HAK AKSES / SECURITY MATRIX

FITUR AKSES PADA ODOO; PROSES SETUP USER; + INSTALL MODUL EXTRA ACCOUNTING & IMPORT USER

Halo guys, perkenalkan aku Jamal dari Politeknik Negeri Padang. Pada medium kali ini aku akan menjelaskan penggunaan hak akses pada Odoo. Selain itu aku juga menjelaskan mengenai install extra modul pada Odoo. Ini merupakan tugas topik hak akses/security matrix di SIB X PT CTECH ERP INDONESIA.

2.1 Gambaran Umum Hak Akses yang Tersedia di Odoo

Hak akses / matriks keamanan adalah fungsi untuk menampilkan peran akun/pengguna, yang dapat membuat, membaca, memperbarui, menghapus, atau membuat dokumen hanya pada bagian tertentu yang diinginkan oleh administrator. Fungsi matriks keamanan adalah untuk mempelajari berbagai konsep, prinsip, dan standar untuk desain dan implementasi aplikasi, sistem operasi, dan sistem yang aman. Manfaat dari matriks keamanan dijelaskan di bawah ini.

1. Mengatur akses menu, tab, field, button, dll berdasarkan group.
2. Mengatur akses model sampai tingkat CRUD (Create, Read, Update, Delete).
3. Mengatur akses record atau data suatu model berdasarkan group atau user (User A hanya bisa melihat data diri sendiri, User B dapat melihat data User C, D, dst).

Fitur security pada Odoo dibagi menjadi 2, yaitu Access Right dan Record Rules. Kedua fitur ini sangat bermanfaat dan saling melengkapi untuk bisa menghasilkan point-point diatas. Sebuah groups memiliki keterkaitan terhadap 2 hal ini.

Kita bisa menentukan access right dan record rules yang kemudian kita ‘pasangkan’ dengan group lalu dari grup baru ke usernya. Jika kita tidak mendefinisikan group pada access right dan record rules, maka kedua hal ini berlaku kepada semua user.

2.2 Langkah-langkah Menggunakan Fitur Hak Akses pada Odoo

Untuk mengatur hak akses atau matriks keamanan pada Odoo, dapat menggunakan berbagai fitur dan pengaturan yang disediakan oleh platform ini. Penggunaan fitur hak akses pada Odoo bisa dilakukan dengan membuat sebuah skenario.

2.2.1 Skenario

Departemen pembelian di PT. Bank Optimis Tbk mempunyai tugas untuk menangani semua transaksi pembelian yang diperlukan, seperti pembelian dan pengadaan alat tulis kantor (atk), pengadaan makan karyawan (catering), pengadaan jasa keamanan kantor (security), pengadaan jasa kebersihan (office boy), dan lain sebagainya.

Jamal bekerja di bagian pembeli, yang bertugas mencari penyedia barang ataupun jasa yang dibutuhkan, melakukan komparasi kualitas dan harga barang atau jasa yang dibutuhkan.

Raja di bagian pengendalian persediaan, bertugas mengontrol dan menjaga kondisi stock barang agar tidak terjadi penumpukan barang ataupun kekurangan barang. Ratu di bagian manajemen vendor, bertugas melakukan kontrol terhadap performance vendor (penyedia barang atau jasa) agar kualitas selalu terjaga.

Joker sebagai kepala departemen pembelian di PT. Bank Optimis Tbk.

2.2.2 Tampilan Security Matrix dan Data User

Departemen pembelian di PT. Bank Optimis Tbk mempunyai tugas untuk menangani semua transaksi pembelian yang diperlukan, seperti pembelian dan pengadaan alat tulis kantor (ATK), pengadaan makan karyawan (catering), pengadaan jasa keamanan kantor (security), pengadaan jasa kebersihan (office boy), dan lain sebagainya.

Gambar 2.1 Tampilan Security Matrix

Di PT. Bank Optimis Tbk, Jamal bekerja di bagian pembelian, yang bertugas mencari penyedia barang ataupun jasa yang dibutuhkan, melakukan komparasi kualitas dan harga barang atau jasa yang dibutuhkan.

Kemudian ada rekan-rekan kerja Jamal yang terlibat dengan proses pembelian ini. Raja di bagian pengendalian persediaan, bertugas mengontrol dan menjaga kondisi stock barang agar tidak terjadi penumpukan barang ataupun kekurangan barang. Ratu di bagian manajemen vendor, bertugas melakukan kontrol terhadap performance vendor (penyedia barang atau jasa) agar kualitas selalu terjaga. Joker sebagai kepala departemen pembelian di PT. Bank Optimis Tbk. Joker merupakan atasan langsung dari Jamal.

Selanjutnya, hak akses apa saja dan kode login mereka ditampilkan dalam gambar di atas.

2.2.3 Aspek-aspek Akses Berdasarkan Role pada Modul Purchase

Pada kali ini akan dipaparkan mengenai side menu Product yang ada pada modul purchase.

