregam valor ou poderiam ser substituídas?
• Há excesso de níveis de aprovação?
• Há atividades ou aprovações concentradas em uma única pessoa ou em um grupo muito pequeno, gerando gargalos?
• Falta clareza nas entradas e saídas do processo?

Capacidades

• Faltam indicadores que permitam medir o desempenho do processo?
• Há super ou sublocação da equipe?
• O custo para manter o processo é alto?
• Há incapacidade de lidar com aumento de demanda para esse processo? Por que?

Equipe

• A equipe possui conhecimento insuficiente para o bom desempenho no processo?
• Há muitas passagens de responsabilidade entre pessoas?
• Existe necessidade de mudar a quantidade de pessoas que participam do processo?
• Há problemas de relacionamento humano no processo? Por que?
• A equipe se sente desgastada? Por que?

Tecnologia

• Falta a tecnologia adequada para o andamento do processo?
• Há procedimentos manuais e documentos físicos que poderiam ser automatizados / digitalizados?
• Se houver tecnologia, ela apresenta mau funcionamento para os propósitos do processo?
• Os dados do processo ficam expostos e com pouca segurança?

Qualidade

• Falta a tecnologia adequada para o andamento do processo?
• Há procedimentos manuais e documentos físicos que poderiam ser automatizados / digitalizados?
• Se houver tecnologia, ela apresenta mau funcionamento para os propósitos do processo?
• Os dados do processo ficam expostos e com pouca segurança?

Partindo desse checklist, o exercício consiste em elaborar uma lista de problemas encontrados (ou oportunidades, caso queira amenizar o termo), contendo todas as descobertas, sem se preocupar com a viabilidade ou não das possíveis soluções.

Caminho de Melhoria

Exemplo do que analisar e para onde levar o objeto de análise:

Como encontrar soluções

Agora que temos os problemas, como solucioná-los? Aqui temos outro momento em que é possível encontrar uma grande variedade de cenários, desde soluções básicas, como padronizar as etapas do processo e capacitar os funcionários nesses novos padrões, até soluções mais tecnológicas, envolvendo novas aquisições de equipamentos e sistemas (para maior aprofundamento do conhecimento de soluções tecnológicas aplicadas a processos, sugerimos nosso curso Tecnologias para Processos — Clique Aqui).

Interessante mencionar que muitas vezes nos deparamos com soluções que podem resolver vários problemas ao mesmo tempo, bem como soluções de baixo custo, que podem ser facilmente implementadas e trazem retorno a curto prazo — os famosos quick wins.

Entretanto, não basta encontrar as soluções, precisamos organizá-las em um plano viável de implementação. Aqui as técnicas de gerenciamento de processos e gerenciamento de projetos se encontram e a abordagem em relação às mudanças deve ser definida. Um exemplo disso é a definição de um projeto de mudanças em fases, ou sprints, onde em cada uma temos implementada uma parte das soluções priorizadas.

Faz parte também dessa definição a análise da viabilidade das soluções propostas, podendo chegar à conclusão, inclusive, da não implementação de algumas delas. Uma análise de custo/ benefício pode ser muito útil nesse momento de priorização.

Novo Processo à Vista

Com base nas soluções elencadas e no plano de implementação, podemos agora nos debruçar sobre o desenho do novo processo que emergirá desse esforço, tornando mais tangível a visão futura para os Stakeholders e ganhando a adesão necessária para o sucesso da mudança.

A figura abaixo apresenta as etapas mencionadas, destacando os aspectos fundamentais para uma boa Análise de Processos.

A terceira etapa, só padronizar. “Analisar a Viabilidade e Planejar a Implementação”.

Conclusão

Se você quiser entender um pouco mais confira o video complementar sobre o tema abaixo👇🏻👇🏻👇🏻 . Não se esqueça de se inscrever e curtir!

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