Explicación de los procesos de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar (AR) se refieren a las facturas pendientes que tiene una empresa, o el dinero que le deben sus clientes. En su vida personal, un ejemplo de Cuentas por Cobrar sería comprar un boleto para un concierto o evento deportivo para un amigo con el entendimiento de que le devolverá el dinero más tarde. Es esencialmente un “pagaré”. En los negocios, AR representa una línea de crédito extendida por una empresa, que vence dentro de un período de tiempo relativamente corto, que puede variar desde unos pocos días hasta un año.

¿Qué es una Cuenta por Cobrar?

Si una empresa tiene cuentas por cobrar, entonces ha realizado una venta, pero aún no ha cobrado el dinero del comprador. La mayoría de las empresas operan permitiendo que una parte de sus ventas sean a crédito, ofreciendo a sus clientes la posibilidad de pagar después de recibir el servicio.

Por ejemplo, las empresas de servicios públicos suelen facturar a sus clientes después de que hayan recibido electricidad. Mientras la empresa de servicios públicos o de energía espera que sus clientes paguen sus facturas, las facturas impagas se consideran Cuentas por Cobrar.

La mayoría de las empresas operan al permitir que sus clientes compren bienes a crédito. El costo de las ventas a crédito es lo que se conoce como Cuentas por Cobrar. Generalmente, las cuentas por cobrar (AR) son la cantidad de dinero que los compradores deben a la empresa por los bienes y servicios prestados. Las Cuentas por Cobrar no deben confundirse con las Cuentas por Pagar (AP).

Mientras que AP es la deuda que una empresa tiene con sus proveedores o vendedores, las cuentas por cobrar son la deuda de los compradores con la empresa. Las cuentas por cobrar son activos importantes para una empresa, mientras que las cuentas por pagar son pasivos que la empresa debe pagar en el futuro. Básicamente, las empresas optan por ofrecer cuentas por cobrar para alentar a los clientes a elegir sus productos sobre los productos de la competencia.

Es aconsejable que una empresa configure un proceso AR para determinar los clientes que ya han pagado e identificar los pagos vencidos. El proceso es un simple giro de eventos que hace que las cuentas por cobrar sean rastreables y manejables.

Cuatro pasos principales para un proceso típico de AR:

1. Establecimiento de prácticas crediticias
2. Clientes de facturación
3. Seguimiento de pagos recibidos y pagos vencidos
4. Contabilización de cuentas por cobrar

Sin embargo, utilizando economías de escala, el proceso puede diferir para empresas grandes y pequeñas. Las grandes empresas tienen una mayor entrada de efectivo, por lo que normalmente invierten en equipos de gestión de crédito altamente calificados y sistemas de TI para ayudar a mejorar y administrar el proceso de manera eficiente.

Paso 1: Establecimiento de prácticas crediticias

El primer paso es que la empresa desarrolle un proceso de solicitud de crédito. La empresa entonces decidirá, con base en la solvencia del solicitante, si ofrecerá bienes a crédito. La empresa puede optar por ofrecer el crédito a clientes individuales oa otras empresas.

Asimismo, la empresa establecerá términos y condiciones para las ventas a crédito. El documento describe las obligaciones y requisitos del cliente. La empresa debe asegurarse de cumplir con las leyes federales sobre crédito, como la divulgación completa de las prácticas crediticias. Por ejemplo, la empresa tiene que comunicar claramente las tasas de interés del crédito.

Los términos y condiciones difieren para las empresas grandes y pequeñas.

Las grandes empresas pueden optar por dar a un cliente períodos de tiempo más largos. Por otro lado, las pequeñas empresas no pueden darse el lujo de ofrecer bienes a crédito por períodos más largos debido a su menor flujo de efectivo y bajo capital. La rapidez con que se cobre el dinero de esta deuda del cliente será un factor que contribuirá a determinar el capital de la empresa necesario para operar el negocio y el flujo de caja.

Paso 2: Facturación de clientes

Una factura es un documento proporcionado al comprador que detalla los productos y servicios que se han prestado, los costos de esos productos y servicios, así como la fecha en que se espera el pago.

Cada factura debe tener un número de factura único para facilitar su recuperación. Luego, el cliente tiene la oportunidad de elegir si desea recibir facturas electrónicas o físicas. Las grandes empresas prefieren enviar facturas tanto electrónicas como en papel.

A diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas son menos costosas y convenientes. Como tal, las pequeñas empresas en su mayoría optan por utilizar los correos para entregar las facturas.

Cuanto más tarde una empresa en enviar una factura, más tiempo tardará el cliente en realizar los pagos. La factura debe ser enviada puntualmente.

Paso 3: Seguimiento de cuentas por cobrar

Este paso lo realiza un Oficial de Cuentas por Cobrar (AR). El oficial registra un pago depositado en la cuenta bancaria del proveedor, lo introduce en el sistema AR y luego lo asigna a una factura.

El oficial también concilia el libro mayor AR para asegurarse de que todos los pagos se contabilicen y registren correctamente, y luego emite estados de cuenta mensuales a los clientes. El estado de cuenta proporciona detalles para los clientes sobre los montos adeudados según las facturas enviadas anteriormente.

El proceso de seguimiento difiere en empresas grandes y pequeñas. Es posible que las empresas más pequeñas no cuenten con un sistema avanzado para realizar un seguimiento de los pagos y pueden utilizar el seguimiento AR manual mediante el uso de herramientas, como Excel. En un proceso manual, las empresas utilizan hojas de cálculo para registrar cuándo envían las facturas y cuándo reciben los pagos. Las pequeñas empresas también pueden no tener suficiente personal para nombrar un Oficial AR, en el que la empresa puede contratar a un contador profesional para cumplir con esta función.

