工時表雙面刃，主管必須知道…

繼Bryan的這篇非常精彩的職場現形記文章：讓老闆很期待，員工卻怕受傷害的一張表單：工時單之後，今天我想從「主管」的角度聊聊讓員工「回報工時」這把兩面刃。 （建議大家先讀過Bryan的文章）

首先，必需先定義，我們要求員工填寫工時單的目的到底是什麼？ 就我看來有幾種很糟的設定：

防止員工偷懶：

所以若我們取消工時回報就等於放任員工偷懶？千古以來多半道高一尺魔高一丈，真的打混摸魚的員工，也自有他能在工時單上做手腳存活的方法；更何況，把自己的員工一視同仁當成會偷時間的小賊，從來就不是個成熟主管的格局。

做為績效考核的依據：

很多難以具體衡量成效，或者成效需要較長時間才能呈現的部門（如研發單位、產品單位、甚至是很多內勤單位，像是總務、資訊…等），又要配合公司績效評核的時間和規範，因為沒有好好的規畫和思考部門價值評估的方法，而決定用最偷懶的方法交差KPI，就以工時表中員工投入在工作上多少時間，做為員工表現好壞的依據之一。 這樣的問題是，你等於反向鼓勵大家盡量「耗時」而不是「有效率」工作，不久的將來，你的部門一定會開始面臨士氣低落、工作效率差、留不住具有創新和熱情部屬的困境。

做為事情做不好的擋箭牌：

當手上的工作和專案一直無法順利達成老闆設定的目標，就拿出部門的工時表：「老闆，你看，大家都很認真工作，光是加班的時數就比上個月增加了20%，每個人的工時利用率都超過100%….」職場上轉移焦點的招數非常多，這絕對是排前三名的爛招。

當然還有很多變（態）形的應用，比如拿來跟其他部門做比較，證明我的團隊比你的團隊要努力…之類的。

終歸一句，若回報工時只是為了讓主管「填充安全感」並增加空虛的掌控力，那麼，它不只是浪費團隊時間，也終會成為虛應的形式，在團隊的能力和績效上，可能還會造成許多的反效果。

那麼，到底工時回報這件事的本身有沒有什麼正面的價值呢？ 「當然有！」 我甚至可以非常肯定的說，但除了以下這兩項的原因之外，根本就不應該讓團隊回報工時。

1. 管理決策的判斷依據

雖然我知道，假管理之名，施以掌控之實的狀況在職場上非常多，其實主管是否以這個項目為主因，而讓團隊報工時，從一個點上就可以輕易的觀察出來，那就是：

有沒有認真的「規畫工時回報的分類」

照理說，主管應該先訂下了某個想了解，想改善，想提升的目標，然後回頭來設計工時回報的制度。 比如說：你剛接一個部門，發現大家其實工作時間都很投入，甚至還有幾位同仁加班，可是不知道為什麼部門的任務卻常常Delay？與幾個團隊進行了解之後，大家丟出諸如：工作就是很多做不完啊、總是要幫XXX擦屁股啊、會議太多啊、一直被插單啊……等等。

你要先改善哪個問題來提升大家的準時交付程度呢？ 在你對這個部門的熟悉度有限，而且短期間內很難正確下策略前，或許施行一段時間的工時回報制度，會有助於你在管理上做更精準的判斷。

或許你可以設計類似一個以下這樣的工時回報類別範例：

讓團隊在回報工時時，盡量選擇接近的類別，便於你未來做統計分析之用。

一個月過後，你發現，集中在「2.1 Bug修復的工時」，佔了60%，若以大數法則來判斷，可能你優先要處理的就是團隊工作品質的問題，包含如何制定一套好的品質規畫？如何訓練團隊提升專業能力？甚至是找一套好的工具來幫助大家減少品質問題的loading，就是你接下來重要決策的方向。

這裡有幾個提醒：

1.分類：

1.1訂定分類表前，必需先了解團隊的工作類型，最好能找幾位關鍵團隊成員一起討論後產出，並先做一些模擬。

1.2盡量不要有「其他」類別，因為若團隊因為不熟悉而把工時大部份都報到這個項目來，則此類別沒有分析的價值。

1.3如果發生團隊在理解類別之後，還是有些工作不知道該報到哪裡，就要立即展開檢視和討論，是不是這些工作根本就不被期待要做（幫團隊去蕪存菁，或重新排出工作順序）？或者真的應該要調整分類，你也會因此更了解大家實際的工作狀態。。

2.原則：

2.1實施前請清楚告知團隊，你要收集的目的，是為找出改善大家工作loading的方向，以及這絕對與他們的績效無關。

2.2請不要強制團隊一天必需得要報滿上班時數比如8小時，我們都知道，一個正常員工8小時中，實際投入工作的比例平均大概只有60%，也就是約4.8小時。若員工為了補滿這8小時的工時，而搪塞一些奇怪的工作進來，反而會讓你的判斷失準。

2.實際專案人力成本的收集

若你的專案要收集人力成本，或許工時表就可以是一個來源， 這部份大家應該比較容易理解，我就先不在此篇文章說明。

總之，實施工作回報不應該隨便開始，寧可在之前花一段時間弄清楚自己要求團隊這樣做的目的，並且認真的去規畫它。

工時報工是個工具，善用它，你和團隊都可以得到很多的好處， 像是：更客觀的協助你做為決策判斷的依據（光是這個點，對個主管來說，看看有多重要？）一段時間之後，你還可以從工時表觀察自己決策的績效品質到底好不好？之前的問題有沒有被改善？再來，團隊在這個過程中也能真的感受到，原來花一點時間填這個表，也幫助他們自己的任務更明確，同時這個用心的主管還改善了部門的工作環境，而不只是多了一項工作而已，那麼你不只可以得到更真實的資訊，還剛好那麼不小心的就建立了信任基礎啊。

<本文同步刊登於ProjectUp專案管理生活思維>