Tabel 2.1 Aspek Akses pada Side Menu Product

2.3 Langkah-langkah Proses Setup User pada Odoo

2.3.1 Import File Data User

Pertama, siapkan dulu data user yang akan diimpor dari Odoo. Data tersebut harus dalam format file excel.

Lalu login ke Odoo. Masuk ke fitur Setting dari Home Menu. Klik “Users & Companies” dibagian atas dan pilih “Users”. Untuk membuat data user baru bisa klik “NEW”. Tapi sekarang menggunakan import file.

Klik “Favorites” dan pilih “Import records”. Kemudian klik “UPLOAD FILE” dan pilih file yang akan diimpor.

Klik “TEST” untuk menguji kesesuaian format data dengan Odoo. Jika sudah ada tulisan “Everything seems valid” maka bisa dilanjutkan dengan klik “IMPORT”. Maka data tersebut akan berhasil diimpor dan ada di daftar user.

2.3.2 Setup User

Klik salah satu user yang sudah diimpor tadi. Kemudian bisa dipilih “USER TYPE”nya.

Selanjutnya tentukan hak akses user sesuai tampilan pada security matrix.

Lalu bisa juga mengatur “TECHNICAL” sesuai kebutuhan akses user. Ada juga akses ekstra dan juga “OTHER” access yang harus dicentang jika user “Administration: Settings”.

Setelah semua diatur, bisa dilihat di “Groups” data user dan hak aksesnya masing-masing. Bisa juga dibandingkan dengan login pada Odoo menggunakan masing-masing email dan password.

2.4 Install Extra Modul dan Membuat Import User dengan Aplikasi Addons Odoo

2.4.1 Install Extra Modul Accounting

Login ke Odoo secara SOL. Masuk ke fitur “Apps” dari “Home Menu”. Kemudian klik “Apps” dan pilih “Third-Party Apps”. Maka akan masuk ke web appstore Odoo.

Lalu klik “Free” dan pilih “v 16.0” untuk mencari modul ekstra gratis dan versi 16 Odoo. Pilih aplikasi Odoo 16 Accounting by Odoo Mates, Odoo S.A. Kemudian download sesuai versi Odoo (versi 16.0).

Setelah proses download selesai, extract files tersebut. Maka akan ada sembilan folder yang muncul. Salin folder-folder tersebut ke lokasi penyimpanan aplikasi Odoo yang diinstall.

Kemudian, buka aplikasi services dan cari aplikasi Odoo didaftarnya. Lalu klik kanan dan pilih “Restart”.

Setelah itu, buka lagi fitur Apps di Odoo dan klik “Update”. Jika sudah, klik “Update Apps List” dan akan muncul tampilan Module Update. Lalu klik “UPDATE”. Setelah itu refresh halaman web tersebut.

Maka akan muncul modul Odoo 16 Accounting pada daftar modul. Lalu bisa langsung di “ACTIVATE” modul tersebut. Setelah itu, buka fitur Accounting di “Home Menu”. Maka akan terlihat tampilan dashboard modul accounting.

2.4.2 Install Extra Modul Import User with Access Right

Pertama, buka apps.odoo.com/app/modules di browser. Kemudian cari aplikasi ‘Import User with Access rights”. Download aplikasi tersebut sesuai versi Odoo yang telah diinstall.

Kemudian, sama seperti install modul extra yang sudah selesai di download, extract file tersebut dan salin ke lokasi penyimpanan aplikasi Odoo.

Kemudian, buka aplikasi services dan cari aplikasi Odoo didaftarnya. Lalu klik kanan dan pilih “Restart”.

Setelah itu, buka lagi fitur Apps di Odoo dan klik “Update”. Jika sudah, klik “Update Apps List” dan akan muncul tampilan Module Update. Lalu klik “UPDATE”. Setelah itu refresh halaman web tersebut.

Gulir dan temukan aplikasi yang telah diinstall tadi dan klik “ACTIVATE”. Untuk melakukan import user dengan aplikasi ini, buka fitur “Settings” di Home Menu. Lalu klik “Import Users”.

Itulah penjelasan dari saya untuk hak akses dan setup user pada Odoo. Untuk lebih lanjut, bisa dilihat di video penjelasan saya di tautan dibawah yaa…..

Youtube: https://youtu.be/jy_hMQKFAek

politekniknegeripadang #kemendikbudristek #studiindependenbersertifikat #kampusmerdeka #magangmerdeka #erp #odoo #odooindonesia #Odoo #OdooIndonesia #PTCtechERPIndonesia #EnterpriseResourcesPlanning #sisteminformasiintegrasi #totalintegratedsolution #businessdigitaltransformer #crm #sales #accounting #manufacturing #inventory #purchase #teknikindustri #teknikinformatika #ilmukomputer #manajemen #sisteminformasi #akuntansi #akuntansikeuangan #teknikkomputer #useraccessodoo