Las empresas más grandes suelen invertir en un equipo de AR Officers para llevar a cabo el proceso de seguimiento y utilizan algún tipo de sistema de software de seguimiento de cuentas para ayudar a garantizar la precisión. El sistema ayuda al Oficial de AR a ser más efectivo, porque automáticamente alerta al Oficial de AR sobre qué deuda está pendiente.

Paso 4: Contabilización de cuentas por cobrar

El Oficial de Cobranzas establece la fecha de vencimiento de los pagos. Después de la identificación de las deudas impagas, el departamento de cuentas realiza asientos de diario para registrar las ventas. El proceso involucra tanto la contabilización de las deudas incobrables, o las deudas impagas, como la identificación de los descuentos por pago anticipado.

Un “ día en la vida ” de un profesional de AR

Los AR Officers son el personal más importante involucrado en el desarrollo e implementación del proceso de Cuentas por Cobrar. Sus actividades diarias generalmente incluyen la supervisión del dinero que sus clientes le deben a la empresa.

Un día típico para un oficial de AR implicaría actividades como la verificación de datos de créditos, la clasificación de las deudas y la realización de asientos de diario para las transacciones. El AR Officer también supervisa un equipo de empleados, analistas y contadores además de los cobradores de deudas.

Cada día, el oficial se asegura de que el equipo esté trabajando en colaboración para garantizar el éxito del proceso AR establecido.

Por ejemplo, un cliente puede solicitar comprar bienes a crédito. El AR Manager requeriría que los analistas de crédito identifiquen la solvencia del cliente.

El gerente se aseguraría de que una vez que el cliente fuera identificado como digno de crédito, las facturas serían preparadas por los empleados de AR y emitidas a tiempo.

A continuación, los contadores determinarían las ventas a crédito totales del día. Luego, la información se pasa a los cobradores de deudas, incluida la fecha de vencimiento para el cobro del dinero.

El efecto que tiene la automatización en el proceso de cuentas por cobrar

Adquisiciones: El departamento de Compras realiza el pedido y transmite una copia de la orden de compra (PO) al departamento de AP. La organización recibe los bienes o servicios, ya sea a través del departamento de Recepción o del empleado que los solicitó, y el proveedor envía la factura a AP. Puede obtener más información sobre todo el proceso de compra a pago aquí .

Procesamiento de facturas: un empleado de AP ingresa manualmente los datos de la factura en un sistema de contabilidad antes de almacenar físicamente el documento en papel en un archivador. La información del nuevo proveedor se ingresa utilizando las convenciones de nombres de la organización para evitar la duplicación. Tanto la información del proveedor nuevo como la existente se verifica para verificar su precisión con fuentes internas, como el archivo maestro del proveedor, y fuentes externas, como el servicio de comparación de TIN del IRS y la lista de organizaciones prohibidas de la Oficina de Control Extranjero (OFAC) del Departamento del Tesoro de EE. UU. de negocios en los Estados Unidos. Puede obtener más información sobre la facturación electrónica aquí .

Aprobación de facturas: un empleado de AP realiza una comparación a tres bandas. Una coincidencia de tres vías compara la orden de compra, el recibo y la factura para identificar cualquier inexactitud o datos no coincidentes. Un Gerente de AP prepara y aprueba el papeleo para cualquier excepción por entrega corta, artículos dañados, artículos enviados incorrectamente u otros problemas.

Pago: El equipo de AP prepara el pago, ya sea escribiendo un cheque o configurando una transacción a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o transferencia electrónica de fondos (EFT). Un Gerente, Contralor o CFO de AP (según el proceso de aprobación de la empresa) aprueba el pago y autoriza al departamento a obtener un descuento por pago anticipado para un proveedor si el pago se realiza dentro del rango de fechas especificado en los términos. El pago se envía por correo de EE. UU., transferencia bancaria, ACH/EFT, empresa de envío o servicio de mensajería.

Gestión de proveedores: el proveedor llama al departamento de AP para preguntar dónde se encuentra el pago. Un empleado de AP investiga la pregunta y determina si la factura aún está en proceso de aprobación o si el pago está en el correo.

Actualizaciones del sistema: el departamento de tecnología de la información (TI) supervisa el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa y cualquier hardware y software que esté utilizando el departamento de AP. El equipo de TI aprueba e instala nuevas versiones de software según sea necesario. El equipo del CTO considera cualquier propuesta de AP para la nueva tecnología y determina cómo integrarla con los sistemas heredados de la empresa.

Informes y análisis: el departamento de AP prepara y estudia las hojas de cálculo que han creado en Excel o una herramienta similar, analizando todas las transacciones, monitoreando el desempeño y las métricas del departamento, incluidos los días pendientes de pago (DPO). El CFO supervisa el flujo de efectivo de la organización a través de conversaciones con el Director de AP. El CEO recibe informes escritos y verbales del CFO sobre el desempeño de la organización.

La Evolución Continua de los Procesos de Cuentas por Cobrar

Al igual que en Cuentas por pagar, los procesos manuales en los departamentos de Cuentas por cobrar crean grandes ineficiencias y gastos generales excesivos, causando estragos en el flujo de caja de una empresa.

Los procesos obsoletos basados ​​en papel aumentan las cancelaciones de deudas incobrables y evitan que las empresas accedan al efectivo que necesitan para respaldar los objetivos de crecimiento.