¡ Tus presentaciones de PPT no sirven !

Mejóralas leyendo este post

La verdad es que más de una vez les he querido decir el título de este post.

Así que por esa razón desde hace tiempo me puse a investigar sobre Cómo hacer realmente buenas presentaciones y además de copiar ideas de otras personas agregué mi experiencia.

Personalmente pienso que en las empresas hemos abusado de las presentaciones y la mayoría son aburridas, malas y sin sentido.

“When presenting: You are the singer and the slides the background music”

1. Una presentación no es para mostrar datos. Es para persuadir Como presentador tu tarea es dar una perspectiva que los datos no pueden dar por si solos. Si vas a enviar datos, flujos complejos, etc mejor envíalos por correo. NO LOS PRESENTES.

Si nos ponemos a pensar, todos hacemos presentaciones para persuadir de algo. Una presentación llena de datos no persuade a nadie y termina por aburrir.

El objetivo central de hacer una presentación es informar a la audiencia algo que nosotros sabemos pero que ellos NO saben…

2. No presentes mucha información

Aristoteles y los sofistas sabían que en sus presentaciones políticas había una “Regla de Tres”. La audiencia sale de tu presentación y solo recordará tres ideas, punto.

Escoge bien las tres ideas que quieres que tu prospecto, cliente, jefe o pareja recuerde. No intentes agregar una cuarta idea. No la van a recordar. Esta regla tiene más de 2,000 años y sigue vigente. Revisen las presentaciones de Steve Jobs y verán que él utiliza siempre la regla de tres

3. No agregues contenido al menos que soporte tus ideas Se trata de persuadir contando una historia. Agregar contenido demás que no tenga relación con la historia es basura que afecta tu historia. El proceso de absorber información se llama atención cognitiva, cualquier ruido extra como tablas, gráficas complejas o diagramas de flujo hacen más difícil el proceso de absorber información.

4. No uses tu presentación como telepromter

No leas tu presentación. No llenes tu slides con lo que vas a decir. No hagas que la audiencia cuestione el valor que tu le añades a la presentación.

Leer es lo más chafa y poco profesional que existe. Nadie te va a creer nada de lo que dijiste, nadie te puso atención, nadie te va a comprar, nadie nada.

5. Usa Powerpoint para amplificar y clarificar tu mensaje Una presentación es la combinación de texto e imágenes. Las imágenes deben estar diseñadas para aumentar y clarificar el mensaje no para repetir las palabras del presentador.

6. No uses Powerpoint para lo que no sirve

Una presentación está hecha para acompañar y apoyar lo que el presentador dice. Una presentación no es lo mismo que un documento. Debes tener en cuenta que un archivo de Powerpoint siempre es efímero y solo debería existir mientras el presentador habla. Un documento por el contrario es más detallado y está planeado para que perdure en el tiempo.

7. No imprimas tus presentaciones, mejor deja un documento que complemente Puedes preparar un resumen ejecutivo o un documento que les dejes impreso a la audiencia. Una hoja basta con los highlights que explicaste o con los datos que no agregaste en al presentación. Este documento si debe ser entendible por si solo y está diseñado para compartirse vía mail o impreso.

9. Integra a la audiencia a la presentación He visto como siempre el presentador habla y habla y habla. Pero debemos integrar a la persona que escucha a la presentación. ¿Hasta aquí alguna duda? debe ser sustituida por: ¿Cuál es su opinión de esto último que hablamos? o ¿Cuál es su experiencia en esto? Intentemos olvidarnos del ¿Hasta aquí alguna duda? y verán que se convierte en un reto presentar.

10. Asegúrate que la presentación sea legible para todos Nada más incómodo que estar descifrando los números. Recuerda que la presentación es la música de fondo, ¿cuándo hemos visto que un cantante se disculpa con la audiencia porque la guitarra no se alcanza a escuchar?

11. Mantén un solo mensaje por slide No mezcles dos distintos mensajes en un slide. Es algo parecido a la regla de tres que hablábamos al principio, el humano no es capaz de ver, analizar y recordar dos distintos mensajes en un slide.

12. Lenguaje corporal

Siempre que vayas a hablar con una presentación detrás de ti, párate. Tu eres el presentador y tienes que parecerlo. Pon las manos al frente y comienza a hablar. Deja de moverte y no voltees a ver cada .001 segundos la proyección detrás de ti.

13. El comienzo

“Antes que nada quiero decir”, “Muchas gracias por estar aquí”, “Voy a ser breve”, o peor aún “Sé que todos tenemos hambre y que la hora no ayuda, así que voy a ser breve”.

Todas esas expresiones arruinan tu presentación. ¿Para qué haces una presentación si sabes que la gente tiene hambre? De tantas veces que nos han dicho que “serán breves” ya nadie lo cree, así que no lo hagas. ¿Para qué tienes que agradecer que estén ahí?

Comienza a hablar del tema y listo. Todos quieren saber de qué vas a hablar, nadie quiere saber cuánto durará o lo mucho que aprecias que estén ahí.

Bonus tips:

• El diseño importa y mucho.
• Menos texto siempre es mejor
• Letra tamaño número 30 es un buen tip para orillarte a poner menos texto.
• Evita las animaciones (al menos que sean necesarias)
• Nadie en el mundo aguanta estar viendo durante 2 horas una presentación de PPT (y menos un director general o miembro del consejo). Si presentas más de 15 minutos seguro ya perdiste a la audiencia.
• Quieres tener buenos diseños de templates mira en https://www.slidecamp.io/2

Encontré un ejemplo en internet que resume todo esto:

Así es cómo se vería una presentación de las que estamos acostumbrados

Pero si seguimos algo de lo que puse, creo que se puede transformar a esto: