Retour d’expérience sur l’outil qui m’a permis de réussir ma formation professionnelle

Deux semaines pour livrer un projet audiovisuel complet, seul et sous pression. Sans une planification rigoureuse, ce travail n’aurait jamais abouti.

Planning sur Excel

Introduction

En 2024, dans le cadre de ma dernière année de formation en médiamatique, j’ai effectué un stage d’une durée d’un an à l’École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL), plus précisément au sein du Collège des humanités. Comme pour tous les étudiants en fin d’apprentissage, cette année comprenait la réalisation d’un travail pratique individuel (TPI), dont l’objectif principal est d’évaluer les compétences professionnelles acquises durant l’apprentissage à travers un projet concret, réalisé dans un temps imparti.

Mon TPI consistait à concevoir un ensemble de vidéos présentant le programme SHS (sciences humaines et sociales) de l’EPFL. Ce projet impliquait de nombreuses tâches techniques et créatives : écriture, animation, montage, déclinaisons graphiques, etc... Le délai imposé était relativement court, soit deux semaines, ce qui rendait indispensable une organisation rigoureuse. Cela rendait ce projet particulièrement adapté pour utiliser des outils de gestion de projet, notamment la planification des tâches à l’aide d’un planning en vue Gantt.

Choix de l’outil : le planning en vue Gantt

Pour structurer mon travail, j’ai choisi d’utiliser un planning en vue Gantt. Cet outil de gestion de projet permet de représenter graphiquement l’ensemble des tâches d’un projet sur une ligne temporelle, en précisant pour chacune sa durée, son ordre d’exécution et ses dépendances éventuelles. Il offre une vue globale du projet, du début à la fin, et facilite l’anticipation de la charge de travail.

Ce choix s’est fait naturellement, car je travaillais seul sur le projet et ne pouvais pas mener plusieurs tâches en parallèle. La vue Gantt me semblait donc adaptée à une organisation séquentielle, où chaque étape dépend de la précédente. De plus, la contrainte temporelle nécessitait un outil me permettant d’identifier clairement les tâches importantes et celles pouvant être ajustées si nécessaire.

Mise en œuvre de l’outil dans le projet

La mise en place du planning a commencé par une phase d’analyse. J’ai d’abord listé l’ensemble des tâches à réaliser, ainsi que les jalons du projet. Une fois cette liste établie, j’ai ordonné les tâches de manière logique, en tenant compte des dépendances entre elles. Par exemple, le montage des vidéos ne pouvait pas débuter sans que toutes les animations After Effects soient finalisées, tandis que la création des vignettes pouvait être réalisée indépendamment.

Chaque tâche a ensuite fait l’objet d’une estimation de durée, arrondie à 30 minutes près. Ces estimations ont été regroupées par catégories (préproduction, animation, montage, design graphique), ce qui facilitait la lecture et la priorisation du travail. L’ensemble du planning a été réalisé dans un fichier Excel, où chaque ligne représentait une tâche, avec son nom, sa durée estimée, sa position dans le planning et son état d’avancement.

J’ai également ajouté une colonne indiquant la durée réelle de chaque tâche. Cet élément s’est révélé particulièrement utile pour comparer les prévisions initiales avec le temps effectivement passé, ainsi que pour suivre l’avancement global du projet sans avoir à recalculer constamment le planning.

Structure d’une tâche avec nom, temps estimé, temps réél et comparatif des deux

Réussites et avantages

L’un des principaux bénéfices de cette méthode a été le gain de clarté au quotidien. Chaque matin, je savais précisément sur quelle tâche travailler, sans perdre de temps à me demander quoi faire ensuite. Le planning me guidait dans les tâches et réduisait considérablement la charge mentale liée à l’organisation.

Cette approche m’a également permis de ne pas oublier de tâches importantes et d’éviter les travaux inutiles ou redondants. Grâce à cet outil, j’ai pu respecter les délais imposés et livrer un projet cohérent, complet et conforme aux exigences. D’un point de vue personnel, l’utilisation d’un planning Gantt a renforcé ma discipline de travail et ma capacité à me projeter sur l’ensemble d’un projet, plutôt que de me concentrer uniquement sur les tâches immédiates.

Défis rencontrés et limites de l’outil

Le principal défi rencontré a concerné l’estimation de la durée des tâches. N’ayant que peu d’expérience sur des projets de cette ampleur, certaines estimations se sont révélées imprécises. Pour limiter ce risque, j’ajoutais généralement une marge de sécurité allant de 30 minutes à 2 heures, selon la complexité de la tâche.

Un autre obstacle majeur a été la gestion des imprévus. La vue Gantt se montre peu flexible face aux retards ou aux changements soudains. Le moindre décalage aurait nécessité une mise à jour complète du planning, ce qui aurait été particulièrement chronophage dans Excel. Pour cette raison, j’ai choisi de ne pas modifier les estimations initiales et de m’appuyer davantage sur les colonnes de suivi et de durée réelle afin de conserver une vue réaliste de l’avancement sans alourdir la gestion.

Conclusion

Cette expérience m’a permis de mieux comprendre l’importance d’une planification rigoureuse dans la gestion de projet, en particulier lorsque les délais sont courts et les ressources limitées. J’ai appris qu’un planning bien construit permet de maintenir une vision globale et de « garder la tête hors de l’eau » tout au long du projet.

Pour mes projets futurs, je veillerai à intégrer davantage de temps de battement entre les tâches ou à prévoir des estimations plus larges afin d’absorber les imprévus. Bien que la vue Gantt ne soit pas toujours l’outil le plus flexible, elle s’est révélée pertinente lors de ce projet. Cette pratique a enrichi ma compréhension de la gestion de projet et m’a donné des bases pour adapter mes méthodes à des projets plus complexes à l’avenir.